Tehnici de analiza financiara

Tehnici de analiza financiara

Pentru a cunoaste situatia financiara a firmei sale si a face o planificare corespunzatoare a aspectelor financiare, intreprinzatorul poate folosi unele tehnici de analiza financiara usor de utilizat. In unele situatii, aceste metode pot identifica dificultatile financiare ale firmei pentru a putea fi evitate din timp. Documentele financiare reflecta situatia financiara a firmei, insa nu ofera si solutia unei imbunatatiri financiare. Nu este suficient de a aduna date financiare si a le organiza in mod eficient, ci este necesara o analiza corespunzatoare a acestora folosind tehnici cum sunt: analiza punctului critic, analiza deviationala si analiza fluxului de casa.

1. Analiza punctului critic. Punctul critic al unei mici intreprinderi il reprezinta acel nivel de activitate (valoric sau cantitativ) in care nu se obtin profituri si nu se inregistreaza nici pierderi, adica veniturile obtinute sunt egale cu cheltuielile inregistrate. Prin analiza costurilor si cheltuielilor, intreprinzatorul poate calcula nivelul minim de activitate cerut de mentinerea in stare de functiune a firmei. Prin urmare, aceasta tehnica poate fi folosita pentru proiectarea unui volum de vanzari care sa aduca profitul scontat. De asemenea, creditorii si investitorii solicita adesea efectuarea analizei punctului critic pentru a-i ajuta in evaluarea castigurilor potentiale ale unei afaceri si, in consecinta, aceasta trebuie introdusa in planul de afaceri.

a. Determinarea valorica a punctului critic. Calculul punctului critic se face utilizand o relatie matematica simpla. Pentru aceasta, trebuie determinate mai intai costurile fixe si cele variabile. Costurile fixe sunt acelea care nu variaza in functie de modificarea volumului productiei (chirii, amortizari, dobanzi platite), in timp ce costurile variabile variaza in raport cu modificarea volumului productiei (costul materiilor prime, salarii, comisioane de vanzari etc.). Unele cheltuieli nu pot fi cuprinse strict intr-o anumita categorie de costuri deoarece contin elemente comune. Astfel, cheltuielile raman constante la un anumit volum al vanzarilor, daca volumul vanzarilor creste. Pentru calculul punctului critic este necesara separarea acestor cheltuieli pe componentele lor fixe si variabile.

Determinarea punctului critic presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Estimarea veniturilor din vanzari, a costurilor bunurilor vandute si a cheltuielilor perioadei urmatoare. Sa presupunem ca un magazin spera sa aiba in anul urmator un venit de 800 mii lei pe an, cu un cost al bunurilor care se vor vinde de 550 mii lei si un volum al cheltuielilor anticipate de 200 mii lei.

2. Clasificarea cheltuielilor estimate in fixe si variabile si a celor comune in elementele lor fixe si variabile. In exemplul nostru, vom considera cheltuielile variabile ca fiind in suma de 600 mii lei, iar cele fixe de 150 mii lei.

3. Calculul ponderii cheltuielilor variabile in volumul net al vanzarilor. Exemplificand, obtinem: . Aceasta inseamna ca 0,75 din fiecare leu se foloseste pentru acoperirea cheltuielilor variabile, restul de 0,25 ramanand ca o contributie marginala pentru acoperirea cheltuielilor fixe si pentru profit.

4. Determinarea punctului critic (PC), folosind relatia:

unde CF reprezinta costurile fixe totale, iar CM - contributia marginala, exprimata ca procent din vanzari.

In cazul nostru:

In acest punct (600 mii lei) veniturile din vanzari vor acoperi cheltuielile fixe si variabile, neinregistrandu-se nici profituri si nici pierderi. Aceasta se verifica astfel:

Vanzari la punctul critic: 600 mii

Cheltuieli variabile: -450 mii

(0,75% din vanzari) -----------

Contributia marginala: 150 mii

Cheltuieli fixe: -150 mii

-----------

Profit net (sau pierderi) 0

Relatia de determinare a punctului critic poate fi folosita pentru estimarea volumului de vanzari (V) necesar obtinerii unui anumit nivel dorit al profitului (PD), tratand profitul dorit ca si cum ar fi un cost fix. In acest caz relatia devine:

Daca in cazul nostru intreprinzatorul doreste un profit de 100 mii lei, atunci vanzarile trebuie sa fie in suma de:

b. Determinarea cantitativa a punctului critic. Unii intreprinzatori, in special industriasii, prefera sa calculeze punctul critic in unitati fizice produse sau vandute, folosind urmatoarea relatie:

in care: V_u - pretul de vanzare unitar; CV_u - costurile variabile unitare.

