Procesul de elaborare a planului de afaceri

Procesul de elaborare a planului de afaceri

Desi planul de afaceri nu are o forma standard, marimea si continutul acestuia variind in functie de scopul urmarit, procesul elaborarii lui cuprinde doua mari etape: culegerea informatiilor si organizarea acestora.

1. Culegerea informatiilor. Un plan de afaceri eficient trebuie sa se bazeze pe informatii exacte si convingatoare. Informatiile necesare intocmirii planului de afaceri trebuie sa fie disponibile inainte de inceperea sa, pentru a nu se intrerupe procesul de elaborare din cauza lipsei de informatii.

Informatiile necesare elaborarii unui plan de afaceri cuprind urmatoarele.

- numele si adresa firmei, data inregistrarii si sfera de activitate;

- structura legala;

- prezentarea fondurilor si a asociatilor principali;

- statistici ale pietei (marime, tendinte);

- factori de influenta ce pot afecta dezvoltarea in viitor;

- date referitoare la concurenti: cifra vanzarilor, profituri, studii de marketing, tendinte actuale ale vanzarilor lor;

- date referitoare la costul materialelor si manoperei;

- articole aparute in presa despre afacere;

- marturii scrise ale fostilor si actualilor beneficiari prin care se arata ca sunt multumiti de produse (servicii);

- beneficiari potentiali;

- principalii furnizori;

- proiecte actuale si de perspectiva privind cercetarea si dezvoltarea firmei;

- reglementari si legi care ar putea afecta afacerea;

- informatii referitoare la patente, marci, drepturi de autor.

2. Organizarea informatiilor. Planul de afaceri trebuie sa cuprinda sectiuni distincte privind descrierea afacerii, strategia acesteia, produsele sau serviciile, strategiile de marketing, planul de operatii, informatiile financiare.

Un posibil model de plan de afaceri poate avea urmatoarea structura:

1. Pagina de titlu

2. Obiectivul principal

3. Cuprins

4. Rezumat

5. Istoricul firmei

6. Descrierea afacerii

7. Descrierea produselor/serviciilor

8. Planul de marketing

9. Planul managerial

10. Planul de management financiar

11. Propunerea de imprumut.

3. Descrierea continutului planului de afaceri

1. Pagina de titlu. O pagina de titlu trebuie sa cuprinda:

- identificarea firmei;

- precizarea sediului firmei.

Pagina de titlu nu trebuie sa fie incarcata. Ea trebuie sa fie eleganta, atractiva si ordonata. Daca planul se va folosi pentru solicitarea unui imprumut, se va folosi o coperta distincta pentru fiecare banca sau sursa de capital solicitata.

2. Obiectivul principal. Prima pagina a planului de afaceri trebuie sa prezinte obiectivul principal pe cat de simplu este posibil. Continutul ei este in functie de scopul urmarit. Daca, de exemplu, planul de afaceri este elaborat pentru a se obtine un imprumut, obiectivul principal trebuie sa raspunda la o serie de intrebari privind solicitantul imprumutului, forma de societate comerciala adoptata, suma solicitata, scopul imprumutului, modul de folosire a banilor, in ce fel va influenta mersul afacerii suma imprumutata, modul de restituire a imprumutului. In mod obisnuit, obiectivul principal nu trebuie sa depaseasca o pagina.

Obiectivul principal nu poate fi redactat pana nu s-a calculat necesarul de capital de imprumut si nu s-a elaborat sectiunea privind informatiile financiare.

3. Cuprinsul planului de afaceri. Un plan de afaceri are cinci sectiuni: descrierea afacerii, descrierea produselor/serviciilor, planul de marketing, planul managerial, planul de management financiar. Ele pot fi mai mari sau mai mici, in functie de gradul de detaliere dorit. Daca se urmareste suplimentarea unui credit existent sau obtinerea unui fond de investitii relativ mic, este suficient un plan care indica domeniul si perspectivele firmei. Un astfel de plan este indicat sa se elaboreze de firmele fara traditie, in primele faze de dezvoltare. El poate fi utilizat insa si de firmele cu traditie, daca doresc sa testeze pozitia unor eventuali investitori fata de acestea. Daca insa se urmareste acordarea unui imprumut mai mare, va trebui elaborat un plan care sa contina in profunzime studiul pietei, vanzarile proiectate pe o perioada de cinci ani, informatii detaliate asupra cercetarii si dezvoltari si date financiare care sa sustina prevederile si proiectele activitatii firmei.

4. Rezumatul. Rezumatul descrie toate elementele esentiale ale planului de afaceri in 2-3 pagini si trebuie sa contina urmatoarele informatii:

- o scurta descriere a produsului sau serviciilor;

- o scurta descriere a pietei si a locului firmei pe aceasta piata;

- o scurta prezentare a calificari echipei de conducere care asigura succesul in afaceri;

- o prezentare condensata a datelor financiare;

- venitul anual si castigul net pe ultimii cinci ani;

- o estimare a sumei necesare a fi imprumutata si prezentarea modului in care vor fi folositi banii si a modului de restituire a imprumutului. Sintetizarea informatiilor de mai sus intr-o forma concentrata va putea permite formarea unei viziuni clare si precise asupra planului complet. Obiectivul rezumatului planului este de a convinge creditorii si investitorii sa-si continue lectura planului de afaceri. Un rezumat concis, frumos redactat si convingator va retine intotdeauna atentia si va crea o prima impresie favorabila despre intreprinzator si afacerea sa.

