Metode si tehnici specifice de management

METODE SI TEHNICI SPECIFICE DE MANAGEMENT

Aceasta grupa de metode si tehnici incadreaza metoda diagnosticarii,sedinta,delegarea,tabloul de bord,etc.

Se considera ca prin metodele si tehnicile manageriale,organizarea si desfasurarea consfatuirilor generale si de grup au un rol esential.In acest scop,stiinta manageriala are rolul de a cunoaste modul cum acestea se coreleaza cu principiile generale si specifice ale conducerii.

1. Reuniunile si clasificarea acestora

Reuniunile(consfatuiri de lucru,sedinte),reprezinta forma institutionalizata a dialogului dintre mai multe persoane,desfasurate dupa anumite reguli prestabilite unde,prin confruntarea parerilor participantilor se stabilesc hotarari si se iau decizii.In cadrul unei intreprinderi au loc diferite sedinte, caracterul lor determinand comprezenta participantilor,precum si modul de desfasurare.

Prin reuniuni(conferinte) de lucru se permite cuprinderea in acelasi timp a unui numar mare de participanti,alaturi de dezbaterea unui domeniu larg al problematicii puse in discutie.

Reuniunile au ca scop de a raspunde la problemele de comunicare intre lucratori in grupe mici.In acest mod s-a transmis de la unul la altul mesaje,informatii,astfel ca o idee,odata emisa poate va gasi la altul un ecou care va raspunde unor cerinte .

Reuniunile pot fi calsificate dupa diferite criterii :

Dupa obiectivul urmarit se pot distinge mai multe tipuri de reuniuni :

-Reuniunile de informare simpla(expunerea de probleme noi de natura tehnica sau economica, prezentarea unui bilant,etc.).Aici se incadreaza situatiile in care raportorul cauta nu numai sa fie inteles,dar in acelasi timp sa solicite adeziunea grupului.Acest tip de reuniuni pot fi concretizate in sedinte operative si in sedinte organizate ad-hoc(pentru informarea conducatorilor asupra unor probleme deosebite,sau a colaboratorilor de catre conducatori asupra unor decizii luate).In acest caz,conducatorul reuniunii are sarcina de a transmite o informatie alaturi de surprinderea si gasirea cailor de rezolvare a acesteia.

-Reuniuni de informare pentru un fapt privind grupul.In acest domeniu se include : sedinte decizionale,in care  se dezbat o gama larga de probleme si se adopta hotarari cuprinse in programe, planuri de masuri,etc.;sedinte de analize impuse de necesitatea dezbaterii unor probleme aparute in unul sau mai multe compartimente,sedinte de explorare,care vizeaza investigarea asupra unor solutii necunoscute privind rezolvarea unor situatii viitoare a unitatii economice;sedinte de incursiune,privind alcatuirea unor programe detaliate de actiuni pentru realizarea unui obiectiv avand in vedere posibilitatile concrete de realizare a acestuia;sedinte de mobilizare a colectivului in vederea finalizarii unor actiuni de mari proportii,ca de exemplu desfasurarea unor campanii.In acest caz,raportul trebuie sa fie atat inteles,dar in acelati timp sa solicite adeziunea grupului.

-Reuniuni de informare a membrilor grupului.Scopul acestor reuniuni este modificarea atitudinii membrilor inaintea anumitor situatii.In acest caz se cere o colaborare si o participare activa a membrilor.

-Reuniuni de organizare,evaluare si de repartizare a sarcinilor sau de stabilire(semnalare a deficientelor).

* In functie de forma reuniunii si stilul de conducere,pot exista reuniuni directe si reuniuni indirecte.

Reuniuni directe.La acest fel de reuniuni conducatorul(animatorul) are rolul de a conduce si coordona reuniunea.Aceasta stimuleaza schimbarile,efectueaza sintezele,face bilantul grupului,etc. Reuniunile directe au scopul de a cauta solutii in rezolvarea anumitor probleme sau de a adopta decizii.

Reuniuni indirecte.La acestea,conversatia se desfasoara intre membrii grupului,conducatorul lasand discutia sa se desfasoare conform planului ordinii de zi stabilite.In cazul cand dezacordul intre membrii grupului se accentueaza,coordonatorul reuniunii trebuie sa reorienteze discutiile participantilor spre problema pusa in discutie si nu spre cele controversate dintre participanti.

* Dupa numarul participantilor,reuniunile pot fi in grup mic sau in grup mare.

-Reuniunile in grup mic(de la 8 la 12 membri) sunt cele mai comune si frecvente(sedinte de lucru).

