Ce este un proiect?

Ce este un proiect?

Indiferent de slujba, indeplinim o multime de sarcini in fiecare zi: pregatim un memoriu, conducem o reuniune, imaginam o companie de vanzari, ne mutam intr-un birou nou. Sau poate ziua de lucru este mai mult asa: sa usuram  accesul la sistemul informational, sa dezvoltam o tema de cercetare in laborator sau sa imbunatatim imaginea publica a organizatiei. Nu toate aceste sarcini sunt proiecte dar care anume este proiect?

1.1.1 Sa definim proiectele

Mare sau mic, un proiect a avut intotdeauna urmatoarele ingrediente:

Rezultate specifice: Produse sau rezultate.

Specificarea datelor de debut si de incheiere: Datele cand incep si cand se termina activitatile proiectului.

Stabilirea bugetelor: Necesarul de oameni, fonduri, echipamente, facilitati si informatii.

Figura 1.1 arata ca fiecare element le influenteaza pe celelalte doua. Extinderea rezultatelor dorite poate necesita mai mult timp (o intarziere a datei de finalizare) sau mai multe resurse. Avansarea termenului final poate determina o diminuare a rezultatelor sau o crestere a cheltuielilor (depasirea bugetului prevazut) prin plata orelor suplimentare pentru personalul  proiectului. Din perspectiva acestor trei parti de definitie, in cadrul proiectelor va indepliniti sarcinile pentru a ajunge la rezultatele dorite incadrandu-va in timpul si resursele disponibile.

Fig. 1.1. Pentru fiecare proiect se definesc cele trei elemente esentiale.

O a patra carcateristica este legata de caracterul de unicat al proiectelor. Fiecare proiect are trasaturi care il fac unic si din acest punct de vedere fiecare proiect trebuie sa fie abordat separat si individual. Exista o gama larga de proiecte din punct de vedere al formelor si marimilor.

Exemplu

Proiectele pot fi mari sau mici.

Instalarea unei noi linii de metrou, sau o centrala electrica care costa peste 1 miliard euro si dureaza 10 pana la 15 ani pentru a fi pusa in functiune, reprezinta un proiect mare;

Pregatirea unui raport privind valoarea vanzarilor lunare, lucrare care va poate lua doar o zi, este un proiect mic.

Proiectele pot implica mai multi oameni sau doar pe dumneavoastra.

Pregatirea celor 1000 de membri ai personalului din organizatie pentru introducerea unui nou program informatic este un proiect;

Rearanjarea mobilei si echipamentului din birou este un proiect.

Proiectele pot fi planificate formal sau informal.

Unele proiecte sunt incluse in planul anual al organizatiei necesitand aprobarea formala a activitatilor realizate, a persoanelor desemnate si a resurselor consumate.

Altele sunt atribuite in cursul unei conversatii, fara a se mentiona bugetul sau personalul aditional; se asteapta ca cel desemnat sa faca tot ce este necesar pentru realizarea proiectului, urmand un comprtament rational.

Proiectele pot fi monitorizate in mod formal sau informal.

Pentru anumite proiecte, fiecare ora consumata este inregistrata in tabelul de timp si fiecare leu cheltuit este identificat separat in sistemul contabil al organizatiei.

Pentru altele nu se pastreaza inregistrarea orelor consumate iar cheltuielile sunt considerate ca parte a bugetului organizatiei.

Proiectele pot fi realizate pentru clienti sau ordonatori din interiorul sau exteriorul organizatiei.

Repararea echipamentului pe care compania l-a vandut unui client este un proiect.

Scrierea unui articol pentru ziarul intern al organizatiei este un proiect.

Proiectele pot fi definite printr-un contract legal sau intelegere informala.

Un contract semnat intre doua parti prin care se stabilesc detaliile privind construirea unei case, defineste un proiect.

O promisiune informala privind instalarea unui nou pachet soft pe computerul colegului defineste un proiect.

Proiectele pot fi legate de afaceri sau sunt personale.

Conducerea adunarii generale a organizatiei voastre este un proiect.

