Tehnici de analiza a posturilor si a muncii

Tehnici de analiza a posturilor si a muncii

Pentru ca procesul de analiza a muncii sa-si atinga scopul pentru care este efectuat si pentru adunarea tuturor informatiilor necesare bunei desfasurari a analizei, sunt folosite mai multe tehnici. Adoptarea unei tehnici de analiza sau a alteia se face in functie de obiectivul pe care specialistul de resurse umane il are de rezolvat si nu in ultimul rand de resursele afectate si de cultura organizatiei. Dintre tehnicile de culegere a informatiilor pentru analiza posturilor, amintim:

analiza documentelor care au legatura cu postul respectiv;

foaia zilnica de lucru;

autofotografierea;

observarea;

chestionarele;

interviul;

procedeele grafice;

incidentele critice;

a)Analiza documentelor care au legatura cu postul respectiv- metoda presupune studierea tuturor documentelor care au legatura cu postul analizat: organigrame, regulamente de organizare si functionare, registrul de munca, fise tehnologice, documente referitoare la intrarile si iesirile de materiale, echipamente, resurse financiare, productivitate, etc. Este o metoda formala, deoarece se bazeaza pe documente scrise, cu caracter oficial. Studiul acestor documente ajuta mai mult in activitatea de planificare organizationala si pentru reproiectarea posturilor, motiv pentru care trebuie asociata cu alta metoda.

b) Foaia zilnica de lucru - se foloseste in cazul unei activitati simple si de rutina. Procedeul consta in completarea zilnica a unei foi de lucru, aceasta poate oferi analistului o imagine destul de clara asupra postului. Angajatul este pus sa completeze zilnic o foaie de lucru in care precizeaza in ordine cronologica: momentul inceperii, momentul opririi si durata fiecarei activitati. Pentru fiecare activitate se adauga timpul admisibil pentru pregatire sau incheierea operatiei. Se vor consemna de asemenea si timpii de inactivitate pentru odihna, masa, necesitati fiziologice sau activitati neprevazute in sarcinile postului. Procesul se aseamana cu cel de fotografiere a utilizarii timpului de lucru. Foaia zilnica de lucru poate cuprinde si o rubrica referitoare la importanta activitatii consemnate. Pentru a fi concludenta operatiunea se repeta pe parcursul mai multor zile de lucru. Daca sistemul se foloseste la fotografierea unor activitati mai complexe, timpul de studiu se va prelungi pana la durate de luni de zile de consemnari zilnice. Utilizarea metodei trebuie precedata de o discutie cu titularul postului de-si asuma raspunderea operatiunii de a nu denatura voit durata lucrarilor executate din dorinta de a nu-si pierde postul sau datorita temerii de a nu primi sarcini in plus. Controlul atent al superiorului ierarhic poate diminua sau elimina astfel de erori din partea ocupantului postului.

c) Autofotografierea - este efectuata direct de catre angajat care este pus sa tina o evidenta scrisa a activitatii desfasurate precizand pentru fiecare timpul necesar, cunostiintele, deprinderile si aptitudinile necesare, eventual echipamentele folosite sau alte elemente caracteristice. Ocupantul poate fi pus sa faca diferentieri in cadrul sarcinilor curente pe care le desfasoara, a celor pe care le considera importante ceea ce va ajuta la proiectarea corecta a ponderii sarcinii postului. Fisa de autofotografiere ar mai putea cuprinde si o rubrica cu activitati anticipate, ocupantul postului fiind pus in situatia de a se implica in strategia de dezvoltare a activitatii pe care o desfasoara. Cu cat procesul de autofotografiere contine mai multe elemente pe care ocupantul trebuie sa le surprinda - cunostiinte, abilitati, comportamente sau activitati anticipate cu atat va fi necesara o pregatire mai amanuntita si mai aprofundata a ocupantului care va executa operatiunea pentru a intelege cum trebuie facuta si ce trebuie sa observe dar mai ales care este scopul demersurilor sale. Aceasta metoda este importanta pentru configurarea unui post nou pentru reproiectarea celui vechi dar si pentru anticiparea unor sarcini pe care cel mai bine le va observa chiar ocupantul postului.