Luand un exemplu si pentru aceasta situatie, vom considera ca o firma producatoare de bunuri estimeaza costurile fixe la 500 mii lei, costurile variabile unitare la 50 lei, iar pretul de vanzare unitar la 80 lei, atunci se va obtine:

Transformarea acestui numar de unitati fizice in lei se va face inmultind cantitatea obtinuta cu pretul de vanzare unitar, adica:

P_c = 20.000 u.f. * 80 lei u.f. = 160.000 lei

c. Construirea graficului punctului critic. Reprezentarea grafica a punctului critic este deosebit de utila in planificarea financiara, intrucat orice intreprinzator doreste sa cunoasca punctul critic anticipat inainte de a-si porni afacerea. Graficul punctului critic se elaboreaza parcurgand urmatoarele etape:

1. Marcarea pe abscisa a unei scari care masoara volumul vanzarilor in lei, unitati fizice etc.

2. Marcarea pe ordonata a unei scari care masoara venitul si cheltuielile in lei.

3. Se reprezinta grafic cheltuielile fixe printr-o paralela la abscisa (deoarece sunt constante). Ele vor intersecta ordonata intr-un punct egal cu marimea lor. Deci, zona dintre aceasta linie si abscisa va reprezenta cheltuielile fixe ale firmei. In exemplul dat, cheltuielile fixe sunt de 150 mii lei.

4. Construirea graficului cheltuielilor totale care se reprezinta printr-o linie inclinata care isi are originea in punctul de pe ordonata in care linia costurilor fixe intersecteaza ordonata. Inclinatia acestei linii este data de evolutia costurilor totale in raport cu un anumit volum de productie. Costul total (CT) pentru un anumit nivel al vanzarilor este dat de urmatoarea relatie:

CT = CF + (CM *V)

In exemplul considerat, costul total va fi: CT = 150 + (0,75 * 800) = 750

Deci, costul total este de 750 mii lei, la un nivel al vanzarilor de 800 mii lei ( punctul B de pe grafic).

Cheltuielile variabile se obtin prin unirea punctului de intersectie a cheltuielilor fixe cu ordonata si a punctului de intersectie a liniei cheltuielilor totale cu nivelul vanzarilor (in grafic punctele A si B). Zona dintre linia costurilor totale si cea a costurilor fixe reprezinta cheltuielile variabile la diferite niveluri ale vanzarilor. Deci, zona dintre linia costurilor totale si abscisa reprezinta costurile totale. Astfel, spre exemplu, daca vanzarile sunt de 700 mii lei, costurile totale vor fi de 675 lei.

5. Reprezentarea grafica a veniturilor printr-o linie inclinata la 45 , care pleaca din origine. Ea ne arata locul unde volumul total al vanzarilor egaleaza venitul total. In exemplu, in punctul C = 800 mii vanzarile sunt egale cu venitul.

6. Identificarea punctului critic, care se gaseste la intersectia liniei cheltuielilor totale si cea a veniturilor. Zona din stanga punctului critic reprezinta pierderea, deoarece linia cheltuielilor este deasupra celei a veniturilor. Pe grafic ea este reprezentata printr-un triunghi intitulat 'zona de pierderi'. Daca insa firma are un volum de vanzari aflat la dreapta punctului critic se va inregistra profit, deoarece linia venitului este deasupra celei a cheltuielilor. In grafic este reprezentata de zona triunghiulara 'zona de profit'.

	Venituri si cheltuieli

d. Folosirea analizei punctului critic. Analiza punctului critic este un instrument de planificare deosebit de util intreprinzatorului in special cand solicita imprumuturi sau investitii. Ea ofera prilejul integrarii analizei volumului vanzarilor, cheltuielilor, venitului si altor factori relevanti. Analiza punctului critic este o prima proiectie a vanzarilor sau productiei aflata la indemana intreprinzatorului care doreste sa initieze o afacere. Este usor de inteles si folosit. Doar cu un numar redus de calcule, intreprinzatorul poate determina efectele diferitelor strategii financiare asupra derularii afacerii.

