Metode de analiza a posturilor

Metode de analiza a posturilor

Metodele folosite la analiza postului ajuta la stabilirea activitatilor, sarcinilor, responsabilitatilor, colaborarilor cu alte posturi atat pe orizontala cat si pe verticala si a compensatiilor materiale care-i revin ocupantului postului respectiv.

Consideram ca cele mai reprezentative sunt :

• metoda orientata asupra postului,
• metoda orientata asupra particularitatilor persoanei care detine postul,
• metoda combinata, asupra postului si persoanei,
• metoda de analiza dinamica a postului;
• metoda de analiza strategica a posturilor.

1 Metoda orientata asupra postului - presupune studierea sarcinilor, competentelor, responsabilitatilor aferente unui post fara a evidentia calitatile profesionale si comportamentale ale ocupantului sau. Rezultatul acestei analize se concretizeaza in descrierea de post facand si delimitarea intre posturile similare pe acelasi nivel (orizontal) organizational.    Aliniindu-ne la teoria enuntata de Pitariu , subliniem ca analiza postului prin aceasta metoda este un proces prin care se incearca structurarea unei teorii comportamentale, solicitata de o anumita activitate profesionala (un anumit loc de munca). Aceasta teorie presupune performanta asteptata la nivelul postului de munca in conditiile in care acesta este o veriga mai mult sau mai putin importanta a organizatiei din care face parte. Practic se determina ce aptitudini, cunostiinte, experienta sau alte particularitati trebuie sa posede cel ce ocupa postul sau solicita angajarea pentru a indeplini atributiile, sarcinile si indatoririle solicitate postului in vederea obtinerii obiectivelor companiei. Potrivit teoriei amintite aceste atributii caracterizeaza postul respectiv si sunt independente de cel care detine sau se angajeaza pe postul respectiv.

Daca in trecut, analiza orientata pe post se referea doar la activitatile si sarcinile specifice unui loc de munca (exemplul sotilor L. Si G. Gilbreth) in actuala dezvoltare a economiei cand tehnica si tehnologia influenteaza organizatiile in ansamblul lor pana la nivelul fiecarui loc de munca si posturile au devenit mai volatile iar sarcinile de munca incadrate in limite fixe care au ca si caracteristica o munca prestata izolat au devenit rare. Activitatile de munca sunt tot mai mult repartizate unei echipe de munca, iar in cadrul acesteia pot fi posturi de munca diferite ca specializari.

Analiza muncii dupa aceasta metoda, consta in ierarhizarea sarcinilor in functie de importanta fiecareia in structura postului de munca, impartirea lor in subsarcini si a acestora in unitati mai mici de munca.

Sarcinile de munca descrise de analist pot fi percepute ca sarcini de executat la un anumit nivel cerut de analist dar care adesea nu vor fi executate de ocupantul postului la nivelul cerut. Diferentele vor fi recunoscute de analist ca abateri si vor conduce la concluzia ca ocupantul postului nu ofera randamentul cerut si este necesara instruirea lui.

Luand ca exemplu, postul de sef serviciu cedari in reasigurare, sarcinile sunt urmatoarele:

participa la tratative cu partenerii, privind relatiile de cedari in reasigurare;

indeplineste prevederile contractelor de reasigurare  ale companiei, incheiate cu brokeri de reasigurare si/sau reasiguratori;

intocmeste deconturile de reasigurare, pe baza datelor furnizate de compartimentul de asigurari;

tine evidenta contractelor de reasigurare, utilizand computerul;

intocmeste slipurile de reasigurare pentru fiecare categorie de risc cedat pe care, dupa cerificarea lor de catre managerul departamentului, le trimite brokerilor si/sau reasiguratorilor;

intocmeste semestrial sau lunar statisticile de reasigurare, pe fiecare categorie de risc, pe baza datelor furnizate de compartimentul de asigurari, pe care le prezinta managerului de reasigurari, in vederea definitivarii.

Particularitatile sarcinilor sunt utilizarea computerului, a altor masini de calcul si colectarea informatiilor de pe internet. Particularitatile nu sunt sarcini propriu zise, dar contribuie la indeplinirea sarcinilor de munca. Ele sunt, practic, competente ale celui care ocupa postul de munca respectiv.

