Plan de comunicare institutionala pentru o institutie publica

SCOALA NATIONALA DE STUDII POLITICE SI ADMINISTRATIVE

FACULTATEA DE ADMINISTRATIE PUBLICA I.D.

C O M U N I C A R E

PLAN DE COMUNICARE INSTITUTIONALA PENTRU O INSTITUTIE PUBLICA

CUPRINS

Prezentarea institutiei.

Misiunea.

Viziunea.

Valorile.

Obiectivele organizatiei.

Surse de finantare.

Plan de comunicare:

I. Cresterea performantei activitatilor de relatii publice si comunicare prin

II. Imbunatatirea comunicarii externe

III. Asigurarea celui mai inalt nivel de transparenta pentru activitatile desfasurate de S.S.P.R.

IV.    Imbunatatirea sistemului de marketing.

V. Imbunatatirea comunicarii interne.

VI. Bugetul.

VII. Evaluarea.

C O M U N I C A R E

PLAN DE COMUNICARE INSTITUTIONALA

PENTRU O INSTITUTIE PUBLICA

Institutia - GUVERNUL ROMANIEI - SECRETARIATUL DE STAT PENTRU PROBLEMELE REVOLUTIONARILOR DIN DECEMBRIE 1989

Prezentarea organizatiei.

Secretariatul de Stat pentru Problemele Revolutionarilor din Decembrie 1989, denumit in continuare S.S.P.R., functioneaza ca organ de specialitate al administratiei publice centrale, cu personalitate juridica, in subordinea Guvernului.

SSPR este condus de un secretar de stat, numit prin decizie a primului ministru si indeplineste, conform legii functia de ordonator principal de credite.

Tipurile de relatii functionale din cadrul S.S.P.R.:

Relatii de autoritate - ierarhice;

Relatii de autoritate - functionale;

Relatii de cooperare;

Relatii de reprezentare;

Relatii de inspectie si control;

Misiunea organizatiei.

Secretariatul de Stat pentru problemele Revolutionarilor din Decembrie 1989 are ca misiune asigurarea, monitorizarea si coordonarea la nivel central a aplicarii reglementarilor in vigoare referitoare la dreptutile acordate revolutionarilor din Decembrie 1989.

Viziunea organizatiei.

S.S.P.R. va fi recunoscut national ca organ central competent cu o contributie semnificativa in dezvoltarea unei administratii publice competente si dedicate furnizarii de servicii publice eficiente si eficace pentru cetatean.

Valorile : orientarea catre performanta, atingerea performantei, leadership, spirit de echipa, spirit de initiativa, deschidere catre colaborare, exigenta.

Obiectivele organizatiei.

- asigurarea, fundamentarea, elaborarea si supunerea spre aprobare guvernului a actelor normative cu privire la revolutionarii din decembrie 1989;

- monitorizarea modului in care sunt respectate si promovate de catre institutiile publice centrale si locale, precum si de alte persoane juridice, drepturile si facilitatile acordate revolutionarilor din decembrie 1989 si elaborarea de metodologii si de implementare a acestora.

- finantarea si cofinantarea de programe si proiecte ale asociatiilor de revolutionari, respectiv, acordarea drepturilor banesti, indemnizatiile, gratuitatile si subventiile prevazute de lege pentru revolutionarii din decembrie 1989, prin bugetul S.S.P.R.

Surse de finantare.

Modalitatile de finantare a activitatii desfasurate de S.S.P.R. sunt stabilite prin bugetul de stat.

PLAN DE COMUNICARE GLOBALA - SECRETARIATUL DE STAT PENTRU PROBLEMELE REVOLUTIONARILOR DIN DECEMBRIE 1989 2008

Elaborarea prezentului Proiect de Comunicare reprezinta strategia de informare si publicitate propusa pentru S.S.P.R. pentru perioada 2008 - 2009. Implementarea activitatilor de comunicare stabilite in aceasta strategie se va face prin Planurile Anuale de Comunicare ce vor fi elaborate de S.S.P.R..