Totusi, analiza punctului critic are si unele limite. Ea este prea simpla pentru a fi utilizata ca o proiectie finala, deoarece nu ia in considerare importanta fluxului de rasa. De asemenea, acuratetea analizei depinde de exactitatea estimarii veniturilor si cheltuielilor. In sfarsit, ipotezele pe care se bazeaza analiza punctului critic (cheltuielile fixe raman constante la orice nivel al vanzarilor; cheltuielile variabile se modifica direct proportional cu schimbarea volumului vanzarilor, modificarile volumului vanzarilor nu au efecte asupra pretului de vanzare unitar) pot sa nu se potriveasca anumitor afaceri. In ciuda acestor ipoteze, totusi, aceasta metoda poate fi utilizata cu destul succes.

2. Analiza fluxului de numerar (fluxului de casa). Numerarul este unul dintre cele mai importante dar si cel mai putin productive active pe care le poate avea intreprinzatorul. Afacerea trebuie sa aiba suficient numerar pentru a-si indeplini obligatiile. Lipsa acestuia o poate duce la faliment. Creditorii, salariatii, investitorii spera sa li se dea banii la timp, iar numerarul este mijlocul prin care se realizeaza acest lucru.

Lipsa sau existenta numerarului echivaleaza cu falimentul sau succesul unei afaceri. Totusi, un numerar excesiv - format pentru a depasi unele situatii neasteptate - diminueaza posibilitatea de creste re a firmei si ii micsoreaza profitabilitatea. Gestionarea corespunzatoare a fluxului de casa ii permite intreprinzatorului sa dimensioneze cererea de numerar in asa fel incat sa evite formarea unui numerar prea mare sau sa se ajunga la o lipsa de numerar.

Un studiu efectuat in S.U.A. arata ca 61% dintre intreprinzatori afirma ca gestionarea fluxului de casa este preocuparea lor principala, urmata de strategiile preturilor si reducerea costurilor. Gestionarea fluxului de casa este o problema acuta indeosebi pentru afacerile cu o crestere rapida. Daca vanzarile cresc, intreprinzatorul trebuie sa angajeze mai multi vanzatori, sa-si mareasca capacitatea, sa-si formeze stocuri etc., ceea ce necesita un numerar substantial marit. Criza de numerar creata il poate face pe intreprinzator sa piarda controlul capitalului si, in ultima instanta, sa dea faliment.

Si fluxul de casa neuniform poate crea probleme intreprinzatorilor. Unele produse au o evolutie a vanzarilor sezoniera, ceea ce poate determina oscilarea fluxului de casa. De asemenea, platile pot si ele fluctua drastic. Plata taxelor, gratificatiile salariilor, plata stocurilor sunt cheltuieli semnificative care influenteaza fluxul de casa.

Evitarea acestor situatii neplacute se poate face prin utilizarea metodei analizei fluxului de casa. Aceasta este una din cele mai importante tehnici de management care poate fi utilizata.

In analizarea fluxului de casa intreprinzatorul trebuie sa inteleaga faptul ca numerarul si profitul nu sunt similare. Profitul reprezinta cresterea ciclica neta a capitalului unei afaceri in decursul unei perioade. El arata cat de eficient a fost condusa afacerea si reprezinta diferenta dintre venitul total si cheltuielile totale. Creditorii, salariatii, investitorii nu pot fi platiti in profit, ci doar in numerar. Numerarul il formeaza banii care circula intr-o afacere intr-un ciclu continuu. El reprezinta lichiditatea, deoarece este disponibil pentru plati. In figura 7.2 se arata fluxul general de casa al unei mici afaceri tipice.