Cele doua metode foaia zilnica de lucru si autofotografierea sunt metode care necestita costuri scazute de operare dar este necesara pregatirea anticipata a ocupantului de post. Se pot folosi la reconfigurarea posturilor de rutina care nu necestia calificari complexe sau in cazul celor ocupate de persoane cu inalta calificare, capabile sa faca observatii de finete asupra activitatilor efectuate.

d) Fotografierea utilizarii timpului de lucru- este un procedeu folosit pentru a se determina nivelul postului sub aspectul pregatirii/calificarii in baza sarcinilor care trebuie executate intr-un anumit interval de timp. Analistul cronometreaza timpul consumat pentru efectuarea sarcinilor, le consemneaza si asigura corelarea lor cu nivelul studiilor/calificarii. In baza acestei analize postul este ierarhizat in categoria in care activitatile efectuate au ponderea cea mai mare. Metode este utila pentru reproiectarea posturilor prin metoda eliminarii sarcinilor care implica un tip de pregatire sub nivelul pentru care a fost proiectat (se elimina sarcinile de nivel mediu pentru persoanele incadrate pe functii de nivel superior).

e) Observarea - consta in urmarierea desfasurarii activitatii ocupantului postului de catre un analist. Scopul observarii este obtinerea de informatii cat mai detaliate despre sarcinile care revin postului respectiv in succesiunea derularii lor. Analistul va urmari ce are de facut ocupantul, in cat timp efectueaza fiecare sarcina, care se suprapun, care nu se pot executa, ce echipamente de lucru foloseste ocupantul, factorii care conditioneaza derularea activitatii, factorii de risc, conditiile de munca si sursele de disconfort fizic, psihic precum si cauzele care introduc stari confuze.

Inainte de inceperea operatiunii, analistul trebuie sa fie documentat asupra postului, calitatea procedurii fiind influentata de mijloacele de inregistrare folosite si de pregatirea si experienta analistului.

Observarea trebuie facuta fara a intrerupe desfasurarea activitatilor angajatului prin notarea sistematica a datelor si comentariilor pe care le considera necesare.

Observarea poate fi continua caz in care se inregistreaza tot ceea ce face angajatul in postul supus analizei sau observarea poate fi discontinua cand analistul se concentreaza pe structura activitatii nu pe procese, situatie in care observarea are mai mult un caracter statistic. Se evalueaza unitatile de timp necesare pentru indeplinirea sarcinilor si se estimeaza fractiunile de timp reprezentate de o anumita componenta a activitatii. Frecventa aparitiei unei operatii va determina stabilirea ponderii acesteia in activitatea supusa analizei.

Observarea este mai mult o metoda de culegere a informatiilor si mai putin una propriu zisa de analiza a postului, la fel ca si cele prezentate anterior. Ea nu va fi folosita niciodata singura in procesul de analiza a postului.

f) interviul - la fel ca metodele anterioare este o metoda de culegere a informatiilor despre post. Pentru a putea realiza interviul, analistul trebuie sa cunoasca indeaproape organizatia si posturile care fac obiectul analizei. Scopul interviului este de a ilustra pe baza informatiilor preluate de la ocupantii posturilor, contextul in care se  desfasoara munca si continutul acesteia in cadrul fiecarui post in parte. De aceea, analistul trebuie sa-si focalizeze investigatiile pe cateva directii importante:

documente, reglementari, instructiuni, informatii care ajung la ocupantul postului si in baza carora se desfasoara activitatea in postul respectiv;

schimbul de informatii si relatiile cu alte posturi;

continutul sarcinilor de munca, responsabilitatilor postului, ponderea fiecareia in procesul muncii, timpul alocat, gradul de dificultate,

modul in care detinatorul postului isi organizeaza munca;

sistemul de control, cine controleaza, cand, cum si unde controleaza;

deficientele legate de mijloacele de munca: echipamente, materiale, etc

incidentela care apar sau sunt posibile pe parcursul derularii activitatii;

conditiile fizice si fiziologice de munca: orar, ritm de munca,efort, factori fizici de munca precum zgomotul, iluminatul umiditatea, praful, etc

factori de satisfactie in munca

Analistul trebuie sa pregateasca un chestionar orientativ pentru obtinerea informatiilor necesare descrierii postului respectiv, de tipul:

ce documente, instructiuni, informatii ajung la Dvs si la care trebuie sa dati un raspuns?