Conform regulamentului de organizare si functionare al institutiei, directia Monitorizare este cea care gestioneaza activitatea de relatii publice si comunicare.

Rolul comunicarii este esential in activitatea fiecarei institutii, fie ca ne raportam la institutiile publice sau la organizatiile cu capital privat.

Comunicarea include toate activitatile menite sa asigure trasmiterea de informatii in ambele sensuri, de la si catre institutie, iar realizarea comunicarii corecte impune elaborarea unui plan de comunicare si a unor tehnici adecvate.

Scop si obiective

Scopul Proiectului de comunicare este informarea publicului tinta asupra contributiei institutiei la dezvoltarea unui sistem administrativ performant, eficace si eficient in prestarea de servicii publice in folosul cetateanului.

Pornind de la scopul Proiectului de Comunicare, definim urmatoarele obiective generale

I. Cresterea performantei activitatilor de relatii publice si comunicare prin

Elaborarea si implementarea unei strategii de relatii publice si comunicare care sa asigure functionalitatea retelei cu principalii actori . Se vor elabora periodic studii privind expunerea media a institutiei, pentru a identifica ariile de imbunatatire.

II. Imbunatatirea comunicarii externe prin cresterea gradului de informare a beneficiarilor, asupra prioritatilor, masurilor si rezultatelor acestuia, dar si a responsabilitatilor pe care le detin acestia in ceea ce priveste informarea si publicitatea.

III. Asigurarea celui mai inalt nivel de transparenta pentru activitatile desfasurate de S.S.P.R. In acest sens se are in vedere informarea publicului larg asupra scopului general, importantei, prioritatilor masurilor specifice si rezultatelor prevazute.

IV. Imbunatatirea sistemului de marketing. Asigurarea unei bune imagini si vizibilitati a S.S.P.R..

V. Imbunatatirea comunicarii interne - asigurarea comunicarii interne si inter-institutionale in scopul coordonarii efective a masurilor de publicitate desfasurate de S.S.P.R. Implementarea unui sistem informatic integrat, definirea fluxului informational al documentelor, lucrul in echipa vor fi instrumentele utilizate care vor permite atingerea acestui obiectiv imediat.

VI. Bugetul.

VII. Evaluarea.

Publicul tinta.

Au fost identificate urmatoarele grupuri tinta principale, pentru activitatile de comunicare, informare si publicitate. Fiecare grup tinta necesita informatii specifice, care se pot rezuma astfel:

Mesajele ce vor fi formulate si lansate catre grupurile tinta trebuie sa fie clare, corecte si concise pentru a fi usor intelese si retinute. Astfel mesajele transmise publicului specializat vor fi formulate astfel incat sa transmita exact informatiile tehnice. Cei care recepteaza aceste mesaje trebuie sa aiba suficiente cunostinte de specialitate pentru a elabora proiecte eligibile si viabile, prin a caror implementare sa contribuie la indeplinirea obicetivelor prevazute.

Mesajele care au in vedere informarea publicului larg , respectiv, revolutionarii , asupra beneficiilor aduse de implementarea proiectelor, vor fi formulate simplu si clar, utilizand un limbaj comun, pentru a fi usor de inteles si de retinut de catre cetateni.

Activitati de informare si publicitate.

Pentru indeplinirea obiectivelor stabilite sunt prevazute urmatoarele activitati

1. Cresterea performantei activitatilor de relatii publice si comunicare prin

Elaborarea si implementarea unei strategii de relatii publice si comunicare . Elementele cheie considerate in implementarea strategiei de dezvoltare sunt :

Stabilirea prioritatilor - alocarile financiare se vor face in functie de prioritatile strategice urmarite. Prin sistemul de managemet se va transpune viziunea si misiunea in planuri operationale anuale, prin care se va avea in vedere analiza activitatilor de comunicare a institutiei.

Elaborarea de planuri operationale - planul strategic va reprezenta punctul de reper in elaborarea planului de management si a planurilor operationale. Acestea vor reflecta rezultatele urmarite a se obtine, actiunile de intreprins, departamenul responsabil, resursele bugetare alocate, precum si legatura cauzala cu obiectivele strategiei.