-Reuniunile in grupe mari folosesc si tehnici de discutie mai complexe(de exemplu Panel su Philips).Totusi numarul participantilor nu trebuie sa depaseasca 30-40 de membri,acestea fiind considerate sedinte largite.

2. Utilitatea si procedurile in cadrul reuniunilor de grup

Conducerea unui organism,grup,are la baza un ansamblu de operatiuni verbale,mintale, motrice,etc.,prin care se adapteaza cerintele individuale la cele ale grupului,scotandu-se in relief satisfactia si realizarile comune avute.Ca atare,in cadrul grupului se pot distinge : functiuni progresive cu caracter dinamic si functiuni de reducere a tensiunilor negative.

De asemenea,se poate considera ca in cadrul unui grup de munca exista o anumita cantitate totala de energie teoretica utilizabila(E) din care numai o parte e disponibila.Daca se noteaza cu e cantitatea de energie umana actuala si investita,iar cu n energia potentiala exista relatia :

E=e+n

Aceasta energie e poate fi impartita in :

ep-sunt procedurile de realizare a grupului(cunoasterea obiectivelor,realizarea programelor prevazute,etc.).

ec-procedurile de conservare(rezolvarea tensiunilor interne).

De aici se poate deduce ca energia teoretica totala E dintr-o organizatie este rar pusa in intregime la dispozitia acesteia.In mod frecvent E>e,iar cantitatea de energie actuala disponibila la un moment dat e=ep+ec.

Deci,cu cat ec este mai mare,cu atat ep este mai mic,fiind de dorit ca e E,iar n

Pentru a preveni risipa de energie,cat si fonduri banesti este util ca fiecare participant sa cunoasca care este costul unei sedinte a consiliului de administratie sau a oricarei alte sedinte convocate.

Costul unei sedinte se calculeaza conform relatiei :

Cs=N*Rm*D,

In care Cs reprezinta costul sedintei,in lei;N-numarul de participanti;Rm-retributia medie orara a participantilor,in lei/ora;D-durata sedintei,in ore.

Exemplu : la o sedinta sunt prezenti 40 de participanti care lucreaza 200 ore/luna si au o retributie lunara de 3.000.000 lei,iar sedinta dureaza 4 ore.Costul sedintei se calculeaza astfel :

R0= =15.000 lei

Cs=40*15.000*4=2.400.000 lei

Un minut de sedinta are un cost de 10.000 lei.Daca un participant nu contribuie cu ceva concret timp de 10 minute,sau nu spune nimic,aduce o pierdere de 100.000 lei.

Utilitatea si functiunile reuniunilor nedirective

Reuniunile nedirective reprezinta acele forme ale consfatuirilor de lucru institutionalizate,care prin constituirea unui climat de munca adecvat intre membrii grupului favorizeaza comunicatiile verticale facand posibila interventia preventiva in anumite probleme.De asemenea,pot fi utilizate in cadrul unor probleme exclusiv psihologice si nu in cazul unde o persoana are nevoie de un sfat si anumite informatii precise sau in cazul persoanelor susceptibile de a fi consultate prinr-o alta persoana referitor la problemele psihologice,in legatura cu activitatea acesteia.

Astfel reuniunile nedirective,denumite si reuniuni-discutii vizeaza urmatoarele :

-autocentralismul grupului acesta avand un obiectiv prcizat si un plan de desfasurare, care insa poate ascunde un dezacord real ce se va manifesta pe parcurs,fiinde deci preferabil sa se manifeste in timpul discutiei;

-luarea la cunostinta a infrastructurii grupului,adica de a cunoaste mai profund coparticipantii grupului.

Utilitatea si functiunile reunilor directive.Aceste reuniuni indica o linie de conduita data printr-o autoritate ierarhica.Stilul discutiilor directive permite de a se  aborda numai anumite probleme si de a da rezolvarile cele mai eficiente.Aceasta tehnica poate fi utilizata si in cazul informarilor grupului pentru o anumita decitie considerata oportuna pentru acel moment unitatii agricole,cu rolul de va antrena adeziunea grupului decident,obiectivul fiind de a modifica atitudinea acestui grup inaintea ivirii anumitor probleme.

Esentialul discutiilor in cadrul acestor reuniuni este de trata problemele si de a elabora o solutie.

Discutia directiva are o anumita utilitate ca mijloc de informare,intrucat aceasta evita divizarile separabile la acelasi nivel ierarhic din cadrul compartimentelor intrepinderii.

Dintr-un alt punct de vedere,reuniunile directive constituie un mijoc de formare prin participarea activa a membrilor grupului,facand sa apara spiritul de echipa pentru rezolvarea in comun a poblemelor.