Analistul ierarhizeaza sarcinile postului analizat apoi defineste scopul general al fiecarei sarcini, urmand sa o descompuna in subsarcini mai concrete.

La postul de munca, din exemplul anterior, dupa parerea noastra cea mai importanta sarcina "participarea la tratativele cu partenerii ( brokerii de reasigurare si/sau reasiguratorii) privind cedarile in reasigurare", ca subsarcini sunt negocierea contractelor de reasigurare a cladirilor iar unitati de munca, negocierea contractului de reasigurare pentru riscul de catastrofa a cladirilor, negocierea contractului de reasigurare a cladirilor per risc sau/si perfectarea fiecarui contract de reasigurare in parte.

Urmatorul pas consta in definirea fiecarei operatii de executat fara a include mijloacele necesare pentru a fi executate ori timpul de executie. Din exemplul anterior, ne referim la negocierea contractului de reasigurare pentru riscul de catastrofa. Operatia poate fi descrisa in detaliu, prezentand: riscurile de catastrofa care vor fi cuprinse in contract, obiectele preluate in asigurare care au subscrise riscuri de catastrofa (stabilite impreuna cu departamentul de asigurari), limitele teritoriale in care se gasesc obiectele asigurate care au subscrise riscuri de catastrofa, metoda de reasigurare care se va negocia (si care se va stabili impreuna cu departamentul de actuariat sau cu un post al acestui departament), limitele minime si maxime ale retinerii societatii cedente (care se stabilesc cu departamentul de actuariat), limitele minime care se cedeaza obligatoriu indiferent de prima de reasigurare,

drepturile si obligatiile cedentei, drepturile si obligatiile cesionarei, nivelul maxim al primei de reasigurare.

Analistul poate sa-si propuna atingerea scopului sarcinii de munca fara a lua in calcul criteriile de performanta necesare pentru realizarea lui daca urmareste necesitatea instruirii celui ce ocupa postul. Pentru fiecare din subsarcinile de executat, analistul va trebui sa raspunda daca performanta asteptata se va obtine fara ca ocupantul postului sa fie instruit sau care sunt costurile care vor trebui facute pentru ca ocupantul postului sa obtina performanta asteptata.

Ultimul pas al analizei este redactarea planului acesteia care presupune momentele in care se executa sarcinile si subsarcinile definite anterior precum si executarea lor completa si in stransa corelatie cu celelalte posturi din echipa de lucru din care face parte.

Analiza muncii are rolul de a ierarhiza sarcinile de munca specifice postului analizat in functie de importanta pe care o are fiecare la indeplinirea obiectivelor companiei, redactandu-le sub forma unui eseu sau printr-o enumerare a lor sub forma de puncte. Informatiile culese despre postul de munca, informatii aflate intr-un bagaj consistent, se vor sistematiza dupa principii bine stabilite intr-un asa numit raport. In functie de scopul urmarit, acest raport va fi mai detaliat sau mai restrans.

Analiza muncii orientata pe postul de munca se regaseste in practica sub forma de responsabilitati si indatoriri in fisa postului de munca inmanata fiecarui angajat in momentul ocuparii postului.

Pentru realizarea unei analize a sarcinilor de munca, Smith&Robertson , mentioneaza sase pasi, care adaptati la postul de munca exemplificat, sunt:

Colectarea si analiza documentelor privitoare la postul de munca de sef serviciu cedari in reasigurare. Informatiile despre indatoriri si responsabilitatile postului se culeg din statutul companiei de asigurari, regulamentul de organizare si functionare, organigrama, norme de lucru, conditii de asigurare, bilant, balante de verificare sau orice alte documente care ofera informatii despre postul analizat.

