Modele de proiectare a posturilor

Modele de proiectare a posturilor

Potrivit literaturii de spacialitate si practicii manageriale in domeniu, exista mai multe modele sau abordari majore de proiectare a posturilor, diferentele dintre ele constand in aspecte formale iar pe de alta parte, unele deosebiri in ceea ce priveste obiectivele si continutul definirii sau proiectarii posturilor.

Dintre modelele de proiectare a posturilor cel mai frecvent intalnim in literatura de specialitate, urmatoarele:

modelul clasic al proiectarii posturilor,

modelul caracteristicilor postului,

modelul conceptual al proiectarii posturilor

1 Modelul clasic al proiectarii posturilor

Modelul are la baza criteriul eficientei si a abordarii simpliste a aspectelor tehnologice. Proiectarea clasica a posturilor are in vedere, in primul rand sarcina tehnica si rationalizarea muncii in general si a posturilor in special.

De asemenea, conceptele de diviziune si specializare a muncii, aparute de-a lungul timpului, se afla in prim plan, deoarece acestea sunt caile cele mai usoare si mai convenabile de minimizare a costurilor prin minimizarea timpilor pe unitatea de produs sau de crestere a productivitatii prin exigenta mai scazute fata de nivelul de calificare sau de pregatire a personalului.

Prin urmare, abordarea clasica a proiectarii posturilor are in vedere urmatoarele aspecte:

grad maxim de specializare a muncii,

nivel minim de calificare,

timp minim pentru realizarea sarcinilor,

grad maxim de utilizare a masinilor,

grad minim de flexibilitate sau de libertate pe post

Aceasta abordare clasica a proiectarii posturilor este o metoda rational-analitica, tehnicista, deoarece nu are in vederea problematica deosebit de complexa a motivarii personalului sau a satisfacerii nevoilor acestuia.

Clasicii managementului stiintific considera ca modelul clasic al proiectarii posturilor presupune:

determinarea obiectivelor muncii si a succesiunii operatiilor,

divizarea muncii in sarcini de munca sau elemente de munca bine individualizate,

determinarea modului de realizare a sarcinilor de munca sau elementelor de munca prin aplicarea principiilor economiei miscarilor,

determinarea timpului necesar indeplinirii sarcinilor de munca  sau operatiilor si stabilirea timpilor standard (tabele de timpi standard predeterminati),

dezvoltarea unei metode de recompense bazata pe timpi standard.

Aceste principii ale managementului stiintific au fost introduse in proiectarea posturilor in 1900, sunt inca valabile si se mai fac simtite la nivelul posturilor muncitorilor care efectueaza munci simple, uniforme si repetitive.

Complexitatea muncii si sporirea eficientei acesteia nu poate fi obtinuta fara a acorda importanta aspectelor umane ale muncii. Prin urmare precocuparile privind definirea sau proiectarea posturilor au depasit stadiul abordarii clasice, manifestandu-se tot mai mult tendinta de imbunatatire a activitatii respective prin schimbari profunde in continutul muncii sau in caracterele posturilor.

Modelul caracteristicilor postului

Acest model de proiectare al posturilor este intalnit destul de frecvent  in literatura de specialitate deoarece reprezinta o abordare comportamentala a proiectarii posturilor, deoarece in ultimul timp tot mai multe studii sau cercetari au fost orientate spre schimbarea continutului muncii in general si al posturilor in special, astfel incat detinatorii acestora sa-si poata valorifica potentialul motivational sau sa-si satisfaca cat mai deplin nevoile individuale de dezvoltare si recunoastere.

Acest model de proiectare isi propune sa demonstreze in ce mod potentialul motivational al angajatilor poate fi transformat in rezultate dorite.

Din punctul de vedere al acestui model, continutul postului se bazeaza pe cinci caracteristici ale postului care constituie trasaturile determinante ale definirii sau proiectarii cat mai corecte ale posturilor, si anume:

varietarea calificarii sau diversitatea aptitudinilor,

identitatea sarcinii,

importanta sau semnificatia sarcinii,

autonomia,

feedback-ul

Fig 4.1.Modelul caracteristicilor postului

Varietarea calificarii sau diversitatea aptitudinilor

Aceasta caracteristica a postului defineste gradul in care un post solicita efectuarea unei diversitati de activitati care implica folosirea unui numar mai mare sau mai mic de calitati, de aptitudini si abilitati din partea detinatorului postului. Detinatorul postului poate resimti un sentiment de realizare numai in situatia in care aptitudinile, calificarile si abilitatile sunt necesare si sunt utilizate cat mai complet.

Deoarece oamenii difera in ceea ce priveste necesitatile lor de varietate sau diversitate si in aceasta situatie exista un nivel optim pentru fiecare angajat.

Gradul de varietate sub nivelul optim poate duce la proiectarea unor posturi cu activitati monotone, in timp ce prea multa varietate sau diversitate poate duce la definirea unor activitati prea fragmentate. O conditie obligatorie la nivelul ficarui post o constituie existenta unui minim de calificare sau a unui numar minim de aptitudini si abilitati la nivelul fiecarui post.

