Invatarea cunostintelor de Word in sistem multimedia

1. Introducere

"Invatarea cunostintelor de Word in sistem multimedia".

Cu ajutorul unor programe am realizat un CD multimedia in care este prezentat prin imagini, filme modul cum se pot crea scrisori, notite, rapoarte, facturi, oferte, formulare si aproape orice tip de documente tiparite sau distribuite electronic ale aplicatiei Word de la suita Microsoft Office XP 2002.

Abordarea aplicatiei Word este integral vizuala ca si celelalte componente ale suitei Office. Nicaieri in lume nu exista un set de programe care sa fie mai raspandite pe mai multe calculatoare decat aplicatiile MS Office. El constituie de fapt optiunea pentru aproape tot ceea ce puteti face cu un PC.

Fara indoiala, Microsoft Office Word este aplicatia dominanta pe plan mondial pentru editare si formatare de text iar formatul lui de fisier a devenit in prezent standardul de fapt.

Avantajele Office XP

Oamenii i necesita ile lor difera de la organiza ie la organiza ie. Office XP este facut pentru a raspunde tuturor, fie ca vorbim de experien a personala, a echipei sau a organiza iei, in intreprinderi mici, mijlocii sau corpora ii. Indiferent de punctul de vedere, Office XP aduce nouta i i avantaje ce se traduc prin scaderea costurilor, cre terea productivita ii i a profitabilita ii.

Experien a personala

Majoritatea imbunata irilor din Office XP simplifica modul in care oamenii lucreaza, ajutandu-i pe utilizatorii care au de indeplinit sarcini individuale.

Productivitate i eficien a

Smart Tags (etichetele inteligente), constituie un set de butoane ce- i adapteaza func ionalitatea dupa opera iile care se fac la un moment dat. Setul de butoane e identic in toate aplica iile i poate fi programat conform necesita ilor de business specifice.

Task Pane (panoul de sarcini) faciliteaza utilizarea instrumentelor frecvent folosite, a ezand caracteristicile relevante la un loc. Utilizatorii i i pot gasi fi ierele i pot formata con inutul mai repede ca niciodata.

Acces neintrerupt la informa ii i persoane

Data Access and Analisys - selecta i i actualiza i date de pe Web, interoga i baze de date, trage i concluzii cu instrumente de vizualizare i analiza. Office XP este integrat cu XML iar Acces au fost introduce vizualizari de tip PivotTable i PivotChart in tabele.

Fiabilitate i securitate imbunata ite

Application and Document Recovery ajuta la refacerea documentelor in cazul evenimentelor nedorite. Func ia AutoRecover este acum prezenta i in Excel i in Publisher.

In Outlook au fost introduse elemente de securizare; accesul la elemente ata ate poten ial daunatoare este implicit restric ionat.

Experien a de colaborare

Office XP permite echipelor sa partajeze informa iile i sa lucreze impreuna eficient.

Colaborare in cadrul documentelor i proiectelor

Send for Review simplifica procesul de verificare i combinare a corec iilor i comentariilor unui document Word, Excel sau PowerPoint la care se lucreaza in echipa, autorul de inand intregul control.

Integrare cu site-urile Web ale echipei

Cu Share Point Team Services sau Share Point Portal Server utilizatorii pot gestiona cu u urin a activita ile de grup prin portaluri Web. Evenimente, discu ii, anun uri i sarcini pot fi centralizate intr-un sistem cu capabilita i de Document Management, accesibil printr-un simplu browser.

Experien a organiza iei

Office XP ofera organiza iilor un set puternic de instrumente i capabilita i pentru a construi i extinde solu iile de colaborare i afaceri conform situa iilor lor specifice. Toate acestea la un cost scazut de exploatare i in deplina siguran a.

Instrumente flexibile pentru a raspunde necesita ilor de afaceri

Se pot construi solu ii de productivitate folosind SmartTags, suportul XML i componente Web extensibile.

Fiabilitate i securitate imbunata ite

Protec ie impotriva viru ilor cu Advanced Outlook Security Features

Instalare rapida i adaptata

Office XP permite instalarea, configurarea i gestionarea rapida - se faciliteaza aceste opera ii prin HTTP, procesele putandu-se derula direct de pe serverul de Web i de la o sursa de fi iere partajate.

Instalarea i intre inerea Office XP se fac cu un set imbunata it de instrumente de mentenan a i personalizare. Custom Installation Wizard permite selectarea fiecarei componente in parte, oferind administratorilor controlul configura iilor.

Mentenan a i suport tehnic facil

Administratorii pot adauga sau inlatura fi iere i componente in orice moment.

Func ionalita ile neinstalate ini ial se pot adauga automat pe parcurs, nefiind necesara reinstalarea produsului - toate acestea conform nevoilor reale ale utilizatorului.

Cerin e minimale hardware pentru Office XP

Configura ia recomandata pentru a utiliza Office XP este Windows XP Professional ruland pe un calculator cu procesor Pentium III, avand 128 MB de RAM. Mai jos sunt cerin ele minimale pe care un calculator trebuie sa le indeplineasca pentru a rula suitele Office XP.

Procesor

Calculator cu procesor Pentium la 133 MHz sau mai mult; se recomanda Pentium III

Memorie

Cerin ele de memorie depind de sistemul de operare utilizat.

Windows 98 sau Windows 98 Second Edition24 MB de RAM plus inca 8 MB de RAM pentru fiecare componenta Office (de exemplu, Microsoft Word) care ruleaza simultan.

Windows Me sau Microsoft Windows NT®32 MB de RAM plus inca 8 MB de RAM pentru fiecare componenta Office (de exemplu, Microsoft Word) care ruleaza simultan.