Intervievarea managerilor avizati despre specificul postului de sef serviciu cedari in reasigurare, respectiv a managerului departamentului de reasigurari, managerului departamentului de asigurari generale, a managerului de marketing si a celui de actuariat. Acestia vor fi chestionati in legatura cu obiectivele postului, referindu-ne la sarcina negocierii contractului de reasigurare pentru riscurile de catastrofa, a corelatiei care trebuie stabilita intre marimea primei de reasigurare si riscurile cedate, limitele minime si maxime ale sumelor retinute si cedate in reasigurare si marimea portofoliului de asigurari la care contractul care se negociaza se refera. De asemenea, tot managerii vor fi chestionati in legatura cu relatiile postului analizat cu posturi din alte departamente, pentru ca sarcina negocierii unui contract de reasigurare pentru subscrierea riscurilor de catastrofa (de exemplu) sa poata fi indeplinita, respectiv cu seful serviciului asigurari generale care-i va furniza informatii despre obiectele asigurate care au subscrise riscuri de catastrofa, locatia acestora, sumele maxime la care au fost preluate in asigurare, cu actuarul asigurarilor generale care-i va furniza informatii despre metodele de reasigurare care se preteaza la portofoliul pe care asiguratorul il are, dauna maxima posibila pe care asiguratorul o poate suporta financiar in cazul unei catastrofe, care sunt limitele minime si maxime ale daunelor care trebuiesc suportate de reasigurator indiferent de marimea primei de reasigurare solicitate de acesta. De asemenea seful serviciului de marketing care-i va furniza informatii despre companiile de reasigurari care indeplinesc cerintele de rating financiar pentru a prelua riscurile cedate.

Intervievarea detinatorului postului de sef serviciu cedari in reasigurare si a sefului direct, respectiv a managerului de reasigurari, asupra activitatilor prestate la precedenta negociere a contractului de reasigurare pentru catastrofa despre pasii efectiv executati de ocupantul postului, despre companiile de reasigurari (si ratingul lor) cu care s-a negociat, despre corelatia dintre limitele minime si maxime retinute si cedate cu prima de reasigurare cu care a fost incheiat precedentul contract de reasigurare pentru riscuri de catastrofa.

Observarea detinatorului postului, a modului in care isi organizeaza si isi pregateste negocierea si inregistrarea evenimentelor mai importante. Avand in vedere importanta sarcinii de munca exemplificate, observarea se va face pe o perioada mai lunga de timp (3-5 luni) prin observare directa, prin camera video sau prin tehnici de fotografiere a secventelor de munca.

Incercarea de a presta activitatea de munca impusa pe postul de munca respectiv. Parerea noastra este ca acest pas va trebui executat numai de un analist care are solide cunostinte despre domeniul asigurarilor sau de catre managerul departamentului de reasigurare.

Redactarea descrierilor sarcinilor de munca specifice postului de sef serviciu cedari in reasigurare sub forma fisei postului respectiv.

Avantajele acestei metode subliniem cele aratate de Patrick[6], cum ar fi flexibilitatea si posibilitatea aplicarii ei in multiple domenii, cu mentiunea ca sarcinile si subsarcinile trebuie definite exact, precum si scopul acestora iar dintre dezavantaje se evidentiaza dificultatea definirii sarcinilor si subsarcinilor in dinamica evolutiei lor, aspecte neprevazute care pot apare in timpul analizei precum si faptul ca rezultatele analizei depind in mare masura de experienta si indemanarea celui care face analiza.

2. Metoda de analiza orientata pe detinatorul postului de munca

Aceasta metoda consta in determinarea exigentelor psihologice care-i sunt solicitate unei persoane care doreste sa ocupe un anumit post de munca.

Determinarea acestor exigente psihologice este un proces dificil care de obicei ramane in sarcina psihologului echipei de analisti. Acesta trebuie sa specifice nivelul de cunostinte, deprinderi si aptitudini precum si alte calitati si defecte ale personalitatii unui individ, implicate in formarea lui ca profesionist si exercitarea unei profesii.

In orice domeniu, aceasta metoda este utila in stabilirea modului de indeplinire a atributiilor care-i revin unui ocupant de post in comparatie cu standardele acestuia. Este vorba de profilul psihologic al postului de munca sau mai precis al exigentelor psihologice care trebuie sa caracterizeze un detinator al unui anumit post de munca. Analiza postului de munca duce la formularea cerintelor comportamentale fata de detinatorul postului de munca si la determinarea calitatilor psihologice fizice si fiziologice necesare obtinerii unor performante ridicate pe post. Mult timp acest tip de analiza s-a bazat pe intuitia psihologului antrenat in analiza muncii ceea ce insemna repere stric subiective. Aceasta abordare a creat foarte multe neajunsuri sau inexactitati care s-a repercutat asupra selectarii instrumentelor de selectie, a validitatii lor, ori pe orientarea nerealista in evaluarea personalului, bazata exclusiv pe dimensiuni psihologice.