Descresterea numerarului

Fluxul de casa este volumul de numerar care intra si iese din afacere in timpul unei perioade contabile. Scaderea numerarului se inregistreaza atunci cand se fac aprovizionari, pe credit sau in numerar, de bunuri pentru stocuri sau materiale in scopul utilizarii lor in productie. Stocul rezultat se vinde fie pe numerar, fie pe credit. Cand se primeste numerarul sau cand sunt colectate conturile de primit, numerarul firmei creste. De notat ca achizitiile pentru stocuri si productie vor genera vanzari; in acest caz platile trebuie facute in mod normal inainte de a se face vanzarea. Colectarea conturilor de primit ramane insa in urma vanzarilor, astfel incat clientii care achizitioneaza bunuri pe credit pot sa nu plateasca pana luna urmatoare.

Fig. 7.2. Fluxul de casa

7.2.2.1. Bugetul de casa. Fiecare intreprinzator trebuie sa urmareasca fluxul de casa al afacerii sale astfel incat sa poata planifica soldul de casa la anumite intervale de timp dintr-un an. Multi manageri isi deruleaza afacerile fara a cunoaste structura fluxului lor de casa, considerand ca acest proces este prea complex sau un mare consumator de timp. In realitate, conducatorul unei afaceri nu-si poate pur si simplu permite sa neglijeze administrarea fluxului de casa. Intreprinzatorul trebuie sa se asigure ca va avea un flux de casa adecvat nevoilor sale de desfasurare a activitatii. Pentru a realiza acest lucru, el trebuie sa elaboreze un buget de casa care nu este altceva decat o planificare a fluxului de casa care ii va arata nivelul numerarului necesar, momentul in care trebuie sa fie disponibil, destinatia acestuia (capital propriu, imprumuturi, activitati curente), precum si de unde provine acesta.

Pentru o afacere noua sau in crestere proiectul fluxului de casa poate face diferente dintre succes si faliment, iar pentru o afacere in derulare ii poate arata diferenta dintre crestere si stagnare.

Proiectarea fluxului de casa este cel mai important instrument de control al fluxului de numerar deoarece: este insasi bugetul fluxului de casa; reflecta necesitatile financiare; arata daca si cand este nevoie de numerar.

Proiectarea fluxului de casa este mult mai sensibila in timp decat proiectarea veniturilor. Ea trateaza in totalitate si exclusivitate problemele fluxului de casa. Miscarea fluxului de casa reflecta intrarile si iesirile de numerar, in timp ce proiectarea veniturilor reflecta cheltuielilor si veniturile ce se vor realiza, indiferent daca se produc schimbari ale fluxului de numerar.

2.2. Elaborarea bugetului de casa (proiectarea fluxului de casa)

In mod normal, intreprinzatorul trebuie sa-si elaboreze un proiect de buget de casa lunar pentru cel putin un an si sa faca estimari trimestriale pe cativa ani. Bugetul de casa trebuie sa acopere toate fluctuatiile sezoniere. Cu cat vanzarile sunt mai fluctuante cu atat va trebui sa fie mai scurt orizontul de plan. De exemplu, o firma ale carei vanzari au mari fluctuatii intr-o perioada scurta de timp poate necesita un buget de casa saptamanal.

Bugetul de casa se bazeaza pe metoda contabila de casa care presupune ca incasarile si platile in numerar se inregistreaza in viitor, atunci cand se spera ca va avea loc tranzactia. De exemplu, vanzarile pe credit catre clienti nu vor fi inregistrate pana cand nu se spera ca va fi primit numerarul aferent. Deoarece amortizarile si cheltuielile aferente rau platnicilor nu presupun un transfer de numerar, vor fi omise din bugetul de casa.

Fiind doar o previziune a intrarilor si iesirilor de numerar, bugetul de casa nu cuprinde date exacte. Totusi, aceasta ii va da intreprinzatorului o imagine clara asupra soldului de casa estimat pentru o anumita perioada, punand in evidenta situatiile in care este necesara o infuzie de numerar sau cand exista disponibilitati de numerar pentru investitii. De asemenea, prin compararea fluxului de casa actual cu cel proiectat, intreprinzatorul poate sa-si revizuiasca previziunile in asa fel incat bugetele de casa viitoare sa fie mai exacte.

Structura bugetului de casa variaza in functie de specificul numerarului fiecarei firme. In tabelul 7.2 se prezinta un buget de casa (proiect de numerar) lunar pe primul an si trimestrial pe urmatorii doi ani.