Windows 2000 Professional64 MB de RAM plus inca 8 MB de RAM pentru fiecare componenta Office (de exemplu, Microsoft Word) care ruleaza simultan.

Hard Disk

Windows XP Professional sau Windows XP Home Edition128 MB de RAM plus inca 8 MB de RAM pentru fiecare componenta Office (de exemplu, Microsoft Word) care ruleaza simultan.

Utilizatorii care nu folosesc Windows XP, Windows 2000, Windows Me sau Office 2000 Service Release 1 (SR-1) au nevoie de inca 50 MB de spa iu pe disc pentru actualizarile fi ierelor sistem pe care Office XP le folose te. Unele componente din Office XP Developer necesita spa iu adi ional pe disc.

Sistem de operare

Monitor

Super VGA (800 x 600 sau rezolu ie mai buna)

Periferice

CD ROM, Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse® sau dispozitiv/mouse compatibil.

1.1 Prezentarea succinta a continutului lucrarii

Capitolul 1:   INRODUCERE

Obiectiv Acest capitol prezinta modalitatile de: instalare a programului Microsoft Word, pornire si oprire a programului, setare a preferintelor utilizatorului.

Despre Microsoft Word. Utilitate

Programul Microsoft Word este un procesor de texte complex, care permite editarea si prelucrarea documentelor in scopul imprimarii lor sub forma de articole, reviste, carti, brosuri, pliante, etc.

adeverinte;

cereri,

scrisori;

formulare;

articole, carti;

pliante, reviste.

Instalarea

Pentru a instala programul Microsoft Word, este necesara introducerea in calculator a compact discului care contine kit-ul de instalare Microsoft Office. Acest kit de instalare cuprinde si programele Install.exe sau Setup.exe, a caror lansare in executie initiaza instalarea efectiva a programului Microsoft Office.

Inainte de a lansa instalarea este de dorit sa se verifice spatiul disponibil de pe hard disk. Spatiul necesar pe unitatea hard pentru instalarea aplicatiei Microsoft Word este de 126 MB.

Exista mai multe moduri de pornire a instalarii programului Microsoft Word:

Alegand prima varianta de instalare, pe parcursul rularii programului Setup.exe apar urmatoarele ferestre, ce reprezinta pasii de instalare a programului Microsoft Office:

Pas 1 :

Se introduce compact discul (CD-ul) in unitatea CD - ROM, si se asteapta citirea lui, afisarea continutului. Se pozitioneaza cursorul mouse-ului pe programul Install sau Setup si se executa click pe butonul stang al mouse-ului. In acest mod este lansata instalarea (figura 1.1.).

Figura 1.1: Ecranul de initiere a instalarii Microsoft Office

Pas 2 :

In aceasta etapa se solicita introducerea numelui utilizatorului si al organizatiei din care face parte. Totodata trebuie completata si seria (numarul licentei) produsului, care se gaseste pe compactul discul cu kit-ul de instalare, ca in figura 1.2.

Figura 1.2: Introducerea seriei

Pentru a trece la pasul urmator se executa un click cu mouse-ul pe butonul Next.

Pas 3 :

La acest pas sunt prezentate conditiile de utilizare ale programului (figura 1.3.), precum si termenii de licenta. Pentru a continua instalarea programului trebuie sa se selecteze acceptarea termenilor de conventie si apoi se apasa butonul Next (figura 1.3)

Figura 1.3 : Termenii de licenta ai programului

1.2 Organizarea programului pe discul hard

Pas 4 :

La acest pas se alege tipul de instalare. Exista trei tipuri de instalare (figura 1.4.) :

Install Now - se instaleaza in mod automat Microsoft Office, incluzand componentele / programele - cele mai des folosite.

Complete - Se instaleaza pachetul Microsoft Office complet.

Custom - Se pot alege componentele ce se doresc a fi instalate.

Tot la acest pas se alege si calea unde se doreste instalarea programului (calea setata automat este C:Program Files Microsoft Office ). Daca doriti sa schimbati aceasta destinatie, executati un click pe butonul Browse . si alegeti o alta cale din caseta de dialog Browse (figura 1.4).

Figura 1.4: Selectarea optiunii Install Now

Pentru a seta anumite preferinte (componente) la instalarea programului, se alege optiunea Custom (figura 1.5.)

Figura 1.5: Selectarea optiunii Custom

Alegand optiunea Custom (figura 1.5), se selecteaza programele din pachetul Microsoft Office ce se doresc a fi instalate: Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft Access, Microsoft FrontPage (figura 1.6).

Figura 1.6: Alegerea aplicatiilor din pachetul Microsoft Office

Tot la acest pas mai exista optiunea de instalare a fiecarui program in parte (figura 1.7.) cu setarile sale tipice (alegerea in mod automat a optiunilor cel mai des folosite) sau personalizate (alegerea optiunilor se face de catre utilizator).

Figura 1.7 : Alegerea optiunilor pentru fiecare aplicatie in parte

Observatie 1 : In cazul in care se doreste revenirea asupra unei optiuni de la un pas anterior se apasa butonul Back si se poate schimba setarea anterioara cu una noua.

Observatie 2 : Pe tot parcursul alegerii optiunilor dorite, exista posibilitatea de apelare a ajutorului de instalare, apasand butonul de Help.

Observatie 3 : Instalarea poate fi abandonata in orice moment, apasand butonul Cancel.

Observatie 4 : In cazul in care utilizatorul doreste instalarea ulterioara si a altor optiuni, se va introduce compactul discul cu kit-ul de Microsoft Office in CD-ROM si se va alege optiunea Add or Remove Features, ceea ce inseamna ca se pot schimba preferintele privind optiunile fiecarei aplicatii in parte.