De-a lungul timpului au fost propuse diferite formule de elaborare a profilului psihologic al postului de munca. In ultimul timp au fost experimentate si adoptate cateva solutii mai mult sau mai putin fundamentate stiintific. Cu mici exceptii elementul subiectiv ramane predominant. In Marea Britanie se bucura de o mare popularitate schema in sapte puncte propusa de profesorul Alec Roger de la Institutul National de Psihologie Industriala si care este utilizat in armata britanica din anii 1950. Cele sapte puncte ale schemei si explicatiile aferente sunt redate mai jos:

Figura 3.2 - Schema in sapte puncte propusa de

profesorul Alec Roger

Ca exemplu de redactare a specificatiilor unui post de munca, se va folosi postul de steward sau insotitor de bord al unei companii aviatice:

Un exemplu de redactare a specificatiilor/ calitatilor psihice (Cole 1997)

Figura 3.3. - redactare a specificatiilor/ calitatilor psihice (Cole 1997) pentru postul de steward al unei companii aviatice

Impartirea calitatilor esentiale si de dorit aduce o nota suplimentara care creaza posibilitatea utilizarii acestui plus de informatie in scopul selectiei de personal.

La recrutarea si selectia candidatilor pentru ocuparea diferitelor posturi nu se stabilesc profilurile psihologice care trebuie sa caracterizeze un viitor ocupant de post de munca pentru ca foarte putini solicitanti le-ar indeplini. In sistemul de asigurari, cu atat mai mult acest lucru nu se face, stiind ca sistemul de invatamant ofera asiguratorilor personal insuficient pregatit, acestia sunt nevoiti sa-si pregateasca personal de vanzari, manageri si personal de analiza. Totusi, trebuiesc stabilite standarde minime de selectie si performanta in functie de nivelul complexitatii postului. Cu cat posturile analizate au o complexitate mai mare (top manger), cu atat se acorda o importanta mai mare exigentelor psihologice ale muncii, posturilor simple, de muncitori sau agenti de asigurari fiindu-le caracteristice doar anumite trasaturi psihologice, specifice executantilor sau vanzatorilor.

In ultimul timp din ratiuni practice s-a impun o varianta sintetica de prezentare a specificatiilor detinatorului unui post de munca, aceasta incluzand patru componente fundamentale, respectiv cunostinte(Knowledge), Deprinderi (Skills), Aptitudini (Abilities), Alte particularitati individuale (Other personal characteristcs).

Dintre modele de prezentare a calitatilor psihologice/specificatiilor unui post, studiate[7], am ales pentru posturile de top manager, manager vanzari si agent de asigurare, varianta prezentata de Spector , exemplificata fiecare cu carecteristicile ei:

Cunostinte (Knowledge) - reprezentand, fapte si informatii dobandite prin sistemul de invatamant, educatie sau al experientei practice si pe care o persoana trebuie sa le posede pentru a-si indeplini sarcinile de munca aferente postului pe care-l ocupa.

Deprinderi (Skills) - reprezinta modalitatile de actiune a detinatorului postului in vederea indeplinirii sarcinilor trasate postului de munca.

Aptitudini (Abilities) - reprezinta insusiri psihice si fizice ce tin de caracterul fiecarei persoane si care-i permit sa-si indeplineasca sarcinile trasate intr-un mod personal.

Alte particularitati individuale (Other personal characteristcs) - reprezinta orice alte caracteristici personale neincluse in cele trei componente si care se considera a fi relevante pentru indeplinirea obligatiilor incluse in postul de munca.

Cele patru componente, cunoscute in literatura de specialitate sub prescurtarea KSAO

le vom exemplifica pentru posturile de top manager, manager vanzari si agent de asigurari.

