Sistemul de conturi privind trezoreria societatilor comerciale

Organizarea contabilitatii trezoreriei

    Structuri contabile privind trezoreria societatilor comerciale

Sistemul de contabilitate proiectat, se inspira din Planul contabil general francez, se inscrie in Directivele IV si VII ale Comunitatii Economice Europene si se articuleaza la standardele Internationale, in special la Normele contabilitatii Internationale elaborate de I.A.S.C. (International Accounting Standards Comitee). La acestea se adauga Sistemul contabil al intreprinderii propus pentru tarile Europei de Est.

Din punct de vedere teoretic si metodologic, noul sistem adoptat in cadrul reformei contabilitatii se bazeaza pe principiile si regulile proprii normalizarii contabilitatii. Discutat din acest punct de vedere, el se defineste prin urmatoarele trasaturi:

a) promovarea contabilitatii ca instrument de gestiune pentru intreprindere si ca instrument de informare si comunicare privind situatia patrimoniala si rezultatele intreprinderii pentru investitori, fiscalitate, partenerii de afaceri si organele guvernamentale de sinteza informational; si previziune;

b) folosirea de principii si conventii generale bazate pe o terminologie precisa si identica pentru toti utilizatorii informatiei contabile;

c) definirea relatiilor intre nevoile de gestiune specifice fiecarei intreprinderi, legislatia economico-financiare

d) informatiile contabile sa dea utilizatorilor o descriere adecvata, corecta, clara, precisa si completa a operatiilor, evenimentelor si situatiilor;

e) informatiile de sinteza sa fie utile si oportune utilizatorilor atunci cand acestia iau deciziile economice.

Toate aceste trasaturi si cerinte merg si converg spre obiectivul fundamental al contabilitatii, acela de a furniza o imagine fidela asupra situatiei patrimoniului si rezultatului intreprinderii. Este un obiectiv stabilit si formalizat prin Directiva a IV-a a Comunitatii Economice Europene, preluat si in Legea contabilitatii din Romania, care prevede, in acest scop, cerinte fata de bilantul contabil 'care trebuie sa dea o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, situatiei financiare si a rezultatelor obtinute '.

Potrivit Legii contabilitatii nr. 82/1991, contabilitatea unitatilor patrimoniale se organizeaza, de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul financiar-contabil, contabilul sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie.

Totodata societatile comerciale au obligatia de a tine contabilitatea in partida dubla si sa intocmeasca bilant, respectiv dare de seama contabila in cazul institutiilor publice. Raspunderea pentru organizarea si tinerea contabilitatii conform legii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altor persoane care au obligatia gestionarii patrimoniului. Cand contabilitatea nu se tine de catre persoane autorizate, raspunderea revine patronului.

Contabilitatea financiara are la baza norme unitare privind organizarea si conducerea acesteia, prevazute in lege si in regulamentul de aplicare al legii contabilitatii, care au caracter obligatoriu pentru toate unitatile patrimoniale, avand ca obiectiv principal furnizarea informatiilor necesare atat pentru necesitatile proprii, cat si in relatiile acestora cu asociatii sau actionarii, clientii, furnizorii, bancile, organele fiscale si alte persoane juridice si fizice.

Principalul element care se aseaza la baza organizarii contabilitatii este format dintr-un ansamblu de principii sau conventii ce au in vedere regulile (normele) de intocmire a situatiilor financiare (conturi anuale) prin judecarea actiunii principiilor respective.

Organizarea contabilitatii, pe langa elaborarea normelor generale si unitare de organizarea a acesteia, necesita si rezolvarea urmatoarelor probleme: stabilirea verigilor, unde se organizeaza contabilitatea, organizarea departamentului financiar-contabil pe compartimente si functii si repartizarea personalului, alegerea formei de contabilitate cea mai corespunzatoare, a metodelor si procedurilor de evidenta si evaluare a elementelor patrimoniale, luarea in considerare a principiilor si a factorilor ce o influenteaza.