Pas 5 :

Apasarea butonului Install (figura 1.8) va desfasura instalarea programului cu toate optiunile selectate mai sus.

Figura 1.8: Fereastra ce afiseaza aplicatiile selectate pentru instalare

Urmeaza afisarea unei bare progresive (figura 1.9), semn ca instalarea programului este in curs.

Figura 1.9: Parcurgerea instalarii

Sfarsitul instalarii corecte este anuntat de mesajul "Microsoft Office XP Professional a fost instalat cu succes" (figura 1.10). In acest caz, se apasa butonul OK.

Figura 1.10: Afisarea mesajului de incheiere a instalarii

CAPITOLUL 2

EDITAREA DE DOCUMENTE

Obiectiv acest capitol are ca scop descrierea modalitatilor de editare si modificare a textului unui document, deschiderea si salvarea documentului si de utilizare a functiei de corectare automata a textului.

Introducerea si modificarea textului utilizand tastatura

Introducerea textului se realizeaza dupa activarea ferestrei de editare a programului Word (in urma lansarii in executie). Se obtine o fereastra ca in figura 2.1.

Figura 2.1. Fereastra de editare

Pe masura ce textul este editat, cursorul inainteaza pe linie orizontala. Cursorul care insoteste editarea se situeaza intotdeauna dupa ultimul caracter introdus (fie el de tip text, numeric sau spatiu). Cand se ajunge la un capat de rand, textul continua automat pe randul urmator, impreuna cu cursorul. Daca se doreste trecerea la un nou paragraf (pe un nou rand) se apasa tasta ENTER, iar trecerea la un nou rand in cadrul aceluiasi paragraf necesita apasarea tastelor SHIFT + ENTER. De asemenea, trecerea la o noua pagina se face automat atunci cand se ajunge la sfarsitul paginii. Daca se doreste trecerea la o noua pagina in orice punct al documentului se apasa tastele CTRL + ENTER.

In bara inferioara de meniu se afla cateva campuri in care se regasesc informatii despre :

pagina  curenta -in partea stanga, campul Page ;

numarul paginii curente in raport cu numarul de pagini ale documentului (d.e., pagina curenta  / numar total de pagini) ;

pozitia cursorului in cadrul paginii descrisa de linia si coloana pe care se afla cursorul (Ln, Col).

In cazul in care se doreste stergerea ultimului caracter introdus, se utilizeaza tasta Backspace. Apasarea ei sterge caracterul de la stanga cursorului. Stergerea unui caracter aflat la dreapta cursorului se realizeaza prin apasarea tastei Delete (delete- stergere). Orice modificare de acest tip atrage dupa sine schimbarea coordonatelor pozitiei cursorului (linie, coloana -din bara de meniu inferioara).

Modificarile uzuale care se pot efectua asupra unui document se refera in principiu la:

stergere/ inserare de texte si imagini (generic - obiecte)

modificarea formatului caracterelor (font, stil, dimensiune, pozitie - superioara, inferioara, culoare)

modificarea paragrafelor: aliniament (stanga- dreapta), spatiere, etc.

Mutarea in interiorul textului (cu cursorul sau prin derulare de tip scroll)

Dupa deschiderea unui document, in zona de lucru a ecranului (pagina curenta) pe primul rand editat, se poate vedea o linie verticala , cu aparitie intermitenta. Acesta este cursorul de text sau cursorul curent si indica pozitia in care va fi inserata urmatoarea tasta apasata sau un obiect de tip imagine, tabel, etc. Pe langa cursor, se poate vizualiza indicatorul mouse-ului. Acesta are forma de I, cand se afla in cadrul spatiului de editare si forma de sageata , cand se afla in afara lui, de exemplu pe barele de meniu sau pe bara de scroll. Deplasarea cursorului inainte-inapoi (in cadrul aceleiasi linii) si sus-jos (in cadrul unei pagini sau chiar intregului document) se poate face si de la tastatura, cu ajutorul butoanelor sageata (←,→, ↑,↓). O alta posibilitate, mai rapida, este cu mouse-ul, miscand indicatorul acestuia in pozitia dorita si executand click pe butonul stang.

De remarcat ca pe masura ce cursorul isi modifica pozitia in cadrul unei linii de text, numarul coloanei, (afisata in bara inferioara de meniu) creste sau scade in functie de sensul de deplasare. De asemenea, modificarea pe verticala a pozitiei cursorului implica schimbarea numarului linei aferente din bara de meniu inferioara.

Mutarea automata a cursorului la inceputul randului se realizeaza prin apasarea tastei Home, in timp ce mutarea automata la sfarsitul randului (dupa ultimul caracter introdus) se realizeaza prin apasarea tastei End. Tastele PgUp si PgDn permit vizualizarea pagina cu pagina in cadrul documentului.

In partea dreapta a spatiului de scriere se afla bara de navigare de tip scroll care permite derularea documentului cu ajutorul mouse-ului. Navigarea pagina cu pagina din bara de scroll se poate face pozitionand indicatorul mouse-ului pe simbolul ▲ respectiv ▼ si dand click pe butonul stang. Altfel daca se doreste vizualizarea unei pagini de document situata anterior fata de pagina curenta, se da click cu mouse-ul pe bara de scroll intr-o pozitie anterioara pozitiei cursorului de bara.

Inserarea si suprascrierea textului

Microsoft Word permite doua moduri de lucru pentru introducerea textului: Inserare si Suprascriere. In modul de lucru Inserare (Insert) -mod de lucru prestabilit - caracterele ce vor fi scrise vor fi introduse automat in pozitia curenta a cursorului, deplasand tot textul care urmeaza, catre dreapta. In acest mod de lucru, pentru a scrie peste un text existent, se selecteaza textul ce se doreste inlocuit, astfel:

cu ajutorul mouse-ului (se mentine butonul stang al mouse-ului apasat si se deplaseaza indicatorul mouse-ul pana in pozitia dorita a textului)

de la tastatura (tastele shift si → apasate simultan si mentinute pana in pozitia dorita).