Elaborarea bugetului de casa presupune parcurgerea a cinci etape: determinarea unui sold de casa corespunzator, previziunea vanzarilor, previziunea incasarilor, a platilor, determinarea soldul de casa de la sfarsitul lunii.

a. Determinarea unui sold de casa corespunzator. Soldul de casa difera de la firma la firma, chiar daca este vorba de aceeasi afacere. Uneori se sugereaza ca soldul de casa al unei firme ar trebui sa fie egal cu cel putin o patrime din datoriile ei curente, insa acest lucru nu este valabil pentru toate afacerile. Cea mai indicata metoda de determinare a soldului de casa este cea care se bazeaza pe datele anterioare. Inregistrarile precedente servesc pentru proiectarea unui sold care sa acopere orice cheltuiala neasteptata, dupa scaderea tuturor cheltuielilor normale din incasarile lunare de numerar. De exemplu, inregistrarile precedente pot arata ca este indicat sa se mentina un sold egal cu vanzarile pe cinci zile. Fluctuatiile sezoniere pot determina modificarea soldului minim al firmei. Astfel, soldul necesar unui comerciant cu amanuntul in decembrie poate fi mai mare decat cel din iunie.

b. Previziunea vanzarilor

Cea mai importanta problema a elaborarii bugetului de casa o reprezinta previziunea vanzarilor. Ea este factorul esential in crearea unei imagini exacte a pozitiei numerarului firmei, deoarece vanzarile sunt in cele din urma transformate in intrari si plati in numerar.

Pentru cele mai multe afaceri, vanzarile constituie sursa principala a incasarilor in numerar. In mod similar, vanzarea de marfuri solicita numerar pentru completarea stocurilor. In consecinta, bugetul de casa este exact, in masura in care si previziunea vanzarilor din care deriva este precisa.

Bugetul de casa

Tabel 7.3

O afacere stabila poate sa-si previzioneze vanzarile pe baza vanzarilor trecute, insa intreprinzatorul nu trebuie sa fie prea optimist cu previziunile. Fluctuatiile economice, creste rea competitiei, oscilatiile cererii si alti factori pot modifica drastic vanzarile. Pentru previziunea vanzarilor intreprinzatorul poate folosi diferite tehnici cantitative (regresia liniara, regresia multipla, analiza seriilor temporale, nivelarea exponentiala) care extrapoleaza tendintele vanzarilor trecute si prezente, astfel incat sa se obtina o previziune cat mai corecta.

Previziunea vanzarilor unei firme noi este mai dificila, nu insa si imposibila. De exemplu, noul intreprinzator poate face studii asupra firmelor similare si a vanzarilor lor in primul an de activitate pentru a-si face o previziune. Informatiile utile in acest sens pot da si camerele de comert locale. Cercetarea de marketing este o alta metoda care poate fi utilizata pentru estimarea vanzarilor anuale ale tinerelor firme. Alte surse potentiale care pot fi folosite in previziunea vanzarilor sunt: datele privind recensamantul, ziarele, sondajele radio si de televiziune, sondajele de opinie si studiile.

Indiferent de tehnicile folosite, este totusi posibil ca si cele mai bune estimari sa fie incorecte. De aceea, multi analisti financiari sugereaza ca intreprinzatorul sa-si faca trei estimari - optimista, pesimista si cea mai posibila - si apoi sa-si elaboreze cate un buget de casa separat pentru fiecare previziune. Aceasta previziune dinamica ii ofera intreprinzatorului posibilitatea determinarii unor limite intre care vor evolua vanzarile sale.

c. Previziunea incasarilor in numerar. Asa cum s-a mai afirmat, vanzarile constituie sursa principala a incasarilor in numerar. Daca o firma vinde pe credit, bugetul de casa trebuie sa reflecte intarzierea dintre vanzare si incasare. Pentru a previziona incasari in numerar exacte, intreprinzatorul trebuie sa analizeze conturile de primit in vederea determinarii modelelor de colectare. De exemplu, evidentele precedente arata ca 55% din vanzari vor fi platite in numerar, 20% vor platite peste o luna, 15% peste doua luni, 5% nu vor putea fi colectate. In plus, incasarile in numerar pot avea loc in diferite forme: venituri din dobanzi, din chirii, dividende etc.