Monitorizarea - va urmari stadiul atingerii obiectivelor propuse, realizarile actuale, devierile de la planul operational, identificarea problemelor si oprotunitatilor, posibile actiuni corective si metode alternative de solutionare.

Evaluarea performantei - in evaluarea performantei se va pune accent pe o abordare integrata, cu accent pe masurarea, revizuirea si raportarea nivelului de performanta atins. Prin evaluare se urmareste analiza eficientei, eficacitatii, impactului, relevantei si durabilitatii activitatilor implementate.

2. Imbunatatirea comunicarii externe - se realizeaza prin

- colaborarea cu ministerele relevante, autoritatile locale si partenerii sociali si economici,

- organizarea de reuniuni de lucru la nivel national si regional, pentru a transmite informatii importante, respectiv, prioritati, conditii de eligibilitate, proceduri, criterii, detalii de contact, etc.

- organizarea de seminarii la nivel national si regional, organizate anual, pentru a furniza informatii si ultimele actualizari privind proiectele implicate.

- elaborarea si distribuirea materialelor informationale privind activitatea SSPR

- producerea de standuri de prezentare cu panouri informationale privind SSPR, care sunt imbunatatite anual.

- dezvoltarea unei baze de date si intretinerea ei pentru distribuirea de materiale informationale si buletine informative.

- stabilirea de retele de comunicare, respectiv, intalniri, buletine informative, informari prin e-mail, newsletter, pentru a facilita dialogul cu beneficiarii implicati, in vederea asigurarii unui flux constant de informatii privind implementarea progamelor. Alocarea unei adrese de e-mail specifice si a unui numar de telefon specific, pentru a stabili contactul direct cu publicul.

- transmiterea buletinelor informative periodice partenerilor si beneficiarilor pe suport de hartie si/sau in format electronic.

. Asigurarea celui mai inalt nivel de transparenta pentru activitatile desfasurate de S.S.P.R. In acest sens se are in vedere informarea publicului larg asupra scopului general, importantei, prioritatilor masurilor specifice si rezultatelor prevazute.

Asigurarea transparentei se realizeaza prin organizarea conferintelor de presa, interviuri, conferinte de presa si articole la nivel regional si national, in vederea asigurarii prin mass - media a unui flux informational constant, in ceea ce priveste activitatile SSPR. Rezultatele asteptate se refera la crearea unei imagini cat mai reale despre SSPR., avind drept suport informatiile oferite.

Mesajul de fond care trebuie sa se regaseasca in toate actiunile de mai jos, este ca SSPR este o institutie deschisa, implicata si activa, orientata spre cetatean si comunitate.

4. Imbunatatirea sistemului de marketing. Asigurarea unei bune imagini si vizibilitati a S.S.P.R. prin : conceperea si editarea de materiale promotionale si derularea de campanii de promovare a activitatii Instittiei, respectiv, crearea unui Raport Anual SSPR, pliante de prezentare SSPR, afise de prezentare a Programelor privind acordarea medicamentelor, taberelor, biletelor CFR, biletelor de tratament. Editarea de pliante si afise de prezentare, mape de prezentare, brosura anuala de prezentare a activitatii SSPR, bannere destinate anumitor evenimente, pixuri personalizate, postarea de informatii pe diferite canale de comunicare, realizareas de interviu-ri la radio, tv, transmiterea de comunicate de presa catre mass-media.

Realizarea raportului anual SSPR si asigurarea vizibilitatii SSPR pe plan national si international.

5. Imbunatatirea comunicarii interne - Comunicarea interna ocupa un loc important in activitatea de relatii publice si comunicare, ca urmare este necesara dezvoltarea capacitatii de relatii publice in cadrul autoritatii, care se realizeaza prin intermediul unei unitati specifice si a cursurilor de pregatire pentru comunicare, in vederea dezvoltarii activitatilor legate de informare si publicitate.