Daca planul este trimis unor financiari care nu-l cunosc pe intreprinzator sau care ar putea sa nu fie interesati de oferta, se poate trimite numai rezumatul cu o scrisoare de prezentare. In felul acesta se pastreaza secretul asupra detaliilor planului, iar daca rezumatul trezeste interesul financiarilor, se va expedia si restul planului.

5. Istoricul firmei. Managerul unei firme existente trebuie sa elaboreze un scurt istoric al firmei care trebuie sa cuprinda data infiintarii, scopul ei, realizarile mai importante, eventuala modificare a profitului, esecurile si crizele prin care a trecut. Unii manageri omit, de regula, ultimele doua aspecte, insa desi nu trebuie insistat prea mult asupra esecurilor, ele trebuie mentionate, pentru a da credibilitate planului.

6. Descrierea afacerii. In aceasta sectiune trebuie sa se faca o descriere detaliata a afacerii.

Pentru familiarizarea creditorilor si investitorilor cu natura afacerii, intreprinzatorii trebuie sa cuprinda in planul de afaceri si o descriere generala a afacerii. Ea trebuie sa inceapa cu prezentarea scopurilor generale ale afacerii si o definire mai limitata a obiectivelor sale imediate. Scopurile se refera la o perioada mai mare de timp, reflectand intentia firmei intr-un viitor mai indepartat. Ele reprezinta aspiratiile care ghideaza directia generala a afacerii si exprima ratiunea de a fi a firmei.

Obiectivele sunt sarcini specifice pe termen scurt care pot fi atinse, masurabile si controlabile. Fiecare obiectiv trebuie sa reflecteze un anumit scop general al afacerii si cuprinde o tehnica de masurare a progresului inregistrat de firma.

Descrierea generala a afacerii trebuie deci sa cuprinda situatia actuala a afacerii si sa identifice factorii cheie ai succesului. Cu alte cuvinte, trebuie precizat domeniul de activitate al afacerii (comert, servicii, industrie), produsele si/sau serviciile, clientii. De asemenea, se va reflecta stadiul afacerii: noua, expansiune, preluarea unei afaceri existente. Nu trebuie omisa nici forma de societate comerciala a firmei. Se va arata si modul in care va ajunge profitabila afacerea, data cand va incepe sa se deruleze. Raspunsurile vor fi, desigur, diferentiate in functie de faptul daca afacerea este incipienta sau este o preluare a unei afaceri existente. Tot in acest subcapitol se vor prezenta si influentele reglementarilor guvernamentale si legislative asupra derularii afacerii.

7. Descrierea produselor/serviciilor. Planul de afaceri trebuie sa cuprinda si o descriere generala a produselor/serviciilor firmei si a modului lor de folosire. Descrierea trebuie facuta in asa fel incat creditorii si investitorii sa fie convinsi ca oferta prezentata de intreprinzator este mai eficienta decat cea a concurentei. Se pot folosi in acest sens desene, diagrame si fotografii sau mostre. De mare ajutor poate fi prezentarea pozitiei produsului in cadrul ciclului sau de viata. Financiarii sunt deosebiti de interesati de existenta unor patente si drepturi de autor care sa protejeze produsul si sa impiedice concurenta de a anula produsul, odata ce acesta are succes pe piata. Planul de afaceri trebuie sa cuprinda si o comparatie a produselor sau serviciilor firmei cu cele ale competitorilor, prezentand elementele specifice si caracteristicile ce dau unicitate produselor sau serviciilor. Trebuie, de asemenea, aratata evolutia produselor. Investitorii rareori sprijina firma care realizeaza un singur produs. De aceea, se vor arata ce noi produse sau servicii pot fi generate si cand pot fi introduse acestea.

Pentru produse se va face si o descriere a procesului de productie, materiile prime de baza necesare si sursele lor de aprovizionare. De asemenea, se vor arata metodele de productie folosite si se va prezenta o schita a amplasarii fabricii.

8. Planul de marketing. Marketingul joaca un rol vital in investitiile de succes. Elementul cheie al unui plan de marketing de succes este buna cunoastere a nevoilor, dorintelor si asteptarilor clientilor. Identificind acesti factori, se poate realiza o strategie de marketing care va permite satisfacerea nevoilor clientilor.

Prin planul de marketing trebuie sa se raspunda la urmatoarele intrebari:

Cine sunt clientii? Definirea pietei vizata.

Piata este in crestere? Constanta? In declin?

Poate fi extinsa piata?

Cum se va mentine si creste cota de piata?

Care este politica de preturi?

Care este sistemul de distributie folosit?