cui transmiteti informatiile primite? Care sunt posturile cu care faceti schimb de informatii?

in ce consta munca Dvs, cum se desfasoara si cum o organizati Dvs?

care sunt sarcinile indeplinite zilnic, saptamanal si lunar in cadrul postului?

care sunt sarcinile preponderente ale postului?

care sunt instrumentele, echipamentele si masinile cu care lucrati?

care este rolul postului in contextul colectivului/sectiei/serviciului, etc?

ce subordonati aveti, descrieti pe scurt posturile, numarul lor, responsabilitatile

ce relatii exterioare aveti cu clientii si furnizorii?

ce dificultati intampinati in exercitarea muncii (riscuri, constrangeri, etc)

care sunt cerintele postului privind pregatirea profesionala?

sunteti antrenat si in alte activitati colaterale postului(sindicat, activitati social-culturale, consiliu de conducere a colectivului, etc)

in ce masura va sustrag acestea de la indeplinirea sarcinilor profesionale?

propuneri pentru eliminarea deficientelor sesizate

Intrebarile care se vor pune vor fi scurte si clare, ele trebuie sa vizeze probleme importante. Setul de intrebari va fi rezonabil ca numar, sa nu depaseasca un numar de 20. Analistul trebuie sa aiba capacitatea de a stabili o conexiune cu intervievatii. Abordarea trebuie sa fie plina de tact, angajatul trebuie sa fie informat anticipat asupra obiectivelor urmarite cat si asupra faptului ca raspunsurile sale nu-i vor periclita locul de munca. Este recomandabil ca interviul sa se desfasoare intr-un loc retras fara factori perturbatori sau de constrangere.

Analistul trebuie sa aiba o buna capacitate analitica deoarece pe masura ce interviul avanseaza va trebui sa exploreze in profunzime caracteristicile cheie ale postului. El poate lua notite bine organizate pe probleme, ceea ce-l va ajuta sa depisteze eventualele omisiuni, sa elaboreze si sa redacteze ulterior materialele. Este recomandabil ca sa fie intervievate mai multe persoane care ocupa acelasi tip de post,  a sefilor directi si a celor cu care colaboreaza in mod direct pentru a putea evita distorsionarea rezultatelor si pentru a putea compara rezultatele obtinute. Pentru obiectivarea datelor din interviul direct se poate recurge si la un interviu colectiv. Analistul trebuie sa rețina faptele, nu impresiile si trebuie sa nu sugereze raspunsurile ocupantilor de post sa nu ofere interlocutorilor ocazia de a se lansa in detalii irelevante pentru scopul analizei.

Un model de chestionar, a caror intrebari pot fi urmatoarele :

care sunt sarcinile indeplinite in cadrul postului?

care este rolul postului in contextul companiei/colectivului, sectiei, atelierului?

care sunt sarcinile preponderente ale postului?(descrierea lor)

care sunt responsabilitatile dvs?

care sunt relatiile interpersonale in colectivul de munca, cu superiorii si subordonatii?

ce subordonati aveti, descrieti pe scurt posturile, numarul lor, responsabilitatile

ce relatii exterioare aveti cu clientii si furnizorii?

care sunt constrangerile impuse de post?

care sunt constrangerile postului impuse subordonatilor?

cum folositi timpul de lucru?

aveti timpi morti in activitate?

ce dificultati intampinati in exercitarea muncii?

care sunt cerintele postului privind pregatirea profesionala?

care este parerea dvs privind gradul in care corespundeti acestor cerinte?

cunoasteti gradul de salarizare pe care-l ofera alte companii pentru postul pe care il ocupati?

sunteti multumit de salariul dvs?

este corelat cu activitatea desfasurata?

daca nu sunteti multumit, explicati, de ce?

sunteti antrenat si in alte activitati colaterale postului, sindicat act social-culturale

in ce masura aceste va ajuta/va sustrag de la indeplinirea sarcinilor profesionale?

propuneri pentru eliminarea deficientelor sesizate.

