Proceduri de lucru

PROCEDURI DE LUCRU

Obiective

-Intelegerea importantei procedurilor de lucru in cadrul Intreprinderii Simulate

-Identificarea traseelor documentelor stabilite prin procedurile de lucru

-Descrierea procedurilor de lucru

-Intelegerea importantei cunoasterii fluxului documentelor in cadrul firmei

Continut

1. Consideratii generale  

2 Proceduri de lucru

2.1 Procedura de vanzari interne

2 .2 Procedura de achizitii functionale

2.3 Procedura de achizitii nefunctionale

2.4 Procedurile comerciale

2.5 Procedura de export

2.6 Procedura de import

2.7 Procedura de plata a salariilor

1 Consideratii generale Procedurile de lucru sunt norme de desfasurare a activitatii economice intr-o unitate, avand la baza reguli specifice fiecarei activitati in parte, care respecta fisa postului, dar cu specificatii personalizate in functie de specificul firmei si regulamentul de ordine interioara, respectiv circuitul documentelor si eventual fluxul tehnologic din unitatea respectiva.

Contabilitatea intocmeste proceduri pentru departamentul de contabilitate care are in subordine gestiunea stocurilor, imobilizarilor, trezoreriei, unitatii de productie proprie, comercial ,etc

Despre procedura de lucru a gestionarului de marfuri spre exemplu:

Persoana numita gestionar. Definitia gestionarului, in sensul larg si cu specificatii pentru activitatea gestionarului in firma respectiva. Descrierea activitatii lui cu toate consideratiile la modul general, si ulterior amanuntit pe specificul firmei.Programul intrarilor si iesirilor de bunuri din gestiune atat in mod curent cat si in cazuri exceptionale, sursa intrarilor si destinatia iesirilor acceptate, persoana care contrasemneaza atat intrarile cat si iesirile, persoana care raspunde calitativ, (in comisia de receptie ar trebui trecuta o persoana de specialitate care raspunde pt calitatea marfii, pt ca gestionarul raspunde doar cantitativ), masuri luate pentru respectarea calitatii bunurilor gestionate, conditii de pastrare, etc, masuri care vor fi luate in cazul in care marfa nu este pastrata corespunzator.O procedura de lucru a unei activitati poate fi facuta si foarte sintetic dar si foarte analitic.

Daca sunt prevazute si normate cat mai multe situatii posibile a unei activitati, si procedura se respecta, firma ar trebui sa mearga foarte bine.

Documentele sunt elemente cheie pentru succesul firmelor de azi. Odata ce am intrat In secolul 21 probabil ca documentele vor deveni esenta Intregii afaceri. Pe masura ce tehnologiile se dezvolta, este de asteptat ca documentele sa imbrace noi forme si sa ofere noi posibilitati de comunicare. Ne putem intreba justificat ce ne rezerva viitorul in privinta documentelor Documentele intr o organizatie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente contin aplicatii de flux care determina cu precizie unde se trimite un document, daca a ajuns la destinatie, cand a fost redirectat si care este statutul lui la un moment dat.

2 Proceduri de lucru

In acest paragraf sunt descrise pe scurt, principalele proceduri prin care se realizeaza activitatea comerciala, financiar -contabila si de personal

2.1 Procedura de vanzari interne

Cererea de oferta de la un client ajunge prin posta, fax sau telefon, la secretariat . Secretariatul o inregistreaza in registrul de intrari- iesiri, o fotocopiaza si o transmite la postul ofertare interna. Acesta o inregistreaza in registrul de cereri de oferta si realizeaza oferta , pe care o inregistreaza in registrul de oferte emise , o pune in plic, scrie adresa si o transmite la secretariat , care o inregistreaza in registrul intrari-iesiri , o fotocopiaza si o expediaza.

Secretariatul primeste comanda de la cumparator, o inregistreaza in registrul intrari-iesiri , o fotocopiaza si o transmite la postul gestionare comenzi interne . Acesta o verifica din punct de vedere calitativ si cantitativ, o inregistreaza in registrul de comenzi intrate , verifica stocul din magazie si daca exista cantitatea ceruta emite confirmarea de comanda in doua exemplare : unul il pune in plic, scrie adresa , il transmite la secretariat , care il inregistreaza in registrul intrari - iesiri , il fotocopiaza, inchide si timbreaza plicul si il expediaza; al doilea merge la postul facturare ; comanda se arhiveaza in dosarul de comenzi in lucru .

Daca nu exista stoc, postul ofertare emite o cerere de achizitie , pe care o transmite la achizitii functionale. Postul gestionare comenzi emite dispozitia de livrare si o transmite la postul magazie. Acesta consemneaza in fisa de magazie si in registrul de magazie eliberarea marfii si arhiveaza. Postul facturare primeste confirmarea de comanda de la postul gestionare comenzi si emite : factura in trei exemplare(F1-albastru,F2-rosu,F3-verde), avizul de insotire a marfii si scrisoarea de transport.