Mijloacele de organizare a contabilitatii financiare - Regulamentul privind aplicarea Legii contabilitatii

Acest Regulament a fost emis in baza prevederilor art. 42 din Legea contabilitatii nr. 82 din 24 decembrie 1991. Prin continutul sau se delimiteaza ca o sintagma a principiilor si regulilor generale privind organizarea si conducerea contabilitatii din Romania. De asemenea, Regulamentul ofera tehnici si solutii opozabile la nivelul unitatilor patrimoniale pentru realizarea contabilitatii curente a capitalurilor, activelor imobilizate, stocurilor, creantelor, datoriilor, valorilor de trezorerie, cheltuielilor si veniturilor, inventarierea patrimoniului si organizarea contabilitatii interne de gestiune.

In Regulament toate entitatile gestionare, care au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitate potrivit prevederilor Legii contabilitatii, sunt denumite unitati patrimoniale.

Toate categoriile de unitati patrimoniale delimitate ca sfera de actiune a contabilitatii sunt obligate[1]:

sa intocmeasca documente justificative pentru orice operatie care modifica masa patrimoniului;

sa inregistreze, cronologic si sistematic, operatiile patrimoniale in cadrul registrelor contabile;

sa inventarieze patrimoniul;

sa intocmeasca bilantul contabil;

sa asigure controlul asupra operatiilor patrimoniale efectuate;

sa furnizeze, sa publice si sa pastreze informatiile financiare pertinente si fiabile cu privire la situatia patrimoniului si rezultatelor obtinute de unitate.

Pentru ca cifrele sa fie reale, faptele evaluate corect, iar imaginea societatii fidela, trebuie respectate o serie de principii contabile impuse de a IV-a Directiva a Comunitatii Europene si planul contabil general.

Organizarea contabilitatii trezoreriei trebuie sa asigure realizarea obiectivelor manageriale de ordin financiar ale unitatilor patrimoniale, intre care cele care vizeaza asigurarea capacitatii de plata curenta au un loc central.

La organizarea contabilitatii trezoreriei se au in vedere urmatoarele obiective principale:

evidenta si controlul operativ a operatiilor banesti in numerar;

gestiunea si valorificarea disponibilitatilor banesti din conturile de la banci si a efectelor de primit depuse la banca;

efectuarea platilor la termenele scadente;

respectarea legislatiei financiar-bancare si fiscale;

valorificarea disponibilitatilor banesti prin plasamente de trezorerie;

alegerea si utilizarea celor mai eficiente instrumente de trezorerie si forme de decontare;

fundamentarea bugetului de trezorerie, urmarirea si explicarea fluxului net de trezorerie din operatiile de exploatare, de investitii si financiare, prin tablourile de flux si de finantare;

utilizarea pe baza unei tactici financiare judicioase a creditelor bancare pe termen scurt pentru reglarea lichiditatilor si mentinerea capacitatilor de plata continua.

Activele curente includ disponibilitatile, valorile mobiliare foarte lichide, efectele comerciale de primit si stocurile, iar pasivele curente sunt formate din efectele comerciale de platit, credite bancare pe termen scurt, partea din imprumuturile pe termen mediu si lung a caror scadenta este in cadrul exercitiului financiar curent, impozite de platit si alte obligatii (in principal cele salariale).

Daca pasivele curente cresc mai rapid decat activele curente, rata curenta scade, ceea ce constituie semnalul aparitiei unor probleme de natura economico-financiara. Toate acestea pornesc de la gestiunea trezorerie.

In sfera activitatii de trezorerie a intreprinderii se cuprind toate operatiile de gestiune a titlurilor de plasament, a valorilor de incasat, a disponibilitatilor banesti, a altor valori de trezorerie, precum si concursurile bancare sub forma creditelor de scont si de trezorerie. Organizarea contabilitatii trezoreriei are la baza relatiile generale dintre mijloacele banesti, credite pe termen scurt si terti.

In cadrul organizarii contabilitatii trezoreriei, in functie de obiectivele urmarite, se stabilesc conturile sintetice si analitice, documentele ce trebuie intocmite pentru consemnarea operatiilor, modul de prelucrare si inregistrare al acestora.