Identitatea sarcinii

Aceasta dimensiune esentiala a postului reprezinta gradul in care un post presupune realizarea de unitati de munca complete, activitati sau sarcini de munca identificabile de sine statatoare, respectiv realizarea integrala sau partiala a  unor sarcini de munca de la inceput pana la sfarsit cu rezultate vizibile care pot fi delimitate.

De aceea de cate ori o activitate sau o sarcina de munca trebuie impartita intre mai multe persoane este necesar sa se analizeze in ce masura acest lucru este justificat. Este necesar sa se proiecteze posturi cu activitati complete si mult mai substantiale datorita duratei mari de realizare a activitatilor comparativ cu duratele unor cicluri mici ale unor actiuni de rutina care pot incepe si se pot termina o data cu schimbul de munca.

Marirea gradului de identitate a unor sarcini se poate realiza, in general prin sarcini de munca corelate cu cele existente: Activitatile suplimentare sau aditionale pot fi activitati auxiliare sau de pregatire efectuate de obicei de alte persoane care pot avea insa un nivel de responsabilitate mai redus. Daca aceste activitati de nivel mai scazut sunt adaugate sarcinilor existente, fara a transforma activitatea intr-o unitate de munca mai completa sau de sine statatoare, activitatile respective nu contribuie la cresterea motivatiei sau la proiectarea unui post mai motivant, ci duc la insatisfactii si la nemultumirii din partea titularului postului

Importanta sau semnificatia sarcinii

Aceasta caracteristica a postului defineste masura sau gradul in care o activitate, o sarcina de munca sau un post influenteaza sau exercita un impact deosebit asupra vietii sau muncii altora fie in cadrul organizatiei fie in mediul exterior acesteia.

Importanta sarcinii sau masura in care aceasta este perceputa ca o munca utila difera in functie de conceptiile indivizilor sau de propriul sistem de valori. De exemplu indivizii in general si angajatii in special pot admite ca o anumita activitate este importanta insa acestia nu considera intodeauna ca scopurile spre care este directionata activitatea respectiva merita efortul. De aceea specialistii in domeniu considera ca este deosebit de important sa studieze modalitatile prin care angajatii unei organizatii pot deveni mai constienti de modul in care munca loe se incadreaza in procesul productiv global sau in activitatea generala a organizatiei.

Autonomia

Este acea caracteristica esentiala a postului care defineste masura sau gradul in care un post asigura sau ofera o anumita libertate, independenta si autoritate de decizie pentru ca detinatorul acestuia sa-si poata stabili propriile sale obiective, sa-si poata programa propria sa activitate, sa-si determine duratele, ritmurile de munca si procedeele necesare indeplinirii sarcinilor.

Autonomia reflecta gradul pana la care detinatorii posturilor isi pot planifica, organiza si controla activitatea, regimul de munca si odihna, ceea ce duce in cele din urma la aparitia unui sentiment de responsabilitate resimtita pentru rezultatele muncii.

Daca  activitate nu reprezinta o unitate de munca completa si de sine statatoare sau un intreg, ci doar o mica parte dintr-un intreg atunci prea multa autonomie la nivelul postului de munca poate duce la ineficienta prin disparitia coordonarii necesare. Exista si situatii in care prea muta autonomie acordata unui detinator de post poate duce la un anumit stres.

Feedback-ul

Aceasta dimensiune deosebit de importanta a postului evidentiaza nivelul la care postul ofera detinatorului acestui in mod direct, clar si la timp informatiile asupra propriilor performante, asupra eficacitatii muncii sale privind nivelul si calitatea rezultatelor reale ale activitatilor desfasurate.

Ca si in cazul altor caracteristici principale ale postului, feedback-ul depinde in mare masura de gradul in care o activitate sau o anumita sarcina de munca reprezinta o unitate de munca completa, de sine-statatoare sau un intreg unitar identificabil, deoarece feedback-ul in acest caz este mai clar si mai direct.

La fel ca si rezultatele activitatii desfasurate, feedback-ul poate fi intrinsec, atunci cand provine din interiorul activitatii(produse fabricate, defecte constatate, termene respectate) si extrinsec, atunci cand este asigurat din exterior (respingerea unor produse de catre controlul de calitate, aprecierile in scris ale unor clienti cu privire la calitatea produselor, evaluarea performantelor unor angajati de catre managerii directi sau superiorii acestora, etc).

Feedback-ul intrinsec tinde sa fie mai puternic si mai direct decat cel extrinsec, deoarece permite detinatorului sa-si corecteze, sa-si adapteze si sa-si imbunatateasca permanent activitatile desfasurate. Altfel spus, muncitorii trebuie lasati sa cunoasca si sa stie ce ei produc la fel cum bucatarul trebuie sa guste ceea ce el gateste.

Prin urmare luarea in considerare si analiza atenta a caracteristicilor principale ale posturilor permite o intelegere mai clara a contributiei acestora la aparitia starilor psihologice critice care la randul lor determina sentimentele oamenilor fata de activitatile desfasurate si fata de rezultatele obtinute.