3 Organizarea si conducerea sedintelor(reuniunilor de lucru)

Pregatirea sedintelor.O pregatire atenta este conditia de baza a unei reuniuni.Pregatirea reuniunilor priveste rezolvarea urmatoarelor aspecte:

-anuntarea din timp a ordinii de zi si formularea cu maxima claritate a problemelor care se discuta.Ordinea de zi trebuie sa aiba maxim 3-4 puncte,altfel se diminueaza eficienta sedintelor,se disperseaza atentia participantilor,nu se pot realiza anlize aprofundate a problemelor, sedinta se prelungeste,apare oboseala si se reduc posibilitatile de interventie activa a participantilor.

-precizarea componentei participantilor.O astfel de precizare este necesara chiar si la sedintele organelor de conducere colectiva,la care,pe langa membrii colectivului de conducere este util sa se invite salariati de la nivelurile ierarhice inferioare,specialisti in problemele dezbatute in ordinea de zi,pentru a se cunoaste punctul lor de vedere.La celelalte tipuri de sedinte este necesar sa se stabileasca numarul si componenta participantilor astfel incat fiecare sa aduca o contributie reala la rezolvarea problemelor puse in discutie.

-discutarea anterioara a materialelor.Actiunea este necesara pentru ca materialele sa fie studiate de toti participantii.Materialele trebuie sa fie cat mai scurte,sa cuprinda mai multe ipoteze asupra rezolvarii problemelor,pentru a determina schimburi utile de pareri.

-stabilirea datei si orei precum si anuntarea din timp a sedintei,pentru a putea fi introdusa in programul de lucru al participantilor.Ziua de sedinta se fixeaza dupa o consultare prealabila a participantilor,mai ales a acelora cu program incarcat pentru a nu se inregistra absente.Pentru sedintele care au loc periodic este necesar sa se stabileasca o anumita zi din luna,saptamana sau decada,precum si o ora care sa se respecte riguros,astfel ca sedinta sa devina un reper fix. Nerespectarea zilei sau orei de incepere a sedintei are un efect demobilizator si genereaza motive pentru absente si intarzieri ulterioare.

-alegerea corecta a locului.Sedintele de informare se tin,de regula,in cabinetul conducatorului sau al colaboratorilor,iar celelalte sedinte intr-o sala special destinata.Cadrul in care se desfasoara sedinta poate influenta climatul acesteia.Incaperea trebuie sa fie spatioasa,luminoasa si aerisita,cu o temperatura acceptabila,sa aiba un mobilier adecvat si o acustica buna.La sedinte cu putini participanti este indicat ca acestia sa se aseze in jurul unei mese,pentru a auzi pe toti ceilalti participanti si a fi auzit.

Pregatirea reuniunilor prin animator.Inainte de inceperea propriu-zisa a reuniunii trebuie sa se cunoasca exact obiectivul acesteia si scopul pentru care are loc.Aceste reuniuni pot fi : cu informare ascendenta sau descendenta,prezentandu-se probleme,stilul si tipul reuniunii;o actiune a grupului decident.Animatorul reuniunii reuneste informatiile disponibile,consulta documentele, cauta faptele concrete,exemple pentru a ilustra subiectul,aducand informatiile lipsa : rezolva aceste probleme punand intrebarile : cand ? cum? Pentru ce? unde?.In continuare se stabilesc scopul discutiei si obiectivele de atins alaturi de programul de desfasurare a reuniunii,acestea trebuind sa fie explicate in 3-4 minute.

Desfasurarea reuniunii.Reuniunile nu vor depasi 2-3 ore ceea ce se poate realiza respectand urmatoarele :

-deschiderea sedintei exact la ora fixata,deoarece prin punctualitate se contribuie la mentinere disciplinei colective;

-introducerea trebuie sa fie scurta,limitata,dar la obiect si sa orienteze dezbaterile pe probleme esentiale;

-anuntarea in prealabil a duratei maxime de desfasurare a sedintei si a timpului cat poate dura interventia;

-participantii sa aiba o singura interventie,aceasta dovedind ca s-au pregatit bine;

-pe parcursul sedintei,conducatorul sa ofere fiecarui participant posibilitatea de a-si afirma liber personalitatea,sa creeze o atmosfera de incredere reciproca si sa calmeze momentele de tensiune,sa intrerupa abaterile care deviaza de la subiect si pot dezorganiza sedinta,o prelungesc.

Participantii trebuie familiarizati cu tehnica de lucru,insistandu-se ca reuniunea este a participantilor si nu se va face caz de continutul diferitelor opinii ale celor prezenti.In continuare se va aborda subiectul de documentare,ancheta si analiza.Tratarea subiectului se face in mod rapid si clar,cautandu-se ca o data cu deschiderea sedintei,problema pusa in discutie sa fie prezentata sub forma unei intrebari.