Transmite in plic cu adresa F1,avizul de insotire a marfii si scrisoarea de transport , la secretariat . Acesta le inregistreaza in registrul intrare -iesiri . Secretariatul le fotocopiaza , ( cu exceptia facturii ) timbreaza plicul si il expediaza.F2 este transmis la postul scadenta incasari casa , care il inregistreaza in registrul scadentar pentru clienti si il arhiveaza. F3 este transmis la postul gestionarea comenzilor interne , care il arhiveaza impreuna cu comanda.

2 .2 Procedura de achizitii functionale

Postul achizitii functionale emite cererea de oferta la trei firme, le inregistreaza in registrul de cereri de oferta si le transmite in plic cu adresa, la secretariat . Acesta le inregistreaza in registrul intrari- iesiri . Secretariatul , le fotocopiaza, timbreaza plicurile si le expediaza. Secretariatul primeste oferta de la o firma si o transmite la postul achizitii functionale. Acesta verifica gradul de conformitate cu cererea de oferta, decide asupra furnizorului , arhiveaza ofertele si emite comanda . Un exemplar din comanda se

inregistreaza in registrul comenzi in lucru si se transmite la secretariat , in plic, pentru expediere. Secretariatul expediaza comanda.dupa care primeste confirmarea de comanda si o transmite la postul achizitii functionale , care o arhiveaza.

Secretariatul primeste factura (F1), avizul de insotire a marfii si scrisoarea de transport si le transmite la postul achizitii functionale . Postul achizitii functionale verifica conformitatea documentelor cu comanda, inregistreaza in registrul de comenzi in lucru, intocmeste nota de intrare receptie ( NIR ) si il transmite la magazie , impreuna cu avizul de insotire a marfii. Transmite factura si scrisoarea de transport la contabilitate financiara , pentru contabilizare. Contabilitate financiara transmite factura si scrisoarea de transport la postul scadenta, incasari, casa , care le trece in registrul scadentar si le arhiveaza.

2.3 Procedura de achizitii nefunctionale

In cadrul retelei de intreprinderi simulate exista situatii in care, obiectul de activitate a unei firme sa nu fie compatibil cu al celorlalte, adica, aceasta sa vanda produse care nu intereseaza pe parteneri ( bauturi racoritoare, produse de papetarie etc.). Pentru ca firma respectiva sa nu someze este agreata ideea achizitiilor nefunctionale, adica a cumpararii unor produse care nu se inregistreaza in magazie, pentru a fi vandute, ci se considera consumuri interne.

Postul achizitii nefunctionale emite comanda . Un exemplar se inregistreaza in registrul de comenzi in lucru si il transmite in plic, la secretariat , pentru expediere. Secretariatul inregistreaza comanda in registrul intrari-iesiri , o fotocopiaza, timbreaza plicul si il expediaza la furnizor.

Daca se primeste confirmare de comanda, secretariatul o transmite la postul achizitii nefunctionale , care o arhiveaza.

Secretariatul primeste factura (F1), avizul de insotire a marfii si scrisoarea de transport , le inregistreaza in registrul intrari-iesiri si le transmite la postul achizitii

nefunctionale . Acesta analizeaza conformitatea cu comanda, opereaza in registrul comenzi in lucru .Postul achizitii nefunctionale , arhiveaza avizul de insotire a marfii si transmite factura si scrisoarea de transport la contabilitate financiara . Acesta le contabilizeaza si le transmite la postul scadenta incasari casa care le inregistreaza in registrul scadentar pentru furnizori si le arhiveaza.

2.4 Procedurile comerciale,

Procedurile de vanzare difera de la o intreprindere la alta in functie de anumiti factori cum ar fi: marimea intreprinderii, experienta acesteia, natura produselor, etc.

Procedura de vanzare este declansata de primirea unei Cereri de oferta de la un client. Aceasta poate fi primita prin posta electronica, prin fax sau prin posta clasica. Ea va fi transmisa la Desfacere La Desfacere aceasta se inregistreaza in Registrul de cereri de oferta si se realizeaza oferta care se va inregistra in Registrul de Oferte emise si va fi transmisa clientului.

De la client se primeste Comanda. Desfacerea analizeaza Comanda din punct de vedere cantitativ o inregistreaza in registrul de comenzi primite , verifica stocul de magazie si daca exista cantitatea ceruta, emite Confirmarea de Comanda in 2 exemplare. Un exemplar il trimite clientului iar un exemplar ramane la dosarul de Comenzi primite. Pe baza Comenzii primite si a Confirmarii de comanda se intocmeste Dispozitia de livrare in doua exemplare. Un exemplar ramane la Desfacere pentru evidenta, iar un exemplar este transmis la pentru eliberarea produselor si pentru intocmirea Facturii sau Avizului de insotire dupa caz. opereaza iesirile conform Dispozitiei de Livrare in Fisa de magazie a produselor respective si arhiveaza Dispozitia de Livrare pentru a servi ca document justificativ.