d. Previziunea platilor in numerar. Cei mai multi intreprinzatori care detin afaceri stabile au o imagine clara a structurii platilor in numerar. De fapt, multe din platile in numerar precum chirii, rambursarea imprumuturilor, dobanzile au marimi fixe platite la date specifice. Factorul esential in previziunea platilor in numerar in vederea elaborarii si bugetului de casa il reprezinta evidentierea lor in luna in care vor fi platite si nu cand vor trebui platite. Desigur, numarul de plati in numerar variaza in functie de fiecare afacere, insa exista si o serie de categorii de plati standard: achizitionarea de stocuri si materii prime, chirii, imprumuturi si dobanzi, cheltuieli de vanzare, cheltuieli generale, diverse cheltuieli.

Adesea, intreprinzatorii subestimeaza platile in numerar, ceea ce duce la o criza a acestuia. Pentru a preveni acest lucru, un intreprinzator intelept va considera fiecare categorie de plata mai mare decat se spera. Acest lucru este valabil in special pentru intreprinzatori care deschid noi afaceri. Unii analisti financiari recomanda o estimare cu 25-50% mai mare. Indiferent de tehnica de previziune folosita, managerul trebuie sa evite subevaluarea platilor in numerar, fapt care il poate duce la o criza severa de numerar si eventual la faliment.

e. Estimarea soldului de casa la sfarsitul lunii. Pentru estimarea soldului de casa al fiecarei luni, managerul trebuie sa determine soldul de numerar la inceputul lunii, care cuprinde disponibilul in numerar precum si conturile curente si de economii. Pe masura ce derularea bugetului de casa progreseaza, soldul de casa de la sfarsitul lunii devine soldul de casa al lunii urmatoare. Apoi, intreprinzatorul pur si simplu aduna incasarile in numerar si scade platile totale in numerar, pentru a obtine soldul la sfarsitul lunii, inainte de a face imprumuturi. Un sold pozitiv arata ca firma are un surplus de numerar lunar, in timp ce soldul negativ reflecta lipsa numerarului, care nu va putea fi evitata daca managerul nu va fi capabil sa obtina fonduri suplimentare din imprumuturi sau alte surse.

In mod normal, soldul lunar al numerarului fluctueaza in functie de evolutia sezoniera a vanzarilor. Desi aceste fluctuatii sunt normale, intreprinzatorul trebuie sa urmareasca atent oscilatiile in timp ale soldului. O tendinta crescanda a soldului reflecta un nivel al numerarului ridicat, care poate fi plasat in diferite investitii sau economii. Pe de alta parte, o evolutie descendenta a soldului trebuie sa-l alerteze pe intreprinzator ca se apropie o criza de numerar.

In mod evident, bugetul de casa reflecta nu numai incasarile si platile in numerar, ci ii permite intreprinzatorului sa anticipeze criza si surplusul de numerar.

Prin planificarea numerarului, intreprinzatorul este capabil sa utilizeze in modul cel mai eficient numerarul, sa acopere nevoile sezoniere de numerar, sa elaboreze un bun program de imprumut, sa intocmeasca un program eficient de rambursare a datoriilor, sa obtina fonduri pentru expansiune si sa planifice investirea surplusului de numerar.

In mod evident, intreprinzatorul nu-si poate permite sa piarda avantajul de a beneficia de planificarea fluxului de casa.

2.3. Gestionarea eficienta a fluxului de casa

Aproape fiecare intreprinzator are posibilitatea de a-si imbunatati situatia numerarului cu putine investitii sau chiar fara investitii. Solutia consta in evaluarea obiectiva a politicilor financiare ale firmei, studiind aspectele negative din evolutia numerarului. Firmele tinere nu-si pot permite sa risipeasca resurse si in special una care este vitala - numerarul. Prin concentrarea eforturilor de control asupra domeniilor urmatoare, managerul poate obtine maximum de beneficii din rezervele de numerar.

a. Administrarea incasarilor si platilor. O firma trebuie intotdeauna sa-si accelereze incasarile si sa-si esaloneze pe un timp mai indelungat platile.

Incasarile. Intreprinzatorii descopera destul de repede ca orice client incearca sa-si amane cat de mult platile. Gestiunea eficienta a numerarului cere insa o colectare prompta a fiecarui leu obtinut din vanzari. In timp ce unele firme solicita clientilor plati in avans, cele mai multe acorda unele forme de credit. Elaborarea unui program activ de colectare a numerarului este deosebit de importanta pentru gestionarea soldului de casa al firmei.