Figura 3.4. - KSAO pentru Top Manager

Figura - KSAO pentru Manager de vanzari

Figura - KSAO pentru Agent de asigurari

In stabilirea particularitatilor psihologice specifice, necesare fiecarui ocupant de post care se iau in considerare cand se determina profilul individual al asiguratorilor de pe diferite niveluri ierarhice se mai tine cont si de urmatoarele atribute ( adaptare dupa Guion) :

a) personalitate, nivel de inteligenta, grad de pregatire (teoretica si practica) sunt specifice fiecarui individ. Acestea se cer cuantificate si determinate, nivelul lor va ramane stabil un interval de timp. Nivelul de inteligenta si personalitatea sunt proprii fiecarei persoane. Acestea se determina prin diferite metode specifice psihologiei si vor ramane constante si dupa diferite cursuri de pregatire profesionala si perfectionare. Un grad de inteligenta ridicat si calitatile de leader ale unei persoane sunt criterii la promovarea unei persoane care la randul lor alaturate unor cunostiinte de management a pietei financiar-bancare si de asigurari, il recomanda la promovare intr-un post de top manager. Indivizii se deosebesc datorita acestor calitati care se cer exploatate in atingerea obiectivelor stabilite fiecarui nivel ierarhic.

b) calitatile psihologice se stabilesc si se determina pentru fiecare individ in parte, in functie de rezultatul lor urmand a se determina pe ce treapta ierarhica a organizatiei il situeaza rezultatele obtinute, functie de ele repartizandu-i-se sarcini si obiective clare pe care sa le realizeze intr-o perioada determinata de timp.Diferentele intre particularitatile psihologice specifice fiecarui individ raman si dupa instruirea sau perfectionarea lor. Daca indivizii separati prin grad de inteligenta, autocontrol, inteligenta sociala urmeaza acelasi curs de pregatire sau perfectionare iar la sfarsitul lui obtin aceleasi rezultate, fiecare isi va indeplini in alt mod sarcinile repartizate si va obtine rezultate diferite. In urma unui curs de instruire cu produsele de asigurari si metodologia de vanzare a lor, se constata ca rezultatele obtinute vor fi diferite, cel care este mai comunicativ si cunoaste mai bine domeniul de activitate al potentialilor asigurati din zona, va vinde mai multe feluri de asigurari pentru ca va sti care dintre multitudinea de produse sa le ofere potentialului sau asigurat.

Chiar daca unele trasaturi specifice sunt comune pentru persoanele care lucreaza in acest domeniu de activitate, fiecarui nivel ierarhic ii corespund aptitudini specifice. Studiind trasaturile specifice si responsabilitatile celor trei posturi de pe diferite niveluri ierarhice ale organizatiei se pot distinge cateva trasaturi specifice si particulare a personalitatilor care lucreaza in acest sector financiar:

Cunostinte:

de asigurari, top managerii vor trebui sa aiba cunostinte de management in asigurari iar managerii de vanzari sa cunoasca produsele de asigurari si potentialul zonal de absorbtie a acestor produse. Agentilor de asigurari cerandu-li-se sa cunoasca in amanuntime doar produsele de asigurare pe care le vand.

de coordonare si organizare a activitatii, fiecare la nivelul pe care-l coordoneaza. Top managerii la nivel central, manageii de vanzari la nivelul zonei teritoriale in care-si desfasoara activitatea iar agentul de asigurare isi organizeaza si coordoneaza propria activitate.

Deprinderi :

de comunicare verbala si in scris. Top managerul este necesar sa aiba deschidere spre comunicare pentru a stabili relatii de afaceri cu companiile de interes national, cu celelalte companii de asigurari din piata (pentru a incheia coasigurari) cat si cu mass-media pentru popularizarea actiunilor organizatiei pe care o conduce. Pentru managerii de vanzari si pentru agentii de asigurari, comunicarea este o deprindere obligatorie, de capacitatea lor de a stabili noi relatii de colaborare depinde dezvoltarea companiei in zona in care activeaza.

de analiza si sinteza, top managerul face analiza intregii activitati a companiei sau a departamentului pe care-l conduce, de concluziile ei, de capacitatea lui de a stabili punctele tari si neajunsurile activitatii perioadei analizate depinzand directiile in care va actiona in perioadele viitoare pentru a indeplini obiectivele propuse, adica, marirea cifrei de afaceri, imbunatatirea randamentului investitiilor, redimensionarea structurii

portofoliului de asigurari, micsorarea cheltuielilor de administratie, etc. Managerii de vanzari si agentii de asigurari trebuie sa-si analizeze activitatea, numai depistand singuri punctele slabe, acestea vor putea fi corectate.