Organizarea contabilitatii mijloacelor banesti cuprinde contabilitatea mijloacelor banesti in numerar, contabilitatea mijloacelor banesti gestionate prin banca si contabilitatea altor mijloace banesti.

SISTEMUL DE CONTURI PRIVIND TREZORERIA SOCIETATILOR COMERCIALE

Structurile activitatii de trezorerie se regasesc in Planul general de conturi, clasa 5. Din clasa Conturilor de trezorerie[2] fac parte urmatoarele grupe de conturi:

50. Investitii pe termen scurt

51. Conturi la banci

53. Casa

54. Acreditive

58. Viramente interne

59. Ajustari pentru pierderea de valoare a conturilor de trezorerie

Investitiile pe termen scurt reprezinta obligatiunile emise si rascumparate, obligatiunile achizitionate si alte valori mobiliare achizitionate in vederea realizarii unui profit intr-un termen scurt.

Titlurile de plasament denumite si valori mobiliare de plasament, valori pe termen scurt negociabile sau investitii temporare sunt titluri de valoare achizitionate in vederea realizarii unui castig pe termen scurt sau protejarii lichiditatilor, dupa caz. Spre deosebire de titlurile de participare care sunt achizitionate pentru perioade mai mari de un an, perioada de rotatie a titlurilor de plasament nu depaseste, de regula, un an. Ele se identifica cu actiunile, obligatiunile, bonurile de tezaur sau trezorerie si alte titluri de valoarea dobandite pe termen scurt. Veniturile se realizeaza prin diferenta dintre pretul de vanzare mai mare si pretul de cumparare si sub forma dividendelor si dobanzilor incasate. Protejarea sau acoperirea disponibilitatilor banesti se face in raport cu fenomenul inflationist, variatia puterii de cumparare a monedei si riscul dobanzii.

La intrarea in entitate, investitiile pe termen scurt se evalueaza la costul de achizitie, prin care se intelege pretul de cumparare, sau la valoarea stabilita potrivit contractelor.

Pentru deprecierea investitiilor detinute ca active circulante, la sfarsitul exercitiului financiar, cu ocazia inventarierii, pe seama cheltuielilor se reflecta ajustari pentru pierdere de valoare.

La sfarsitul fiecarui exercitiu financiar, ajustarile pentru pierderile de valoare reflectate se suplimenteaza, diminueaza sau anuleaza, dupa caz. La iesirea din entitate a investitiilor pe termen scurt, eventualele ajustari pentru pierderi de valoare se anuleaza.

Din structura titlurilor de plasament fac parte si actiunile proprii rascumparate temporar in vederea atribuirii salariatilor societatii, regularizarii cursului de bursa sau reducerii capitalului societatii (de obicei in perioada de prelungita recesiune economica), precum si obligatiunile emise si rascumparate.

Disponibilitatile banesti in lei si in devize se delimiteaza sub forma numerarului din casieria intreprinderii, depozitelor la banca in conturile curente sau de disponibil si prin alte valori financiare care datorita naturii lor sunt convertibile imediat in disponibilitati banesti. in aceasta ultima situatie se afla valorile de incasat sub forma cecurilor, efectelor comerciale primite de la platitori si depuse la banca spre incasare. Motivatia incadrarii acestor titluri sau documente de valori in activitatea de trezorerie si nu in categoria creantelor, este aceea ca ele devin lichidabile (disponibile) intr-un termen foarte scurt.

Casa si conturi la banci

Tranzactiile in moneda nationala

Pentru a-si realiza obiectul de activitate in vederea obtinerii de profit si a genera fluxuri de numerar, orice intreprindere efectueaza in mod curent tranzactii de cumparari si vanzari de bunuri si servicii.

Operatiile curente de cumparari si vanzari de bunuri si servicii dau continut functiei comerciale a unei firme si se efectueaza pe baza politicilor de cumparari si vanzari stabilite de managerii intreprinderii.