Mesajul de fond care trebuie transmis este acela ca fiecare angajat este important in cadrul institutie, si o reprezinta la nivelul la care el functioneaza, deci, se impune responsabilitatea fiecarui angajat in actiunile pe care le desfasoara.

La nivelul institutiei varietatea comunicarii este generata de mai multe criterii si anume:

comunicarea formala - care este reprezentata prin intermediul actelor normative, a dispozitiilor cu caracter intern etc.

comunicarea informala - care este stabilita in mod spontan intre posturi si compartimente.

In functie de directia de trasmitere a mesajelor se pot delimita

comunicarea verticala , de sus in jos, intre sefii ierarhici si subordonati.

comunicarea verticala de sus in jos -intre subordonati si sefii ierarhici.

omunicarea orizontala - intre posturile si compartimentele amplasate pe acelasi nivel ierarhic, intre care exista relatii organizatorice de cooperare.

comunicarea oblica - intre posturile si compartimentele aflate pe niveluri ierarhice diferite, fara ca intre acestea sa fie relatii de autoritate de tip ierarhic.

Un alt criteriu il reprezinta continutul comunicarii, respectiv

comunicare generala - care vizeaza organizatia in ansamblul ei.

comunicarea motivationala - care se stabileste intre sefii ierarhici si cu subordonatii in legatura cu aspectele motivationale ale derularii proceselor de munca.

comunicare operatorie - ce permite exercitarea sarcinilor sau indeplinirea obiectivelor cu ajutorul unor explicatii, instructiuni.

Dupa maniera de transmitere a mesajelor, intalnim comunicari

comunicari verbale - care pun in valoare capacitatea sefilor de a se exprima si de a asculta, si comunicarile non -verbale, care permit perceperea si reprezentarea realitatii vizual, auditiv, kinestetic si olfactiv.

Pentru imbunatatirea comunicarii intrerne - se impune mentinerea unor mijloace interne adecvate in cadrul autoritatii, dar si cu ceilalti membri ai publicului intern, incluzand email-uri regulate sau actualizari prin intermediul intranetului - retea interna si extranetului - retea externa gestionata pentru facilitarea comunicarii intre membrii grupului.

Se impune pregatirea unui membru expert in relatii publice la nivel intern.

Intalniri manageriale regulate la nivel de departament, pentru a a se asigura realizarea schimbului de informatii, atat orizontal cat si vertical.

Introducerea sistemului informatic integrat, imbunatatirea abilitatilor de lucru in echipa.

Monitorizarea si analiza zilnica a presei scrise si a altor mijloace mass-media, privitor la activitatile legate de formarea continua a functionarilor publici si realizarea informarii operative a conducerii institutiei.

Asigurarea accesului la informatiile de interes public conform legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public

Actualizarea periodica a avizierelor fiecarui departament.

Bugetul alocat. Buget estimativ / orientativ alocat 2008 -2009.

Evaluare.

Evaluarea este un element important in implementarea planului operational. Prin evaluare se urmareste analiza eficientei, eficacitatii, impactului, relevantei relatiilor publice si a comunicarii si respectiv, a durabilitatii activitatilor implementate.

Pentru masurarea eficientei activitatilor de informare si publicitate SSPR va dezvolta o serie de indicatori de monitorizare si evaluare si anume

Evaluarea impactului se realizeaza prin

informatiile de la beneficiari sunt colectate in scopul stabilirii perceptiei beneficiarului asupra satisfacerii nevoilor sale.

informatii colectate de la clienti prin chestionare si sistemul informatic site-ul SSPR.

informatii cu privire la petitii si sugestii

solicitarile clientilor de la audiente

sondaje realizate de institutii specializate si informatii aparute in mass-media. Sondajele sau studiile referitoare la determinarea opiniei publice se realizeaza la propunerea conducerii SSPR, de catre institutii specializate.

Succesul planului de comunicare este apreciat dupa numarul de vizitatori al site-ului si dupa atitudinea cetatenilor care se adreseaza institutiei.