de utilizare a computerului - top managerul nu-si poate desfasura activitatea, nu poate lua deciziile corespunzatoare avand in vedere multitudinea de informatii necesare fara tehnica moderna de calcul. Evidenta numeroaselor asigurari subscrise, gestionate si administrate de companiile de asigurari, varietatea de produse de asigurari aflate in portofoliul unei companii de asigurari, nu mai este de conceput fara utilizarea tehnicii moderne de calcul si evidenta computerizata.

de negociere - este importanta la toate nivelurile ierarhice din compania de asigurare, de modul in care stapaneste arta negocierii va depinde nivelul contractului colectiv de munca, a celor individuale a persoanelor care lucreaza in compania de asigurari si a celorlalte clauze contractuale. Managerii de vanzari negociaza contractele mai, cu riscuri grele iar agentii de asigurare, clauzele contractuale si primele de asigurare pentru contractele care intra in competenta lor.

Aptitudini : de receptivitate la nou, de comunicare cu persoanele cu care vin in contact, de organizatori sunt insusiri psihice care cuantificate vor determina modul in care intr-o perioada de timp vor apare performante in activitatea asiguratorilor de pe cele trei nivele ierarhice analizate.

Calitati personale: responsabilitate si autocontrol, seriozitate, inteligenta, cinste, maniera de exprimare, stil vestimentar, atasament fata de companie si valorile ei sunt cateva din calitatile necesare obtinerii performantelor in domeniul asigurarilor.

3. Alte metode de analiza a posturilor -analiza combinata, dinamica si strategica

Analiza combinata asupra postului si persoanei - presupune evidentierea calitatilor profesionale, mentale, fizice si de socializare in vederea indeplinirii indatoririlor si responsabilitatilor specifice postului ocupat la anumite standarde de performanta.

In cursul analizei combinate se evidentiaza atat indatoririle si responsabilitatile evidentiate in fisa postului ca sarcini de munca specifice postului analizat, relatiile de subordonare pe care le are, relatiile de colaborare pe care postul de munca le are cu posturile din alte departamente, precum si cele de coordonator al altor posturi de munca din subordine, mijloacele de munca de care dispune, conditiile de munca, timpul de munca, posibilitati de comunicare, de informare si pachetul salarial de care dispune. Totodata aceeasi analiza va evidentia si calitatile profesionale (nivelul cunostiintelor), experienta, alte calificari solicitate, abilitatile de comunicare, de socializare, comportamentul necesar celui care ocupa postul de munca sau al persoanei vizate sa ocupe postul de munca pentru indeplinirea obiectivelor propuse ale postului de munca.

Analiza dinamica a postului - este o analiza mai complexa care surprinde si evolutia sa intr-o perioada determinata de timp. Aceasta surprinde atat evolutia postului de munca sub toate aspectele aratate anterior, respectiv conexiuni cu alte posturi, relatii de colaborare, de subordonare, de coordonare a posturilor din subordine precum si pregatirea profesionala, mentala, de comunicare necesara la data analizei si in viitor pentru atingerea obiectivelor propuse ale companiei intr-o perioada de timp medie.

Analiza strategica a posturilor - presupune o analiza a posturilor si a calitatilor necesare ocupantilor posturilor supuse analizei, tinand seama de evolutia in timp a industriei din care face parte postul analizat se vor analiza si evolutia profesiilor din domeniul analizat pentru  a putea actiona in viitor.

Emblematic in efectuarea acestui tip de analiza este detectarea factorilor care vor influenta industria respectiva in viitor, atat a celor interni pietei postului analizat cat si a celor externi iar dintre acestia atat a celor care provin din domeniul intern indistriei cat si a celor care provin din exerior adica din economia interna sau din cea externa.

De asemenea se vor identifica si analiza factorii care influenteaza ocupantul postului, modalitatile de instruire si de perfectionare a cunostintelor sale profesionale, functie de acestea largirea atributiilor postului pe care-l ocupa, marirea competentelor sale profesionale si paralel cu aceastea cresterea compensatiilor materiale acordate sau majorarea pachetului salarial oferit ocupantului postului.