In modul de lucru Suprascriere (Overtype), orice caracter introdus inlocuieste primul caracter (daca exista) din partea dreapta a cursorului (inclusiv apasarea tastei Space va inlocui urmatorul caracter).

Pentru a trece din modul de lucru Inserare in modul de lucru Suprascriere se executa urmatorii pasi (figura 2.2.) :

Pentru a trece inapoi in modul de lucru Inserare se efectueaza aceiasi pasi cu diferenta ca la   pasul 4 se va deselecta caseta Overtype mode.

Figura 2.2: Selectarea modului de lucru

Alegerea modului de lucru se poate face si cu ajutorul tastei Insert. Cand se apasa tasta Insert se comuta intre cele doua moduri de lucru.

CAPITOLUL 3

SELECTARE, ADAUGARE, EDITARE, CAUTARE

Obiectiv: acest capitol ofera o vedere de ansamblu a tehnicilor de selectie, adaugare, editare,

cautare si inlocuirea elementelor selectate.

3.1 Tehnici de selectare

Pentru a se putea face operatii de formatare asupra unui text, este nevoie ca acesta sa fie selectat. Astfel, calculatorul va sti asupra carei portiuni de text va efectua operatiile de formatare. Textul selectat va fi alb pe un fond negru asa cum se vede in figura 3.1 :

Figura 3.1. Text selectat

Exista mai multe posibilitati de a selecta un text. Selectarea se poate face fie cu ajutorul mouse-ului fie cu ajutorul tastaturii.

Selectarea cu ajutorul mouse-ului

Pentru a se selecta un text cu ajutorul mouse-ului, se pozitioneaza cursorul acestuia la un capat al zonei ce se doreste a fi selectata, se executa click si apoi, tinandu-se apasat butonul mouse-ului, se pozitioneaza cursorul la capatul zonei. Dupa aceea se elibereaza butonul mouse-ului.

Exista cazuri cand se doreste selectarea unei zone dreptunghiulare dintr-un anumit text fara a selecta liniile textului in intregime. Pentru a realiza acest lucru trebuie tinuta apasata tasta ALT si efectuati pasii de mai sus. Zona de text selectata va arata ca in figura 3.2 :

Figura 3.2 . Selectarea unei zone dreptunghiulare

Exista doua zone unde se poate face selectarea textului si anume:

in interiorul paragrafului. Asa cum s-a prezentat anterior, interiorul paragrafului este evidentiat de urmatoarea forma a cursorului mouse-ului :

din bara de selectare a textului. Acesta zona de selectare este evidentiata de urmatoarea forma a mouse-ului :

Selectarea in interiorul paragrafului contine urmatoarele variante

dublu click - se selecteaza un cuvant

triplu click - se selecteaza intreg paragraful

CTRL+click - se selecteaza intreaga fraza

Clic+SHIFT+Click - se selecteaza zona dintre cele doua pozitii ale textului indicate de cele doua click-uri de mouse

O alta varianta o reprezinta selectarea din rigla (stanga ecranului)

click - se selecteaza linia curenta

dublu click - se selecteaza intreg paragraful curent

triplu click - se selecteaza intreg documentul

       Selectarea cu ajutorul tastaturii

Selectarea textului cu ajutorul tastaturii se face in general cu ajutorul tastelor SHIFT+Tastele de deplasare (sus-jos, stanga-dreapta). Se muta cursorul la un capat al textului ce se doreste a fi selectat, se tine apasata tasta Shift si se deplaseaza cu sagetile stanga-dreapta (sus-jos) pana la celalalt capat. In metodele de selectare a textului cu ajutorul tastaturii, prezentate mai jos, punctul de inceput al textului selectat este dat de pozitia curenta a cursorului de text.

Shift + sageata stanga(←) - selecteza un caracter la stanga

Shift + sageata dreapta(→) - selecteaza un caracter la dreapta

Shift + sageata sus(↑) - selecteaza o linie in sus

Shift + sageata jos(↓) - selecteaza o linie in jos

Shift + CTRL+sageata stanga(←) - selecteaza un cuvant la stanga

Shift + CTRL+sageata dreapta(→) - selecteaza un cuvant la dreapta

Shift + CTRL+sageata sus(↑) - selecteaza pana la inceputul paragrafului curent

Shift + CTRL+ sageata jos(↓) - selecteaza pana la sfarsitul paragrafului curent

Shift+End - selecteaza pana la sfarsitul liniei curente

Shift+Home - selecteaza pana la inceputul liniei curente

Shift+Page Up - Selecteaza pana la inceputul ecranului

Shift+Page Down - Selecteaza pana la sfarsitul ecranului

Shift+CTRL+End - Selecteaza pana la sfarsitul documentului

Shift+CTRL+Home - Selecteaza pana la inceputul documentului

CTRL+ALT+Shift+Page Down - Selecteaza pana la sfarsitul ecranului

CTRL+A - Selecteaza intreg documentul

Pentru selectarea intregului document mai exista si optiunea din bara de meniuri : Edit -> Select All (Figura 3.3)

Figura 3.3. Actionarea comenzii Select All

Acestea sunt cele mai des folosite tehnici de selectie. Pentru a afla si celelalte variante se poate apela la ajutorul asistentului. In casuta de intrebare se scrie urmatoarea intrebare : Select text and graphics (Figura 3.4)