Factura (Avizul de insotire) se intocmeste in 3 exemplare. Un exemplar va insoti marfa la client , un exemplar va fi transmis la Desfacere pentru a fi arhivat cu Comanda iar exemplarul 3 este transmis la Contabilitate pentru inregistrarea iesirii din punct de vedere contabil. Dupa inregistrarea in contabilitate este trimis la Contabilitate Incasare Plati pentru urmarirea incasarii facturii. Dupa incasare, Factura impreuna cu documentul de incasare sunt trimise la Contabilitate pentru arhivare.

2.5 Procedura de export

La secretariat se primeste comanda externa. Secretara inregistreaza in registrul intrari- iesiri , fotocopiaza comanda si o transmite la export. Acesta completeaza in limba engleza , urmatoarele documente : factura externa, INVOICE, in 2 exemplare, lista de coletaj PACKING LIST, in 2 exemplare, certificatul de origine EUR 1, scrisoarea de trasura , in 2 exemplare, declaratia de incasare valutara , in 4 exemplare, declaratia vamala, in 2 exemplare.

Procedura de import

Compartimentul import - I primeste oferta de la exportator, prin intermediul secretariatului. Intocmeste cererea de oferta la mai multi potentiali furnizori. O inregistreaza in registrul de cereri de oferta, o pune in plic, scrie adresa si o transmite la secretariat , pentru expediere. Secretariatul expediaza plicul, impreuna cu alte documente, in alt plic , la centrala.

Secretariatul primeste ofertele, le inregistreaza si le transmite la compartimentul import. Acesta le traduce si alege, impreuna cu directorul, pe cea mai buna.

Compartimentul import emite comanda, respectand indicatorii stabiliti la pret, conditii de plata si derulare.

Transmite comanda la secretariat , care o expediaza la centrala. Secretariatul primeste factura, lista de coletaj, scrisoarea de transport, le transmite la compartimentul import , care completeaza declaratia vamala, in 2 exemplare, din care 1 exemplar ramane in vama. Circuitul urmeaza similar cu postul achizitii functionale .

2.7 Procedura de plata a salariilor

Postul - administrarea si gestiunea personalului completeaza condica de prezenta . Pe baza acesteia, periodic completeaza fisa colectiva de prezenta, centralizeaza rezultatele, determinand numarul de ore lucrate de fiecare salariat, numarul de zile de concediu medical, de odihna, fara salariu ( invoiri), numarul de ore suplimentare, semneaza si o arhiveaza.

Pe baza statului de functii si a comunicarii, pe care le primeste de la postul administrarea si gestiunea personalului , completeaza statul de plata a salariilor, il semneaza si il transmite la contabilitate , pentru contabilizare.Acesta il transmite la postul - banca si alte plati, care emite dispozitii de plata ( sau ordine de plata ) catre institutiile statului pentru : CAS, impozit, contributie pentru somaj, contributie pentru sanatate etc. Emite cec-uri pentru plata salariilor, pe care le transmite la Postul - administrarea si gestiunea personalului .

Intrebari

1.Care sunt principalele aspecte prevazute in procedurile de lucru ?

2.Ce importanta au procedurile de lucru in cadrul intreprinderii ?

3 Precizati principalele aspecte cuprinse in procedurile conerciale

Descrieti procedura de plata a salariilor

5.Precizati continutul procedurilor functionale

6.Identificati aspectele relevante ale pocedurii de export

Bibliografie

1.Candea, R. ,Candea, D.- Comunicarea manageriala - concepte, deprinderi, strategie, Editura Expert, 1996

2.Dragusin M.- Managementul intreprinderilor comerciale mici si mijlocii, Editura ASE, Bucuresti, 1999

3.Nicolescu, O. si altii- Ghidul managerului eficient, vol. I, Editura Tehnica,Bucuresti, 1993

Nicolescu O.,(coordonator)- Strategii manageriale de firma, Editura

Economica, Bucuresti, 1998

5.Porter, M.E.- Strategie Concurentiala. Manual de supravietuire si

crestere a firmelor in conditiile economiei de piata, Ed. Teora, Bucuresti,2001

6.Radulescu, D.- De ce plan de afaceri? Revista "Idei de afaceri" nr. 11,1996

7.Radulescu,C-Conducerea si strategia afacerilor mici si mijlocii,Ed.Risoprint,Cluj-Napoca,2004,ISBN 976-656-645-5