Organizarea unei cine pentru 15 persoane este un proiect personal.

Nu conteaza care sunt caracteristicile proiectului, acesta se defineste prin cele trei elemente: rezultate, datele de inceput si sfarsit si resursele necesare. Informatiile necesare pentru a planifica si conduce proiectul sunt aceleasi chiar daca mijloacele si timpul necesar pot fi diferite. Cu cat planificati si conduceti proiectul mai mult si mai implicat, cu atat succesul proiectului este mai probabil.

Termeni confundati adesea cu "proiectul"

Doi alti termeni sunt adesea confundati cu termenul "proiect".

Un proces sau procedura (mai rar) reprezinta o serie de pasi cu o functie particulara, indepliniti in mod curent. Procesul de achizitii, adoptarea deciziilor ordonantarea platilor sunt exemple. Procesul defineste maniera cum se realizeaza  functiile particulare de fiecare data. Procesele, ca activitatea realizata pentru a cumpara materialele necesare, pot fi parti ale proiectelor.

Un program reprezinta sarcini realizate pentru a indeplini o serie lunga de obiective. Programul de cunoastere a starii de sanatate a populatiei sau Programul National de Dezvoltare Rurala sunt exemple.

Programele ajung rar sa isi atinga obiectivele in totalitate dar se pot realiza proiecte care sa vizeze rezultate specifice legate de obiectivele programului (cum ar fi masura care vizeaza gospodariile de semisubzistenta). In acest caz, un program contine mai multe proiecte.

1.1.2 Definirea managementului proiectelor

Managementul proiectelor este procesul de ghidare a proiectului inca de la inceputul realizarii sale si pana la finalizare.

Gestiunea proiectului include patru procese de baza:

Planificarea

specificarea rezultatelor la care trebuie sa ajungem;

determinarea desfasuratorului in timp;

estimarea resurselor necesare.

Organizarea

- definirea rolului si a responsabilitatilor persoanelor implicate.

Monitorizare

reconfirmarea sarcinilor repartizate oamenilor;

monitorizarea activitatilor de indeplinit si a rezultatelor obtinute;

rezolvarea problemelor intalnite;

repartizarea informatiilor persoanelor interesate.

Comunicare

- transmiterea, receptionarea, continutul si forma mesajului sunt importante aici.

Cand informatiile despre proiect sunt exacte, complete si distribuite celor care au nevoie de ele, sansele de succes ale proiectului cresc foarte mult. Cand informatiile sunt vagi, incomplete sau nu sunt partajate, se reduc sansele de succes ale proiectului.

1.1.3 Detaliile dau dificultatile sarcinilor

Proiectele sunt temporare si sunt create pentru a ajunge la rezultate specifice, cand acestea sunt atinse, proiectul se finalizeaza. Natura temporara a proiectelor determina cateva provocari precum:

Privind sarcinile: se cere sa se accepte un proiect nou care se adauga, nu inlocuieste sarcinile existente. Sarcina odata acceptata este asumata chiar daca nu este evaluat impactul noii sarcini asupra muncii in desfasurare. Cand intervin conflicte in nevoile de timp, lipsesc sau sunt inadecvate metodele de rezolvare.

Oamenii nu au lucrat impreuna: inclusiv in proiecte mici, este necesar sa ajutam echipa. La eforturi mari, noi membrii pot intregi echipa proiectului. Cu toate acestea, unii din oamenii implicati nu au mai lucrat impreuna, ar putea chiar sa nu se cunoasca, ceea ce poate frana derularea proiectului pentru ca membrii echipei pot:

comunica si lucra in maniere diferite;

folosi proceduri diferite pentru realizarea aceleiasi activitati;

sa nu fi avut timp sa capete respect mutual si incredere reciproca.

Lipsa autoritatii directe: in multe proiecte, intre managerul de proiect si membrii echipei nu exista autoritate directa, nu se pot folosi cele mai comune recompense: cresterile de salariu, aprecierea performantelor, promovarea in munca pentru a incuraja performanta.