Prima etapa o constituie studierea atenta a clientilor inainte de a li se acorda creditul. Cheltuielile facute pentru studierea creditorilor sunt mult mai mici decat pierderile datorate eventualilor rau platnici.

Etapa urmatoare o reprezinta elaborarea unei politici de credit in scris si trimiterea ei fiecarui client pentru a cunoaste in avans termenele de credit ale firmei. In acest sens se va mentiona data facturii, termenele de plata, eventualele costuri aditionale. Intreprinzatorul trebuie sa trimita facturile imediat, deoarece clientii platesc arareori inainte de a primi notele de plata.

Intreprinzatorul trebuie sa actioneze prompt daca pentru un anumit cont se intarzie termenul de plata, deoarece cu cat durata este mai mare cu atat probabilitatea de colectare este mai redusa. El trebuie sa elaboreze un program de colectare a acestor conturi intarziate, daca este cazul.

Intreprinzatorii se pot baza pe o serie de tehnici de accelerare a incasarilor in numerar. Depunerea zilnica in banca a cecurilor clientilor si a chitantelor privind cartile de credit poate imbunatati soldul de casa al firmei. Unele banci permit depunerea chitantelor direct in conturile purtatoare de dobanzi. Altele ofera servicii de colectare prin cutii postale, clientii trimitand platile la o casuta postala indicata de banca. Aceasta colecteaza platile de cateva ori pe zi si le depoziteaza imediat in contul firmei. Procedura este eficienta daca dobanzile nu sunt prea mari.

Platile. Esalonarea platilor este la fel de importanta ca si cea a incasarilor, insa obiectivul este exact opus. Managerul trebuie sa esaloneze pe un timp mai mare platile, fara insa a influenta ratele de restituire a creditului firmei. Furnizorii pot solicita termene de plata anticipate care au un efect puternic asupra fluxului de casa. Intreprinzatorii trebuie sa-si programeze platile in asa fel incat sa fie in avantajul firmei. Gestiunea eficienta a numerarului presupune elaborarea unui calendar lunar de plata a datoriilor la timp pentru a obtine bonificatii pentru plati anticipate.

Un manager abil va negocia cale mai potrivite termene de credit cu furnizorii sai. Aproape toti furnizorii subventioneaza creditul comercial al clientilor lor si intreprinzatorul trebuie sa ia in considerare acest fapt. Totusi, deoarece creditul comercial este usor de obtinut nu trebuie abuzat de el pentru a nu pune firma intr-o situatie neplacuta. Unii intreprinzatori nu accepta creditul comercial de la furnizori, intrucat sunt in dificultati financiare. O astfel de atitudine poate ingreuna presiunea asupra soldului de casa.

Daca un intreprinzator nu are posibilitatea de a face platile, nu trebuie sa ii amane cu promisiuni pe furnizori, ci sa discute deschis situatia.

Intreprinzatorul poate sa-si imbunatateasca fluxul de casa prin propunerea platilor in numerar 'controlabile', astfel incat sa nu fie scadente la aceleasi termene.

Folosirea inteleapta a cartilor de credit ale firmei este o alta modalitate de esalonare a platilor. Totusi, intreprinzatorul trebuie sa evite cartile care maresc taxele de tranzactie.

b. Gestiunea eficienta a stocurilor. Pentru unele afaceri de mica anvergura, stocurile reprezinta o investitie importanta si pot avea influente asupra fluxului de casa. Stocurile suplimentare duc la o rata a venitului egala cu zero si restrictioneaza inutil numerarul. Evidentierea articolelor greu vandabile va da posibilitatea mentinerii unor stocuri reduse si va permite rotatia lor mai rapida. Chiar daca bonificatiile duc la costuri mai reduse ale stocurilor, achizitionarile masive pot influenta negativ numerarul disponibil. De fapt, 20% din stocurile obisnuite ale afacerilor au o circulatie rapida, astfel incat intreprinzatorul trebuie sa urmareasca in mod constant articolele cu miscare mai lenta. In sfarsit, programarea livrarii stocurilor la cele mai tarzii termene posibile previne plata prematura a facturilor.