Daca sunt antrenate mai multe persoane, discutiile se vor axa pe identificarea sarcinilor de lucru. Metoda, indiferent de varianta aleasa poate scoate in evidenta aspecte care nu au fost inregistrate in documente, care au scapat observatorului sau care au fost prezentate denaturat, motiv pentru care se recomanda folosirea ei in asociere cu metodele anterior prezentate.

g) Chestionarele - acestea constituie pentru multe organizatii, varianta cea mai rapida si mai ieftina pentru obtinerea informatiilor despre posturile supuse atentiei. Chestionarele permit obtinerea de informatii despre posturi care scapa atentiei prin celelalte procedee analizate. Pe piata exista numeroase variante de chestionare structurate pentru analiza posturilor: universale sau la comanda. Comune pentru toate acestea sunt urmatoarele elemente:

marimi de intrare: sursa informatiilor despre sarcinile care trebuie efectuate de catre ocupantul postului (care sunt, de unde le obtine),

procese mentale: gandirea, planificarea si implicarea,

activitati fizice desfasurate si echipamente utilizate;

relatiile de munca cu subordonatii, superiorii si colegii;

contextul muncii: mediul fizic si social.

In functie de continutul si forma intrebarilor, chestionarele pot fi deschise si inchise:

Chestionarele deschise - permit o gama larga de raspunsuri pentru fiecare intrebare si sunt cele mai folosite in analiza posturilor. Chestionarele trebuie adaptate tipului de post a carui analiza se face : posturi de conducere, posturi de executie, posturi care presupun munca intelectuala, posturi axate pe munca manuala, etc. In functie de natura muncii analizate chestionarele se completeaza cu indicii pentru a usura completarea lui. Unii repondenti sunt tentati in a raspunde la modul general la intrebarile continute, atunci chestionarul va trebui completat de un interviu al ocupantului postului.

Chestionarele inchise - contin o enumerare de caracteristici ale muncii insotite uneori si de definitii. Titularul postului sau superiorul direct al acestuia bifeaza rubricile chestionarului in dreptul informatiei adecvate. Raspunsurile semnifica absenta sau prezente unei anumite caracteristici, precizari ale timpului cerut sau gradului de complexitate a activitatilor. Acest tip de chestionar este mult mai greu de conceput decat unul deschis, deoarece acesta trebuie sa reflecte cat mai exact natura postului, sa fie complete si pertinente.

Indiferent de tipul de chestionar adoptat, acesta trebuie sa contina o serie de intrebari care urmaresc obtinerea unor raspunsuri capabile sa ofere o descriere completa a activitatilor si cerintelor specifice fiecarui post.

Dintre chestionarele structurate cel mai cunoscut este Chestionarul pentru analiza postului(Position Analysis Questionaire - PAQ), elaborat de McCornick si colectivul (1972). PAQ este structurat in 6 categorii de munca si cuprinde 194 de intrebari, dintre care 187 se refera la comportamente in munca iar 7 se refera la salarizare.

Intrebarile sunt grupate in 6 sectiuni principale privind informatiile (de unde si cum se obtine informatia referitoare la munca), procesele de gandire (rationamente, decizii, planificare si prelucrare a informatiei), activitati (ce activitati desfasoara, cu ce echipamente si unelte), relatii interpersonale, mediu fizic si social si alte caracteristici.