Figura 3.4.Apelarea la ajutorul editorului de text

Pentru a vizualiza posibilitatile de selectie a textului, se alege optiunea select text, apoi Help-ul de la Word va afisa toate posibilitatile de selectare a textului(Figura 3.5) :

Figura 3.5. Raspunsul asistentului

3.2 Stergerea si suprascrierea textului selectat

Odata selectat textul dorit, se pot face o serie de operatii asupra acestuia.Una din aceste operatii o reprezinta si stergerea textului selectat. Pentru a-l sterge se poate apasa tasta Delete sau tasta Backspace. In general exista o diferenta intre aceste doua operatii:

tasta Backspace sterge caracterul anterior

tasta Delete sterge caracterul precedent

Observatie: Atentie la aceasta operatie de stergere: in caz ca a fost stearsa din greseala o anumita portiune de text, Word-ul ofera posibilitatea de a reveni la continutul initial. Revenirea se poate realiza prin apasarea butonului (Undo) sau din bara de meniu se urmareste calea Edit->Undo Typing

De asemenea, pentru a sterge textul selectat se poate executa click dreapta pe portiunea de text selectata si se alege optiunea Cut (Figura 3.6):

Figura 3.6. Stergerea textului cu ajutorul meniului clic dreapta

CAPITOLUL 4

FORMATAREA DOCUMENTELOR

Obiectiv: descrierea diferitelor nivele de formatare, a modalitatii de formatare a paragrafelor si caracterelor

4.1 Formatarea pe diferite nivele (caractere, paragrafe, sectiuni, pagina)

Formatarea se poate face pe mai multe niveluri: caractere (litere, cifre, semne de punctuatie, spatii, caractere speciale), paragrafe, sectiuni, pagini, sau chiar a intregului document. Formatarea se poate face in orice punct al editarii documentului.

Se numeste paragraf textul aflat intre doua simboluri de tip . Vizualizarea simbolurilor de acest tip care delimiteaza paragrafele se poate realiza executand un click pe butonul aferent din bara de instrumente standard.

Atributele unei formatari pot fi alese din meniul Format / Font Figura 4.1) sau din bara de instrumente Formatting.

Corespondenta dintre caracteristicile celor doua metode este vizualizata in figura 4.2.

Figura 4.2. Fereastra cu optiunile de formatare. Paralela cu bara de meniu

Butoanele din bara de instrumente pentru formatare Formatting sunt:

- Font permite schimbarea tipului de font prin alegerea lui din lista

- Font size permite modificarea dimensiunii fontului. Permite alegerea unei valori aflate intre 1 si 1638.

- Font style permite alegerea stilului fontului

Figura 4.4. Fereastra cu optiunile stilului de scriere a textului. Se poate selecta , de exemplu, stilul Heading 1 pentru titlul unui capitol

- ingroasa caracterele (Ctrl+B)

- inclina caracterele (Ctrl+I)

- subliniaza caracterele (Ctrl+U)

- Font Color stabileste culoarea caracterelor Figura 4.5)

Figura 4.5. Moduri de selectie a culorii pentru caractere. Ultimele doua ferestre apar la selectarea optiunii More Colors, in prima fereastra la selectarea butonului Font Color

- Highlight - stabileste culoarea de fundal pentru caractere. Aceasta optiune este folosita pentru a marca sau a gasi mai repede un text important din document

Stabilirea atributelor latimii caracterelor, pozitia lor verticala si a spatiului dintre caractere se face selectand optiunea Format / Font / Character Spacing Figura 4.6).

Figura 4.6: Fereastra de selectare a efectelor speciale din meniul Format / Font / Character Spacing

In meniul Format / Font / Text Effects exista si optiunea de selectare a unor efecte speciale pentru textul dorit din document. Acest mod de vizualizare este util pentru documentele in format electronic, deoarece efectele speciale nu pot fi vizualizate pe documentul tiparit.

Optiunile de formatare a textului se pot selecta si printr-o combinatie de taste, asa cum se poate studia in tabelul de mai jos.

4.2. Vizualizarea normala / cu aspect de pagina imprimata si examinare inainte de imprimare

CAPITOLUL 5

INCADRAREA IN PAGINA

Obiectiv: prezentarea modalitatii de incadrare in pagina, de creare a antetului si subsolului de pagina, de formatare pe mai multe coloane a paragrafelor, de inserare a intreruperilor de pagina.

Setarea paginii

Pagina Word este documentul care se deschide atunci cand se executa comanda File/New sau cand se apasa butonul New din bara de instrumente si se creeaza fisierul model numit normal dot.Setarile paginii (Figura 5.1) pot fi modificate din butonul din bara de instrumente sau selectand optiunea File/Page Setup. Valorile parametrilor pot fi modificate in orice moment pe durata editarii documentului.

Figura 5.1. Fereastra cu optiunile de setare a paginii

Observatie!: Orice modificare a setarii paginii facuta ulterior editarii document poate avea drept urmare modificarea aranjarii informatiei in pagina, necesitand - astfel - o noua verificare a incadrarii in pagina.

Marimea paginii

Pentru a stabili dimensiunile paginii se executa comanda File/Page Setup/Paper (Figura 5.2). In aceasta fereastra se alege dimensiunea paginii din lista ascunsa Paper_size (dimensiunea paginii) sau se scriu direct parametrii de definire a dimensiunilor in campurile Width (latime) si Height (inaltime).

Figura 5.2. Fereastra cu setarile dimensiunilor paginii

Observatie!: Inainte de tiparire, trebuie sa se cunoasca formatul hartiei pe care se va tipari documentul.

Marginile

Marginile se seteaza din fereastra Page Setup/Margins, unde se pot alege distantele dintre continut si marginile hartiei.

