Tehnici de inregistrare si prelucrare a informatiilor contabile

Tehnici de inregistrare si prelucrare a informatiilor contabile

De la aparitia datelor contabile pana la prezentarea lor finala ca indicatori economici ai pozitiei financiare si performantei entitatii, acestea parcurg mai multe etape de prelucrare. Schematic, etapele sunt prezentate in figura de mai jos:

Etapele de prelucrare a informatiilor contabile

Documente Registrul - Registrul Balanta de Situatii financiare

justificative jurnal Cartea mare verificare anuale

Tehnicile de inregistrare si prelucrare a informatiilor contabile privind starea si miscarea elementelor bilantiere, dupa anumite reguli, dau nastere la un sistem de formulare, corelate intre ele. Interfata dintre aceste formulare se realizeaza prin forma de contabilitate. Formularele, ca elemente componente ale formei de contabilitate sunt: documentele justificative, registrele contabile, purtatorii tehnici de date (dischete, CD-uri etc.), balanta de verificare, registrul-inventar, situatiile financiare anuale.

Sistemul contabil al entitatii a adoptat urmatoarele forme de contabilitate: forma clasica sau pe jurnal unic, forma centralizata sau pe jurnale multiple, forma maestru-sah sau pe conturi corespondente, forma informatica. Fiecare forma de contabilitate se distinge printr-o anumita structura a registrelor contabile utilizate si printr-o tehnica specifica de inregistrare cronologica si sistematica.  

Forma de contabilitate clasica sau pe jurnal unic este specifica entitatilor mici, in cadrul carora volumul operatiilor efectuate este redus. Se utilizeaza in mod corelat urmatoarele registre:

- jurnalul unic, in care se inregistreaza cronologic operatiunile;

- registrul Cartea mare, in care se inregistreaza sistematic operatiunile (sintetic si analitic);

- registrul - inventar, in care se inregistreaza rezultatele inventarierii generale a entitatii;

- balanta de verificare, prin care se centralizeaza si se verifica lunar exactitatea datelor;

- situatiile financiare anuale, in care se sintetizeaza informatiile privind pozitia financiara si performantele entitatii.

Forma de contabilitate centralizata sau pe jurnale multiple in conditiile unui volum mare de activitate, apare necesitatea diviziunii muncii contabile si, implicit, utilizarea mai multor registre contabile. In aceasta situatie, jurnalul unic este inlocuit de un sistem de jurnale auxiliare (multiple sau analitice), structurate pe tipuri de operatiuni cu caracter repetitiv. Fiecare jurnal corespunde unui singur cont, care este debitat sau creditat prin creditul, respectiv debitul altor conturi corespondente. In general, se utilizeaza urmatoarele jurnale multiple:

- jurnalul de vanzari - pentru debitul contului "Clienti"; 

- jurnalul de cumparari - pentru creditul contului "Furnizori";

- registrul de casa - pentru debitul si creditul contului "Casa";

- registrul de stocuri - pentru intrarile si iesirile de stocuri etc. 

Inregistrarile in jurnale se realizeaza pe parcursul lunii, direct pe baza documentelor justificative. La sfarsitul fiecarei luni se fac operatii de inchidere a jurnalelor analitice, toate inregistrarile fiind grupate si insumate la nivelul contului sintetic, transcriindu-se in jurnalul unic (denumit jurnal general sau centralizator).

Registrul Cartea mare se utilizeaza pentru stabilirea rulajelor lunare si a soldurilor pe conturi sintetice. Contabilitatea analitica se tine fie direct pe jurnalele analitice, fie utilizandu-se formulare specializate (fisa de cont analitic pentru valori materiale, fisa de cont pentru operatii diverse etc.).

La sfarsitul lunii se intocmesc balanta de verificare sintetica si balantele de verificare analitice, pentru centralizarea si verificarea exactitatii datelor inregistrate.

La sfarsitul exercitiului, in urma inventarierii generale, se intocmesc registrul - inventar si situatiile financiare anuale.

Schematic, se prezinta activitatea de inregistrare si prelucrare a informatiilor contabile prin forma de contabilitate pe jurnale multiple.