c. Folosirea comertului de schimb (barter). Barterul este o modalitate eficienta de conservare a numerarului. Procedeu vechi, trocul si-a recastigat popularitatea recent, in conditiile de recesiune. Micile intreprinderi pot obtine si alte avantaje din practicarea barterului: neacoperirea pietelor datorita suprastocarilor; colectarea unor imprumuturi care nu ar mai fi putea fi recuperate; mentinerea contactului cu clientii potentiali de numerar; descoperirea a noi posibilitati de reclama. Practicarea barterului permite mentinerea profitabilitatii chiar in lipsa numerarului.

d. Investirea surplusului de numerar. Datorita variatiei incasarilor si platilor in numerar, o firma poate adesea dispune temporar de mai mult numerar decat are nevoie. Cand sunt in aceasta situatie, cei mai multi intreprinzatori ignora acest surplus deoarece nu sunt siguri cat de curand vor avea nevoie de el. Ei au senzatia ca un relativ mic surplus obtinut in cateva zile sau saptamani nu poate fi investit. Totusi, nu intotdeauna se intampla aceasta situatie. Intreprinzatorul care va investi imediat surplusul va descoperi repede ca acesta ii poate aduce un profit important.

Totusi, cand investeste surplusul, obiectivul intreprinzatorului nu trebuie sa fie castigul maxim (care, de regula, presupune si un risc maxim), ci va trebui sa aiba in vedere siguranta si lichiditatea investitiei. Necesitatea minimizarii riscului si accesul repede la numerar limiteaza optiunile de investitii ale intreprinzatorului.

e. Ajustarea cheltuielilor indirecte. Un nivel ridicat al cheltuielilor poate limita numerarul unei firme. Intreprinzatorii pot ajusta cheltuielile indirecte in diferite maniere. O posibilitate o constituie inchirierea, in loc de cumpararea unor bunuri. Prin inchirierea unor autovehicule, calculatoare, echipamente etc., se diminueaza cheltuielile indirecte aferente acestora.

O alta posibilitate o reprezinta evitarea cheltuielilor neesentiale. Prin evitarea unor echipamente de birou ostentative sau a unor masini luxoase care sa-i satisfaca vanitatea, intreprinzatorul poate utiliza mai eficient numerarul.

Controlul folosirii avansurilor si imprumuturilor este o modalitate de reducere a cheltuielilor indirecte. Intreprinzatorul trebuie sa acorde atentie numai acelor avansuri si imprumuturi care sunt necesare si trebuie sa tina evidente exacte ale platilor.

3. Analiza de deviatie. Pentru cei mai multi intreprinzatori, proiectarea fluxului de casa pentru un an le asigura un buget de lucru adecvat. Daca o proiectie a fluxului de casa nu garanteaza existenta unui buget corespunzator, totusi, un buget elaborat fara existenta unei astfel de proiectii nu este suficient de credibil.

Analiza de deviatie a bugetului este o metoda de control direct asupra modului de desfasurare a afacerii si nu trebuie ignorata , chiar si atunci cand lucrurile merg bine. Ea il ajuta pe intreprinzator sa-si diminueze costurile si sa-si mareasca profiturile si trebuie folosita cel putin o data pe luna pentru a fi eficienta. Daca exista mai multe proiecte, este bine sa se alcatuiasca bugete diferite si sa se faca analize deviationale pentru fiecare proiect. Fiind una din cele mai bune surse de informatii curente, analiza de deviatie reflecta ce componente ale afacerii sunt in afara controlului si care depasesc asteptarile. Structura formularelor privind analiza deviationala difera in functie de natura afacerii. Un posibil model de formular este redat in tabelul 7.4.

Coloanele care reflecta deviatia in cifre absolute (C) si relative (D) arata ce abateri si ce valori sunt semnificative. Orice abatere - fie pozitiva, fie negativa - trebuie analizata cu atentie si intelese cauzele ei. Daca deviatia este negativa, se vor lua masuri corective, iar daca este pozitiva se vor exploata performantele realizate.

Analiza de deviatie a bugetului fluxului de casa (I)

Tabel 7.4

Analiza de deviatie a fluxului de casa (II)

Tabel 7.5