In cele ce urmeaza sunt prezentati parametrii de setare a marginilor si semnificatia lor:

Top (top) - - stabileste valoarea distantei dintre marginea superioara a paginii si prima linie din text de pe pagina

Bottom(baza) - - stabileste valoarea distantei dintre marginea inferioara a paginii si ultima linie din text de pe pagina

Left(stanga)=Inside(interior) - stabileste valoarea distantei dintre marginea din stanga a paginii si marginea din stanga a paragrafului(in cazul optiunii Mirror margins, parametrul Left devine Inside)

Right(dreapta)=Outside(exterior) - stabileste valoarea distantei dintre marginea din dreapta a paginii si marginea din dreapta a paragrafului(in cazul optiunii Mirror margins, parametrul Right devine Outside)

Gutter - - lasa un spatiu pentru legarea documentului. Acest spatiu se poate face in doua locuri: la stanga si in partea superioara a paginii:

Paginile pot fi aranjate pe foaie in mai multe moduri(Figura 5.3):

Normal - va fi tiparita o pagina pe coala de hartie

Mirror margins(margini oglinda) - documentul va fi tiparit fata - verso

2 pages per sheet (2 pagini pe foaie) - vor fi tiparite doua pagini pe aceeasi coala de hartie

Book fold(hartie plianta) - documentul va fi tiparit sub forma de livret

Figura 5.3. Fereastra cu optiunile de setare a marginilor paginii

Orientarea (portret sau peisaj)

Orientarea paginii se seteaza din optiunea Orientation din fereastra de setare a paginii Page Setup.

Orientarea paginii poate fi:

Intreruperea de pagina

Tot in fereastra de setare a paginii Page Setup exista setarea parametrilor Layout(Figura 5.4).

Figura 5.4. Fereastra cu optiuni de setare Layout

Parametrii Layout, care pot fi setati sunt:

Section start - stabileste de unde sa inceapa o noua sectiune

Headers and footers - seteaza modul in care vor fi folosite antetele si subsolurile in document

Vertical alignment - seteaza alinierea pe verticala a paragrafelor documentului

Lista derulanta Apply to - stabileste carei parti din document i se aplica parametrii setati

Butonul Default . - apasarea acestui buton are ca rezultat aparitia unei ferestre in care se intreaba daca noua setare a parametrilor din fereastra de setare a paginii Page Setup se doreste a fi salvata pentru documentele create ulterior.

5.3 Antetul si subsolul

Antetele si subsolurile sunt folosite pentru a scrie pe fiecare pagina din acelasi document informatii identice. In plus, antetele si subsolurile pot fi scrise si doar pe pagini pare sau impare.

Antetul este informatia de la inceputul paginii, iar subsolul este informatia din josul paginii. Putem alege antete diferite pentru paginile pare sau impare sau pentru prima pagina si restul documentului.

Antetul se insereaza folosind optiunea din meniu View/ Header and Footer (Antet si Subsol). Dupa setarea acestei optiuni, modul de vizualizare este cel de Print Layout, in care poate fi vazuta bara de instrumente Header and Footer (Figura 5.5). Locurile de inserare a antetului si subsolului sunt marcate prin chenare punctate.

Figura5.5. Fereastra de vizualizare a locurilor de inserare a antetului si subsolului selectand optiunea View/ Header and Footer

Comenzile din bara de instrumente Header and footer sunt:

Insert Auto Text - - insereaza un text din lista Auto Text

Insert Page Number - - insereaza numarul paginii

Insert Number of Pages - - insereaza numarul total de pagini

Format Pages Number - - stabileste formatul numerotarii paginilor in antet si subsol prin intermediul ferestrei Page Number Format (Figura 5.7).

CAPITOLUL 6

EDITAREA SCRISORILOR

Obiectiv : Acest capitol prezinta modalitatea de creare si editare a unei scrisori de o pagina, utilizand formate standard, pe care utilizatorul le poate alege in functie de tipul scrisorii: particulara sau de afaceri.

Modalitati de creare a unei scrisori

Exista doua posibilitati de redactare a unei scrisori:

Oricare ar fi optiunea aleasa, inainte de a incepe editarea propriu zisa a scrisorii, este necesara formatarea (setarea) paginii de document (marime, margini), dupa preferintele utilizatorului. Procedura de formatare a unei pagini a fost descrisa in cadrul capitolului 5, paragraful 5.1. De regula se seteaza marginile (File > Page Setup > Margins

Optiunea Letter Wizard (sablon implicit de scrisoare)

Daca se doreste crearea unei scrisori utilizand un sablon standard care face referire la elemente specifice (adresa destinatar, forma de salut, forma de incheiere, semnatura expeditor, etc) se apeleaza optiunea Letter Wizard, astfel:

In urma acestor comenzi este vizualizata o fereastra de dialog (fig. 6) intitulata Letter Wizard, in care utilizatorul va regasi toate informatiile necesare editarii scrisorii. Activitatea de editare a unei scrisori presupune parcurgerea urmatorilor pasi:

Figura 6.1 Ferestra de dialog pentru editarea unei scrisori

Date line: validarea acestei optiuni are ca efect introducerea automata a datei curente in textul scrisorii; formatul datei poate fi ales din lista derulanta atasata in partea dreapta.

Include header and footer with page design: validarea acestei optiuni permite adaugarea unui antet si a unui subsol incepand din a doua pagina a scrisorii. Pentru a reedita antetul sau subsolul, se executa un clic de doua ori in zona antetului, sau se apeleaza din meniu Insert > Header and Footer.  

Observatie! Pentru scrisoarea de o pagina nu este necesara validarea acestei optiuni.