Inca de la inceput vor trebui bine remarcate atitudinile participantilor,atat la inceputul,cat si in cursul sedintei.

Reactiile si atitudinile participantilor se pot situa simultan pe doua nivele :

-acela al continutului precizat in ordinea de zi;

-acela al atitudinilor neformale,mai profunde sau mai putin constiente.

In modul de desfasurare al sedintelor se poate desprinde o linie traditionala si una novatoare.

Linia traditionala consta in desfasurarea sedintelor in prezenta unui numar mare de persoane. Prin informarea si cunoasterea opiniilor unui numar mare de participanti se presupune obtinerea unor rezultate favorabile,dar o atentie deosebita trebuie sa fie acordata,in acest caz,consumului de timp.Interactiunea dintre membrii grupului va fi cu atat mai extinsa,cu cat participantii la sedinta vor fi mai numerosi.Incheierea sedintelor fara la a ajunge la o solutie sau repetarea permanenta a uno probleme,arata ca,de fapt,solutiile anterioare nu au fost suficient fundamentate.Formarea unor opinii demobilizatoare ale membrilor grupului,prin care,cu toate eforturile depuse,problemele in discutie nu pot fi rezolvate,constituie un pericol pentru conducerea unitatii agricole.Aceasta,de altfel explica de ce unii se complica in activitati de rutina,in munci care nu ajuta bunei desfasurari a activitatii din unitatea agricola.

Linia novatoare are la baza desprinderea elementelor esentiale ale discutiilor purtate in cadrul reuniunilor de lucru,prin care se informeaza in scris toate persoanele care au atributii de conducere si sunt interesate pentru rezolvarea unor probleme puse in discutie.Ulterior,in masura in care exista observatii sau propuneri acestea se transmit tot in scris conducerii operative.Ca atare numarul de participanti in care se dezbat anumite categorii de probleme este mai restrans,aceasta constituind una din alterantivele liniei novatoare de desfasurare a reuniunii.Functiile,rolul si sarcinile animatorului se pot concretiza in urmatoarele :

-crearea unui climat democratic,trebuind,atunci cand este cazul sa calmeze discutia care sa revinala obiectivul supus discutiei reuniunii;

-studierea interactiunilor participantilor in interiorul grupului constituit,animatorul trebuind uneori sa ia anumite atitudini fata de opiniile membrilor grupului;

-utilizarea discutiei pentru : studierea unei probleme,luarea de decizii,darea de informatii,precum si pregatirea schimbarilor;

-punctarea periodica a ideilor de baza folosind tabele si concluzii partiale.

-recaptularea,intr-o forma sintetica a concluziilor reiesite.

Animatorul va trebui sa se asigure ca fiecare a inteles bine tot ceea ce s-a pus de acord.El va cauta ca vorbitorii sa se limitaze la ceea ce este esential si sa intre in detalii doar daca este necesar. Un efect pozitiv il au oportunitatea interventiilor sale si calitatea acestora,fiind indicat sa se foloseasca fraze afirmative si constructive,renuntandu-se la expresii negative care provoaca o stare neplacuta.

La sfarsitul sedintei se expun concluziile din care sa rezulte ca aceasta a fost utila si eficienta, recapituland elementele care au contribuit la luarea deciziei.O decizie valoroasa trebuie sa fie luata in functie de sarcinile reiesite din cerintele economiei nationale si resursele de care dispune,precum si de nevoile membrilor grupului si posibilitatile lor de actiune.

Deciziile sunt anuntate de animator,care angajeaza actiunile ce trebuie realizate pentru aplicarea lor si care are responsabilitatea urmaririi acestora.

Pentru sporirea eficientei sedintelor se recomanda : ordinea de zi a sedintelor de pregatire sa fie astfel concepute incat sa nu depaseasca o ora;sa fie anuntate din timp precizandu-se tematica lor, sa se stie componenta participantilor si persoanele carora le revine sarcina organizarii lor;fiecare participant sa cunoasca costul unei sedinte;participantii sa se gandeasca inainte de sedinta la informatiile semnificative pe care doresc sa le comunice,luand cuvantul numai daca interventia lor este necesara;se vor evita discutiile neconstructive si care nu sunt la obiect.

In concluzie,se poate arata ca exercitarea unei responsabilitati de conducere presupune alegerea corespunzatoare a metodelor si tehnicilor manageriale prin care se creaza totodata un anumit control asupra rezultatelor muncii.Metodele preconizate in activitatea de conducere au o influenta puternica asupra celor care o exercita,solicitand in acelasi timp la initiative in formularea solutiilor preconizate,dar si la transpunerea acestora in practica.