Modul de combinare a caracteristicilor principale ale posturilor  si satisfactia desinatorilor posturilor pot provoca aparitia sau pot afecta trei stari psihologice principale:

insemnatatea resimtita a muncii prestate sau intelegerea deplina a muncii respectiv masura in care detinatorul postului considera munca importanta, ca de valoare sau ca merita sa fie facuta.

responsabilitatea resimtita pentru rezultatele muncii,

cunoasterea rezultatelor reale ale activitatii.

Cu cat aceste stari psihologice sunt mai cunoscute, cu atat este mai mult perceputa motivatia interna a muncii. Comportamentul in munca sau strile psihologice critice ale detinatorului postului par a fi mult mai pozitive in acele situatii in care exista o concordanta cat mai deplina intre cerintele postului si calitatile detinatorului acestuia.

Autorii modelului caracteristicilor postului incearca sa sugereze si sa descrie modul in care pot fi combinate diferitele caracteristici ale postului pentru a provoca aparitia unor stari psihologice importante care la randul lor influenteaza sentimentele oamenilor pentru activitatile desfasurate sau pentru rezultatele personale sau organizationale. Astfel primele trei caracteristici ale postului contribuie la dezvoltarea unui sentiment de intelegere mai exacta si mai deplina a muncii prestate sau a postului. De asemenea autonomia este direct legata de responsabilitatea resimtita fata de rezultatele muncii ceea ce permite dezvoltarea unui simt mai profund al responsabilitatii iar feedback-ul este o caracteristica strans legata de rezultatele reale ale activitatii.

Deoarece oameni diferiti au capacitati, posibilitati si nevoi diferite, trebuie avut in vedere faptul ca diferentele individuale pot duce la reactii individuale diferite si pot modera legaturile existente intre diferitele variabile ale modelului. Daca o persoana nu manifesta o anumita nevoie de dezvoltare, imbogatirea postului poate avea un anumit impact asupra uneia sau alteia din dimensiunile principale ale postului. De aceea comportamentul in munca si starile psihologice critice par sa fie asa cum am mai mentionat mai pozitive, in situatiile in care exista o concordanta cat mai deplina intre caracteristicile postului si detinatorul acestuia.

Prin urmare, modelul caracteristicilor postului sugereaza faptul ca rezultatele personale si organizationale apar numai in cazul persoanelor care au capacitatile sau disponibilitatile necesare pentru realizarea imbogatirii postului, care simt nevoia puternica de schimbare si realizare in munca sau manifesta un grad rezonabil de satisfactie referitor la contextul postului (grad de siguranta, salariul, relatiile de munca).

Din punct de vedere managerial, specialistii considera ca nu toate posturile trebuie definite sau proiectate la cel mai inalt nivel, in ceea ce priveste fiecare caracteristica a acestora, deoarece ceea ce trebuie realizat, in cele din urma, este concordanta intre dimensiunile esentiale ale posturilor si trasaturile detinatorilor acestora.

Tinand seama de cele cinci caracteristici ale postului, specialistii au sugerat cinci abordari ale proiectarii postului prin influentarea fiecarei caracteristici in parte. De exemplu, abordarea proiectarii postului prin influentarea varietatii calificarii sau a diversitatii aptitudinilor poate fi realizata prin a asigura detinatorului postului posibilitatea de indeplinire a mai multor sarcini. Abordarea proiectarii postului prin influentarea importantei sarcinii poate fi realizata printr-o informare corespunzatoare a angajatilor in legatura cu importanta muncii lor sau cu impactul pe care o anumita sarcina sau un anumit post il are asupra altor oameni.

Modelul conceptual al proiectarii posturilor

Acest model de proiectare a posturilor are la baza valorificarea literaturii de specialitate si a practicii manageriale in domeniu.

Modelul conceptual al proiectarii posturilor cuprinde o serie de concepte si termeni, ca de exemplu: factorii sarcinii, factorii umani, factorii tehnologici, perceperea sau intelegerea continutului postului, diferentele individuale si sociale, care in interdependenta lor descriu aspecte sau variabile deosebit de importante ale performantei posturilor si ale eficientei organizationale.

Fig  Modelul conceptual al proiectarii posturilor

Modelul conceptual al proiectarii posturilor are in vedere un numar de surse complexe ale proiectarii si recunoasterii in cadrul postului, reactiile individuale diferite. De exemplu in timp ce o persoana poate obtine unele satisfactii de la un post, o alta persoana, poate sa fie dezamagita de la acelasi post.

In cadrul modelului conceptual al proiectarii posturilor este recunoscuta atentia care trebuie acordata realizarii unei concordante cat mai depline intre necesitatile individuale si cele organizationale. De exemplu, pentru obtinerea unei eficiente optime, o tehnologie de fabricatie poate impune adoptarea unei anumite metode de organizare sau proiectarea unor posturi cu o calificare inferioara, solutie care poate avea ca rezultat unele nemultumiri ale muncitorilor.

In conceptia acestui model, costurile sau efectele mentionate pot fi evitate printr-o echilibrare mai atenta a necesitatilor individuale si organizationale.