Figura 6.2. Setarea formatului scrisorii

Choose a page design - alegerea unui sablon (model) de scrisoare din lista derulanta, a carei forma este previzualizata automat. Selectarea unui model este obligatorie, altfel este ales modelul implicit (curent), care nu admite introducerea de antet sau subsol. In functie de tipul scrisorii (profesionala, personala) se activeaza anumite campuri (adresa, lista de distribuire) care trebuie completate ulterior, in cadrul urmatorilor pasi (2-4) de editare.

Observatie! Sablonul scrisorii de afaceri este "Professional Letter", iar al scrisorii particulare este "normal" sau "current".

Choose a letter style - este ales stilul scrisorii, previzualizat in mod automat. Prin setarea stilului este preferata o anumita modalitate de dispunere in pagina a textului.

Preprinted letter-head- activarea acestei optiuni ii permite utilizatorului sa inceapa editarea textului la o anumita distanta dorita fata de marginea superioara a foii. De asemenea se poate seta si pozitionarea literelor in raport cu linia inferioara a randului.

CAPITOLUL 7

TIPARIREA DOCUMENTELOR

Obiectiv: acest capitol descrie modalitatile de previzualizare a unui document in vederea tiparirii, de setare a imprimantelor in vederea listarii documentelor, posibilitatile de listare a partilor componente ale unui document, cat si tipurile de imprimante si aria de aplicabilitate.

Scopul crearii si editarii unui document este si cel al, imprimarii lui intr-o forma cat mai eleganta. Listarea unui document poate necesita parcurgerea mai multor operatii si anume:

setarea tipului imprimantei (calitatea tiparirii, rezolutia imprimantei, tipul paginii),

stabilirea paginilor de tiparit, a ordinii lor si a numarului de exemplare.

De multe ori insa, se aleg setarile implicite, caz in care imprimarea se realizeaza rapid prin executarea unui click pe simbolul din bara utilizator (standard) sau din modul pre-vizualizare (preview).

7.1. Examinarea inainte de imprimare

De cele mai multe ori se dovedeste a fi utila o examinare (pre-vizualizare) a documentului inainte de tiparire.

Astfel, componenta de previzualizare a programului Word poate fi apelata prin:

In acest moment se comuta in modul de lucru pre-vizualizare (preview) (figura 7.1.), in care documentul este afisat asa cum va arata pe hartie. Implicit este vizualizata pagina curenta a documentului. Pentru vizualizarea paginilor anterioara si urmatoare se utilizeaza butoanele de navigare inainte si inapoi .

Acest mod de lucru este caracterizat de o bara de instrumente de lucru Print Preview (figura 7.1.) afisata sub bara de meniu. Semnificatia fiecarui simbol este urmatoarea:

Tiparire (Print- simbol ) - tipareste documentul curent utilizind ultimile setari ale imprimantei (sau cele implicite)

Marire (Magnifier - simbol ) - comuta intre modul de lucru "marit" si modul de lucru "editare". Aceasta comutare este utila pentru efectuarea unor modificari (minore) in text, direct in momentul previzualizarii. Daca se pastreaza modul de lucru "marit", cursorul este descris de o lupa (in care este incadrat un semn plus, daca imaginea este micsorata) si un semn minus daca imaginea este marita.

O singura pagina (One page - simbol ) - afiseaza o singura pagina din document (pagina curenta) la un moment dat.

Pagini multiple (Multiple pages - simbol ) - stabileste numarul de pagini care pot fi vizualizate simultan (detaliere in paragraful 7.1.1)

Controlul marimii (Zoom - simbol ) - mareste pagina; este selectat un procent de marire a paginii afisate, din lista derulanta.

Afisarea riglei (View ruler - simbol ) - activeaza sau dezactiveaza rigla orizontala si verticala. De multe ori rigla este utila atunci cand se doresc modificari ale unor figuri, ale aliniatelor sau formatului de pagina. De exemplu, pentru modificarea marginii din stanga, se pozitioneaza indicatorul de mouse pe zona incercuita in figura 7.2. Indicatorul de mouse ia forma . Prin mentionerea butonului stang al mouse-ului apasat si deplasarea e mouse-ului la stanga sau la dreapta, marginea din stanga a paginii se decrementeaza, respectiv se incrementeaza .

Figura 7.2. Pozitionarea indicatorului de mouse pentru setarea marginii din stanga a paginii

Fortat sa incapa (Shrink to fit - simbol ) - este utilizat in compactarea textului pentru a incapea pe un numar mai mic de pagini (detaliere in paragraful 7.1.2.)

Afisarea pe tot ecranul (Full screen - simbol ) - pagina curenta a documentului este afisata pe tot ecranul, barele si toate celelalte elemente de pe ecran fiind dezactivate (bara de meniu, de stare, de simboluri, de scroll)

Inchidere (Close - butonul ) - prin apasarea butonului Close (sau a tastelor ALT + C) se inchide modul de afisare de tip pre-vizualizare si se revine in modul de editare document de unde s-a apelat comanda Print Preview.

Asistenta soft (Help - simbol ) - activeaza asistentul de ajutor al programului Word.

Examinarea pentru imprimare se poate face si pe parcursul editarii documentului, in vederea verificarii aspectului de prezentare. Din fereastra principala, de editare a documentului, se executa click pe simbolul pentru a comuta in modul previzualizare (preview), dupa care, prin executarea unui click pe butonul Close, se revine in modul de lucru.

7.1.2. Afisarea mai multor pagini

Word ofera posibilitatea unei priviri de ansamblu a unei parti mai mari a documentului, prin utilizarea facilitatii de afisare a mai multor pagini simulatan (multiple pages - simbol ). La executarea unui click pe acest simbol, este afisata o grila de combinatii de afisare posibile : se specifica sub forma de matrice numarul de pagini afisate pe liniile respectiv pe coloanele matricii (figura 7.3.) la un moment dat.