Forma de contabilitate centralizata sau pe jurnale multiple

Sursa: Dupa Niculae Feleaga, Liliana Malciu, Stefan Bunea "Bazele contabilitatii: o abordare europeana si internationala", Ed. Economica, Bucuresti, 2002, pag. 151

Forma de contabilitate maestru - sah sau pe conturi corespondente : specifica acestei tehnici de prelucrare a informatiilor contabile este dezvoltarea pe conturi corespondente atat a rulajului debitor, cat si a rulajului creditor al fiecarui cont sintetic. Inainte de a fi inregistrate, documentele justificative sunt prelucrate iar daca pentru acelasi fel de operatii exista mai multe documente justificative, acestea se totalizeaza zilnic cu ajutorul documentelor cumulative. Pentru inregistrarile in documente cumulative se intocmesc note de contabilitate. Se utilizeaza:

- registrul - jurnal, pentru inregistrarea cronologica a operatiunilor;

- registrul Cartea mare sah sau pe conturi corespondente, care consta in fise sah (fara a se mai folosi fisa de cont pentru operatii diverse care cumuleaza debitul, creditul si soldul pe acelasi formular). Se deschid cate doua fise sah pentru fiecare cont, una  pentru debit si o alta pentru credit. In fisa deschisa pentru debitul contului, inregistrarile se realizeaza pe conturi corespondente creditoare iar in fisa deschisa pentru creditul aceluiasi cont, inregistrarile se fac pe conturi corespondente debitoare.

- balanta de verificare, care se intocmeste la sfarsitul lunii pe baza totalurilor din fisele sah; pe baza inregistrarilor din contabilitatea analitica se intocmesc balante analitice (se utilizeaza fise de cont pentru operatii diverse si fise de cont analitic pentru valori materiale);

- registrul - inventar, in care se cumuleaza informatiile privind inventarierea desfasurata la sfarsitul exercitiului financiar;

- situatiile financiare anuale, care sintetizeaza informatiile privind pozitia financiara si rezultatele obtinute.

Forma de contabilitate maestru - sah 

Sursa: Dupa Oprea Calin, Mihai Ristea "Bazele contabilitatii", Editie revizuita si adaugita, Ed. Didactica si Pedagogica, Bucuresti, 2003, pag. 151

Forma de contabilitate informatica presupune utilizarea tehnicii electronice de calcul pentru inregistrarea si prelucrarea informatiilor contabile. Ciclul contabil de prelucrare a datelor are la intrarea in programul informatic formula contabila, pe baza acesteia cladindu-se intregul sistem de prelucrare si stocare a datelor.

Pe baza datelor introduse in program se editeaza automat registrul - jurnal pentru evidenta cronologica si registrul Cartea mare pentru evidenta sistematica. Dupa prelucrarea automata a datelor, se editeaza si balanta de verificare sintetica. In plus mai pot fi listate si alte formulare contabile care au caracter obligatoriu: jurnalul de cumparari, jurnalul de vanzari, registrul de casa, decontul de TVA, declaratii privind impozitele si taxele etc.

In functie de complexitatea activitatii si performantele programului de contabilitate utilizat, informatiile din documentele justificative pot fi inregistrate mai intai in evidenta analitica, dupa care, printr-o anumita comanda se pot transmite direct catre registrul - jurnal, pentru inregistrarea automata in evidenta sintetica. Astfel, la sfarsitul lunii se obtin concomitent si balantele de verificare analitice. Unele programe de contabilitate editeaza automat chiar si situatiile financiare anuale.

Pentru aplicarea cu succes a formei de contabilitate informatica este necesar ca operatorul sa aiba cunostintele necesare pentru utilizarea programului informatic, sa cunoasca modul in care se introduc datele, comenzile de prelucrare a informatiilor dar si editarea situatiilor de iesire. Insa, mai intai de toate, utilizatorul trebuie sa isi insuseasca logica inregistrarilor contabile. Pe de o parte, dupa cum s-a mentionat anterior, datele de intrare in program sunt constituite din formulele contabile, care trebuie cunoscute foarte bine. Ele sunt elaborate dupa analiza si contarea documentelor justificative, cu ajutorul cunostintelor de contabilitate, dobandite prin efort intelectual si foarte multa munca individuala. Daca inregistrarile sunt incorecte, atunci si informatiile prelucrate vor fi tot incorecte iar situatiile de iesire (balanta de verificare, situatiile financiare anuale) vor fi eronate. Pe de alta parte, utilizatorul trebuie sa detina acele cunostinte care sa il ajute sa exercite judecati contabile, rationamentul profesional si, nu in ultimul rand, sa interpreteze informatiile prelucrate informatizat. Deci, sa nu uitam ca tehnica electronica de calcul ne ofera sprijin in prelucrarea rapida a informatiilor contabile dar nu si in stiinta contabilitatii!

Forma de contabilitate informatica

Sursa: Ioan Oprean si colectiv "Bazele contabilitatii agentilor economici din Romania", Editia a II-a, Ed. Intelcredo, Deva, 1996, pag. 364