Concurenta. Mediul de afaceri este un mediu volatil si inalt competitiv, de aceea pentru a avea succes, trebuie cunoscuta foarte bine concurenta. Pentru aceasta, trebuie sa se dea raspuns la intrebarile:

Care sunt primii cinci concurenti directi?

Cine sunt concurentii indirecti?

Cum sunt afacerile lor: constante, in crestere, in declin?

Care sunt punctele lor tari si cele slabe?

Prin ce difera produsul firmei de cel al concurentilor?

Politica de pret si vanzari. Politica de pret este o alta tehnica de marketing care contribuie la competitivitatea firmei. Trebuie studiata si politica de pret a concurentilor

Publicitatea, promotiile si relatiile publice. Felul in care sunt promovate bunurile si serviciile poate contribui la succesul sau esecul afacerii.

9. Planul managerial. Cel mai important factor in succesul unei afaceri il reprezinta conducerea. Creditorii si investitorii apreciaza in mod deosebit abilitatea si experienta echipei de conducere in luarea deciziilor financiare. In acest sens, trebuie prezentate aptitudinile si competenta managerilor, introducandu-se un paragraf privind formatia fiecarui membru al echipei, incluzand date despre existenta profesionala, realizarile profesionale, locuri de munca avute, cu date exacte si motivele schimbarii serviciului, studii (scoli urmate, diplome obtinute, absolviri, cu date exacte). De asemenea, trebuie descrisa si personalitatea membrilor echipei de conducere si modul cum ei se completeaza reciproc. Financiarii investigheaza nu numai creditul de care se bucura firma ci si cel al echipei de conducere

Planul managerial trebuie sa rapunda la anumite intrebari, cum ar fi:

Cum contribuie experienta antreprenoriala la succesul afacerii?

Cine va face parte din echipa manageriala?

Care sunt punctele tari si cele slabe ale echipei manageriale?

Care sunt responsabilitatile acesteia?

Sunt bine definite aceste responsabilitati?

Care este necesarul curent de personal?

Care sunt planurile privind angajarea si instruirea  personalului?

Ce salarii, beneficii, concedii sunt oferite salariatilor?

10. Planul de management financiar Managementul financiar solid este una dintre cele mai bune cai pentru ca afacerea sa ramana profitabila si solvabila. Creditorii si investitorii analizeaza cu foarte multa atentie informatiile financiare cuprinse in planul de management financiar. Ei folosesc, de asemenea, situatiile financiare ale firmei pe anii precedenti pentru a analiza sanatatea financiara a firmei si posibilitatea ei de a rambursa imprumuturile sau de a obtine un venit corespunzator. Intreprinzatorul trebuie sa elaboreze cu atentie si proiecte financiare pe urmatorii ani. Pentru aceasta se utilizeaza unele documente de control, cum sunt bilantul, declaratiile de venit, fluxul de casa. De asemenea, pentru a elabora un plan demanagement financiar cat mai convingator va trebui sa foloseasca analiza punctului critic si analiza deviationala si sa proiecteze un flux de casa adecvat de casa.

Planul de management financiar trebuie sa cuprinda urmatoarele cheltuieli:

Personal, Asigurari, Chirii, Amortizari, Plata imprumuturilor,

Publicitate si promovare, Contabilitate, Cheltuieli neprevazute,

Salarii si prime, Utilitati, Datorii / subscriptii / Onorarii, Taxe, Reparatii.

Planul de management financiar trebuie sa cuprinda balanta de verificare, proiectia veniturilor reale (profitul si pierderile prevazute) si fluxul de casa.

11. Propunerea de imprumut In acest subcapitol al planului de afaceri se prezinta scopul imprumutului, suma ceruta si termenele de restituire a imprumutului. Scopul imprumutului trebuie sa fie descris in mod detaliat, precizandu-se modul exact de folosire a fondurilor. O formulare a scopului folosirii fondurilor de genul 'modernizare', 'fond de rulment' sau 'expansiune' este insuficienta si este greu de presupus ca va fi acceptata ca fiind multumitoare de catre creditor sau investitor. De aceea, se vor face descrieri amanuntite cum ar fi, de exemplu, modernizarea productiei prin introducerea a cinci noi razboaie de tesut de mare randament care vor mari productivitatea cu 10%.

Intreprinzatorul trebuie, de asemenea, sa precizeze suma exacta ceruta ca imprumut, anexand si unele date ajutatoare, cum sunt volumul vanzarilor trecute si nivelul productiei realizate. El nu trebuie sa ceara o suma mai mare de bani pentru a obtine macar o parte din ei, deoarece financiarii sunt familiarizati cu structura costurilor industriale si comerciale.

Un alt element cheie al propunerii de imprumut sau investitie il reprezinta programul de rambursare a fondurilor solicitate. Proiectele financiare trebuie sa reflecte capacitatea firmei de a rambursa imprumutul si de a realiza un venit corespunzator. Fara o astfel de dovada, cererea de imprumut este grea de crezut ca va fi acceptabila.

In sfarsit, intreprinzatorul trebuie sa includa si un plan de evaluare in timp a proiectului propus. In acest sens se va arata data estimata a lansarii proiectului si termenele principale de realizare a diferitelor etape.