Afisarea paginilor multiple permite si navigarea in cadrul documentului. Pe masura ce se parcurge documentul cu ajutorul butonului , afisarea inainteaza cu cate o pagina. Pe ecran raman afisate pagina la care s-a ajuns, impreuna cu cele anterioare, astfel incat sa se mentina simultan pe ecran numarul de pagini stabilite.

CAPITOL8

CORESPONDENTA IMBINATA

Obiectiv: acest capitol descrie modalitatea de a compune aceeasi scrisoare in scopul expedierii ei catre mai multe persoane. Procedura de baza consta in introducerea campurilor variabile (in conformitate cu o agenda de adrese), al caror continut este actualizat automat pentru fiecare persoana. De asemenea, se urmareste si editarea de etichete dupa acelasi principiu.

De ce este utila corespondenta imbinata?

Este stiut ca de multe ori suntem pusi in situatia de a transmite aceeasi scrisoare, cu acelasi continut (felicitare, instiintare, etc.) catre mai multe persoane. Desigur ca pentru a realiza acest lucru este necesar sa cunoastem toate informatiile utile expedierii scrisorii respective, cum ar fi:

Nume destinatar;

Prenume destinatar;

Locul de munca

Adresa domicilului;

Adresa locului de munca

Codul postal

Chiar daca scrisoarea se adreseaza unei persoane diferite, Microsoft Word are posibilitatea de a particulariza aceeasi scrisoare pentru fiecare destinatar in parte. Acest lucru se realizeaza prin introducerea in documentul scrisorii a campurilor combinate, care se refera la datele caracteristice ale destinatarilor. Pentru o organizare eficienta a acestor informatii este necesara stocarea lor intr-un fisier de tip agenda (sursa datelor).

Cele doua fisiere documentul si respectiv agenda "comunica" prin intermediul campurilor combinate variabile, astfel ca, in momentul realizarii operatiei de combinare intre fisiere, documentul preia secvential datele din agenda, actualizand campurile din scrisoare pentru fiecare inregistrare (persoana). Aceasta modalitate de a actualiza succesiv acelasi fisier prin extragerea informatiilor dintr-o agenda se aplica si la editarea etichetelor. In acest fel se economiseste atat timp cat si spatiu pe disk, deoarece nu mai este necesara introducerea fiecarei adrese in parte si nici salvarea copiilor scrisorii pentru fiecare destinatar. Aceste copii sunt create virtual in momentul combinarii si vizualizarii.

Astfel, principiul corespondentei imbinate presupune utilizarea urmatoarelor entitati:

In final, se realizeaza combinarea (legarea) celor doua entitati, in vederea listarii la imprimanta a documentului (scrisoare, eticheta, etc) particularizat pentru fiecare persoana.

Activitatea de creare a corespondentei combinate cuprinde 6 etape descrise prin intermediul unui instrument de ajutor (helper assistant) pe care Microsoft Word il pune la dispozitia utilizatorului in momentul apelarii comenzilor:

Asistentul de ajutor se activeaza in partea dreapta a ferestrei curente, ca in figura 8.1.

Figura 8.1. Activarea asistentului de ajutor pentru combinarea corespondentei (Mail Merge)

Etapele de realizare a unui document combinat sunt:

1. alegerea tipului de document utilizat pentru corespondenta:

scrisori;

mesaje electronice;

plicuri;

etichete;

2. alegerea documentului principal din urmatoarele posibilitati:

documentul curent;

document de tip sablon (template);

3. utilizarea sursei de date prin urmatoarele posibilitati :

crearea unei noi surse;   

deschiderea unei surse existente;   

utilizarea agendei Address book (lista de tip Outlook sau Contact);

4. editarea documentului principal presupune:

introducerea textului: forma de salut , forma de incheiere, etc;

introducerea campurilor variabile (combinate) 5. previzualizarea documentului principal combinat cu sursa de date:

previzualizare prin crearea unui nou document;

utilizarea barei de simboluri mail merge

6. Imprimarea propriu-zisa alegand una din variantele:

Etapele 1-6 pot fi initiate si cu ajutorul simbolurilor corespunzatoare, care se gasesc in bara de simboluri pentru activitatea de corespondenta combinata.

In urma acestor comenzi este afisata bara de instrumente Mail Merge (corespondenta combinata):

8.1. Sursa datelor

Sursa datelor este reprezentata printr-un fisier de tip baza de date sau agenda si se poate vizualiza intr-o forma tabelara.

8.1.1. Definirea si modificarea structurii (controlarea inregistrarilor)

Asa cum s-a precizat anterior, la apelarea optiunii Mail Merge (Tools > Mailing and Labels), devine activa procedura de asistenta / ajutor al acestui serviciu. Se remarca posibilitatea de parcurgere (inainte, inapoi) a celor 6 etape enumerate anterior.

Pentru a accesa sursa de date, este obligatorie inlantuirea primilor 3 pasi ai procedurii.

Etapa 1: Alegerea tipului de document (simbol grafic )

In aceasta etapa este necesara expimarea optiunii in privinta tipului de document utilizat pentru corespondenta imbinata (scrisoare, e-mail, eticheta, etc) (figura 8.2).

a. Se executa click pe una din optiuni (scrisoare, e-mail, eticheta, etc), fiecare alegere fiind insotita de o descriere.

b. Se executa click pe butonul de navigare inainte (next): se va crea un document nou de tipul ales (de exemplu scrisoare), si va fi afisata fereastra corespunzatoare pasului 2