Fiecare sectiune la randul ei contine mai multe cerinte sau elemente care conduc la descrierea specifica a unei activitati, caracteristici ale sarcinii de munca sau anumite conditii de munca. Pentru fiecare element sau caracteristica este prevazuta o scala de evaluare, cu caracter general sau specific, referitoare la : gradul de utilizare, durata de timp, importanta pentru post, posibilitatea de a se intampla (frecventa),aplicabilitatea. Este un chestionar foarte complex iar pentru aplicarea lui analistul trebuie sa se familiarizeze dinainte cu activitatea ce urmeaza sa fie analizata. Analistul trebuie sa aprecieze pe aceste scale fiecare caracteristica. Pe baza scorului obtinut pentru fiecare post, se poate defini pozitia acestuia fata de celelalte din companie.

Figura 3.7 - Descrierea celor 6 categorii folosite de PAQ

In practica mai sunt si alte chestionare care se folosesc in functie de scopul urmarit si de adecvare la specificul organizatiei. Utilizarea chestionarelor prezinta avantajul usurintei si rapiditatii de administrare ceea ce duce la economie de timp si costuri reduse daca acestea sunt completate in afara orelor de munca iar procesarea rezultatelor se face cu ajutorul sistemelor informatice.

Conceperea lor insa necesita investitii apreciabile daca sunt ample si daca se urmareste prin gradul lor de detaliere si prin pregatirea personalului sa se evite interpretari gresite a lor.

h) Incidentele critice- presupune culegerea de informatii privind comportamentul in situatii speciale sau critice, culese de angajat, seful acestuia sau alte persoane familiarizate cu postul respectiv. Metoda urmareste identificarea principalelor tipuri de comportament, cu caracter special, erori, amanari de activitati, accidente de munca, etc.

Tehnica incidentelor critice presupune o evidenta clara a tuturor activitatilor desfasurate in cadrul postului si in unitatea in care se afla acesta, pentru a se putea pune in evidenta situatiile speciale care conduc la stagnari, erori, amanari de activitati, accidente de munca. Pentru fiecare incident se analizeaza cauzele, inclusiv lipsa sau insuficienta resurselor, circumstantele si comportamentul uman care au impiedicat indeplinirea sarcinilor potrivit cadrului stabilit initial.

Metoda se aplica in cadrul rezultatelor foarte slabe obtinute in munca dar si in cazul rezultatelor de exceptie. Se analizeaza consecintele evenimentului respectiv asupra performantei postului si implicatiile asupra celorlalte posturi, pe fluxul productiv. Sinteza incidentelor duce la concluzii privind neajunsurile pe care le-a generat postul respectiv. Pentru ca se focalizeaza asupra incidentelor critice, metoda nu poate oferi o imagine completa asupra comportamentului ocupantului postului. Are insa avantajul ca se concentreaza asupra comportamentelor observabile si masurabile, necesare desfasurarii cu succes a muncii.

Dezavantajul metodei consta in costurile ridicate, exprimate in consumul de timp pentru retinerea si clarificarea incidentelor. Analiza incidentelor critice se refera numai la ceea ce s-a facut nu la ceea ce ar trebui sa se faca, motiv pentru care persoanele care se ocupa de investigare trebuie sa cunoasca foarte bine activitatea supusa analizei sau sa caute informatiile relevante dupa producerea incidentelor pentru a putea fi supuse analizei.

i) Procedeele grafice- este un procedeu ingineresc deoarece se utilizeaza mai mult la analiza posturilor cu activitate tehnica sau preponderent practica. Activitatile sunt prezentate grafic in simultaneitatea sau in succesiunea lor iar analiza permite identificarea secventelor care impiedica desfasurarea cursiva a muncii. Orice analiza a procesului de munca incepe cu urmarirea succesiunii momentelor procesului tehnologic. Instrumentul metodologic folosit este graficul de derulare a procesului tehnologic. Pentru a se face analiza grafica a unei activitati aceasta trebuie descompusa secventa cu secventa si inregistrata pe timpii alocati fiecarei sarcini.