Derularea operatiilor de cumparari de bunuri si servicii pentru activitatea curenta a intreprinderii presupune selectia furnizorilor in functie de o serie de parametri cum sunt: preturile si tarifele practicate de furnizori, termenele de livrare, mod de livrare, conditii de plata, capacitatea de productie pentru a face fata cererii, calitatea produselor, garantiile de buna executie etc.

Cumpararile de bunuri si servicii destinate consumului pentru obtinerea de alte bunuri si servicii sunt desemnate prin notiunea economica de consum intermediar.

Cumpararile curente de bunuri si servicii care formeaza consumul intermediar se pot delimita in:

cumparari de bunuri stocabile - marfuri, materii prime, materiale, ambalaje etc.;

- cumparari de bunuri nestocabile si servicii - consumul de energie electrica si apa, lucrarile si serviciile executate de terti.

Tranzactiile in moneda straina

O data cu trecerea anilor, lumea afacerilor se internationalizeaza. Prin investitii directe in strainatate, crearea de intreprinderi noi sau de societati mixte, sau prin operatiile desfasurate de birourile si reprezentantele din strainatate, se urmareste patrunderea pe noi piete si cresterea volumului vanzarilor, posibilitati crescute de finantare pe piata creditului, minimizarea costurilor prin utilizarea factorilor de productie locali, accesul la noi tehnologii. Scopul il constituie obtinerea de maximum de beneficii pentru actionari, sub forma dividendelor si a cresterii valorii actiunilor. Aceasta tendinta de globalizare are consecinte asupra unor aspecte strict contabile cum sunt: conversia situatiilor financiare exprimate in moneda straina pentru pregatirea consolidarii conturilor, tratamentul contabil al regruparilor de intreprinderi, dar si pentru managementul financiar al acestor operatii.

O societate care efectueaza tranzactii cu strainatatea sau care controleaza sau influenteaza semnificativ entitati din strainatate este expusa riscului valutar, asadar unei evolutii neanticipate a cursurilor de schimb. Expunerea se poate limita la creanta sau datoria care rezulta dintr-o operatie de export sau de import sau poate cuprinde intreaga investitie neta a unei societati rezidente intr-o intreprindere care isi desfasoara activitatea in strainatate. in ambele cazuri, obiectivul conversiei este acela de a produce rezultate care sa fie compatibile cu efectele variatiei cursurilor valutare asupra trezoreriei si/sau capitalurilor si de a asigura prin situatiile financiare o imagine fidela a rezultatelor actiunii manageriale.

Conform Standardelor Internationale de Contabilitate o tranzactie in moneda straina se defineste ca fiind acea tranzactie care este exprimata in moneda straina sau a carei decontare se efectueaza in moneda straina. Asemenea tranzactii sunt:

cumpararile de bunuri din import, respectiv vanzarea bunurilor la export, al caror pret este exprimat in moneda straina;

contractarea sau acordarea de imprumuturi care vor fi rambursate in moneda straina;

efectuarea de operatii la termen pe piata valutara, adica angajamentul ferm de a cumpara sau vinde moneda straina la un curs prestabilit la o data viitoare fixa.

O tranzactie obisnuita in moneda straina, precum un import de bunuri din strainatate, are doua componente principale, o componenta nemonetara reprezentata de bunurile fizice si o componenta monetara, care consta in decontarea datoriei fata de furnizorul extern. Daca efectuarea tranzactiei si decontarea ei au loc in cursul aceluiasi exercitiu, reflectarea acestor componente in contabilitate se face prin intermediul a doua operatii paralele: bunurile achizitionate sunt exprimate in moneda nationala cu ajutorul raportului de schimb de la data achizitiei, curs utilizat si pentru masurarea initiala a datoriei fata de furnizorul extern, iar operatiunile privind incasarile si platile in valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul zilei, comunicat de Banca Nationala a Romaniei[3].  Operatiunile de vanzare-cumparare de valuta se inregistreaza in contabilitate la cursul utilizat de banca comerciala la care se efectueaza licitatia cu valuta, fara ca acestea sa genereze in contabilitate diferente de curs valutar.

 La incheierea exercitiului financiar, diferentele de curs valutar rezultate din evaluarea disponibilitatilor in valuta si a altor valori de trezorerie, cum sunt titluri de stat in valuta, acreditive si depozite pe termen scurt in valuta, la cursul de schimb comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar, se inregistreaza in conturile de venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz.

   Operatiunile financiare in lei sau in valuta se efectueaza cu respectarea regulamentelor emise de Banca Nationala a Romaniei si a altor reglementari emise in acest scop.

Conturile la banci cuprind: valorile de incasat, cum sunt cecurile si efectele comerciale depuse la banci, disponibilitatile in lei si valuta, cecurile entitatii, creditele bancare pe termen scurt, precum si dobanzile aferente disponibilitatilor si creditelor acordate de banci in conturile curente.

Sumele virate sau depuse la banci ori prin mandat postal, pe baza de documente prezentate entitatii si neaparate inca in extrasele de cont, se inregistreaza intr-un cont distinct. Conturile curente la banci se dezvolta in analitic pe fiecare banca.

Dobanzile de incasat, aferente disponibilitatilor aflate in conturi la banci, se inregistreaza distinct in contabilitate, fata de cele de platit, aferente creditelor acordate de banci in conturile curente, precum si cele aferente creditelor bancare pe termen scurt. Dobanzile de platit si cele de incasat, aferente exercitiului financiar in curs, se inregistreaza la cheltuieli financiare sau venituri financiare, dupa caz.

Contabilitatea disponibilitatilor aflate in banci/casierie si a miscarii acestora, ca urmare a incasarilor si platilor efectuate, se tine distinct in lei si in valuta.

Conturile bancare se delimiteaza sub forma creditelor de trezorerie (soldul creditor al contului curent), creditelor bancare pe termen scurt, acordate prin cont separat pentru nevoi temporare si creditelor de scont (credit acordat de banca posesorului de credit pentru scontare inainte de scadenta).

Disponibilitatile sau depozitele create in conturile de banca pot functiona la vedere sau la termen. Daca nu actioneaza la vedere este recomandabil sa se utilizeze tehnica contului curent sau a casei de credit. Prin acest cont se inregistreaza toate operatiile banesti intre intreprindere si banca. in situatia in care incasarile sunt mai mari decat platile, soldul contului reprezinta disponibilitatile banesti, iar daca incasarile sunt mai mici decat platile, soldul exprima creditele acordate de banca.

Depozitele la termen in banca reprezinta o forma de imobilizare a lichiditatilor pana la un an, fara a fi transferabile sau utilizate inainte de termenul final. Procedand astfel, dobanda este mai mare decat in cazul disponibilitatilor banesti la vedere, care lipseste sau este foarte mica.

Tot din categoria disponibilitatilor banesti fac parte acreditivele si avansurile de trezorerie. Prin pozitia avansuri de trezorerie sunt delimitate disponibilitatile banesti repartizate spre a fi girate de catre administratori sau alte persoane imputernicite de Intreprindere in vederea efectuarii unor plati in favoarea intreprinderii. La aceasta pozitie se includ si avansurile acordate salariatilor pentru efectuarea de cumparari.

In vederea achitarii unor obligatii fata de furnizori, entitatile pot solicita deschiderea de acreditive la banci, in lei sau in valuta, in favoarea acestora.

 Sumele depuse la banci si sumele in numerar, puse la dispozitia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza in contabilitate in conturi distincte.

In contul de viramente interne se inregistreaza transferurile de disponibilitati banesti intre conturile la banci, precum si intre conturile la banci si casieria entitatii. Acreditivul reprezinta mijloacele banesti pastrate la banca intr-un cont distinct la dispozitia furnizorului din care urmeaza a se efectua platile catre acesta pe masura livrarii marfurilor, executarii lucrarilor sau prestarii de servicii.

Structura patrimoniala denumita alte valori de trezorerie se individualizeaza sub forma timbrelor fiscale si postale, tichetelor si biletelor de calatorie, biletelor de tratament si odihna si alte valori.